Eurovia Contracting UK utilise LetsBuild pour permettre aux équipes de chantier de suivre de plus près le planning et pour alléger leur fardeau administratif.

Eurovia Contracting est un des principaux entrepreneurs de travaux routiers au Royaume-Uni.  En étroite collaboration avec leurs sociétés affiliées, les équipes d’Eurovia Contracting UK sont chargées d’améliorer plus de 50 000 km du réseau routier britannique. Elles fournissent des services spécialisés répartis sur l’ensemble du plus gros portefeuille routier du Royaume-Uni, comprenant le réseau routier stratégique, la conception, la construction, le financement et l’exploitation (CCFE) d’autoroutes et routes nationales et le réseau communal.

Les équipes d’Eurovia Contracting UK privilégient une réelle approche collaborative avec leurs clients et partenaires.  Le non-recours à la sous-traitance est un élément essentiel de leur modèle opérationnel et l’entreprise se concentre sur les travaux d’amélioration des routes qui créent des lieux de vie, de travail et de loisirs.

Le projet de rénovation du Vauxhall Bridge âgé de 117 ans a donné le coup d’envoi de la collaboration entre LetsBuild et Eurovia Contracting UK dans le cadre d’un essai de validation de concept. Après le succès remporté à Vauxhall, l’essai a été étendu à un projet d’un type différent et d’une tout autre échelle avec le rond-point d’Ashbourne dans le Derbyshire qui libère des terres dans l’optique de développer l’emploi et le logement dans la région.

La communication sur le chantier avant et après LetsBuild

La main-d’œuvre participant à la rénovation du Vauxhall Bridge incluait de nombreux partenaires au sein de la chaîne d’approvisionnement, raison pour laquelle il s’est avéré difficile au départ de convaincre tous les intervenants d’utiliser le système de LetsBuild. Néanmoins, une fois les avantages du système présentés de manière effective, les partenaires au sein de la chaîne d’approvisionnement l’ont adopté.

Le but était d’encourager l’équipe en charge du chantier à cesser d’utiliser un tableau blanc lors de ses réunions hebdomadaires du mercredi et à le remplacer par des réunions interactives utilisant les données en direct du module GenieBelt de LetsBuild.  Les efforts manuels nécessaires pour consigner l’état d’avancement d’un chantier constituaient un sérieux problème avant l’introduction de LetsBuild.  Avec LetsBuild, nul besoin de prendre son téléphone ou de faire la chasse aux mises à jour pour être sûr de l’état d’avancement d’un chantier.  On obtient une meilleure vue générale de qui fait quoi et à quel moment. 

«Avant, l’élaboration de plannings stratégiques était un processus manuel, basé sur des feuilles de calcul.  Les mises à jour de l’avancement se faisaient une fois par semaine au lieu de quasiment tous les jours avec LetsBuild. LetsBuild encourage les autres à interagir directement avec la planification stratégique plutôt qu’à compter sur le directeur de chantier pour identifier, collationner et communiquer les mises à jour de l’avancement», souligne Duncan Jenkins, directeur des opérations d’Eurovia Contracting UK South. 

De plus, LetsBuild a aidé Eurovia Contracting UK à accroître l’engagement des sous-traitants travaillant pour le Vauxhall Bridge, vu que n’importe quelle chaîne d’approvisionnement était à même d’accéder à ses propres activités et de voir exactement comment celles-ci s’inscrivaient dans le planning général.

Comme pour le projet du Vauxhall Bridge, l’équipe d’Ashbourne travaillait avec des plannings stratégiques à court terme basés sur Excel et des mises à jour mensuelles dans une application de planification Primavera.  Une fois par mois, une séance de travail intensive était prévue avec le planificateur pour effectuer une mise à jour globale du planning.

«LetsBuild a rendu le processus plus régulier, plus récurrent et plus simple dans le sens où il n’est plus nécessaire de prévoir une telle séance de travail avec le planificateur.  Aujourd’hui, on y consacre deux ou trois heures par mois au lieu d’une journée complète.  Cela nous a sans aucun doute fait gagner du temps», explique Jamie Muntus, directeur de chantier d’Eurovia Contracting UK North.   

Et pas seulement à cause du gain de temps que cela a représenté pour le planificateur, mais aussi du fait que l’interaction avec le planning a été renforcée.  Toute l’équipe a commencé à consulter la planification et a pu accéder à des informations identiques et systématiquement à jour.

«Nous disposons d’une mise à jour mensuelle du planning beaucoup plus précise plutôt que de devoir consulter d’autres données enregistrées pour indiquer “quand avons-nous fait ceci?”, “quand avons-nous fait cela ?”, “est-ce correct ?”. Les mises à jour sont maintenant faites tous les deux ou trois jours, nous avons quasiment les informations en temps réel», ajoute-t-il.

«Nous sommes ravis que LetsBuild fasse partie de notre stratégie de numérisation et nous nous réjouissons de voir notre relation et notre développement se poursuivre avec eux »

Philip Reid, Digital Construction Manager

Un fardeau administratif réduit et une planification plus dynamique

La nouvelle approche du travail a permis à Jamie de partager la responsabilité des rapports d’avancement du chantier avec les autres membres de l’équipe.  Il a en outre pu limiter considérablement le temps consacré à la création des rapports d’avancement, ajoutant ainsi de la valeur au processus pour son client : 

«Il n’y a pas que l’état d’avancement, il y a aussi les rapports hebdomadaires destinés au client.  Lorsque la mise à jour est faite, le rapport hebdomadaire en est quasiment le sous-produit. Avant, il fallait une demi-journée chaque semaine pour réaliser le rapport d’avancement.  Les clients apprécient aussi le nouveau format parce qu’il leur donne beaucoup d’informations détaillées.»

Mis à part l’allègement du fardeau administratif, l’équipe a été heureuse de constater que les données collectées sont beaucoup plus dynamiques et ajoutent de la valeur au projet.

«Outre le fait que les tâches administratives sont significativement réduites, grâce à LetsBuild, les données collectées acquièrent toute leur utilité. La planification n’est plus quelque chose de statique.   Désormais, elle est accessible à tous et tout le monde peut interagir avec elle», souligne Duncan Jenkins.  

La diminution des tâches administratives a également été synonyme d’amélioration du processus décisionnel et d’augmentation de l’engagement et de la responsabilité à tous les échelons et aux différents niveaux du management. 

Les rapports hebdomadaires et l’engagement renforcé sont des atouts majeurs

Se penchant de plus près sur les principaux avantages du logiciel de LetsBuild pour Eurovia Contracting UK, l’équipe a identifié respectivement les rapports hebdomadaires et l’engagement sur le chantier. 

«Je pense que c’est probablement la production de rapports hebdomadaires. Générer ce rapport ne demande pratiquement aucun effort puisqu’il suffit de mettre le planning à jour pour l’obtenir», explique Jamie Muntus.   

La possibilité d’actualiser le planning de façon rapide et directe, mais également d’éliminer le casse-tête que constitue ensuite la création d’un rapport en partant de zéro, a vraiment été un avantage pour l’équipe d’Eurovia et lui a permis de gagner du temps, de documenter tout (p. ex. photos en regard d’activités) ce qui se passe sur le chantier et finalement de maintenir la motivation du client en le tenant informé au moyen de rapports détaillés et précis.

En ce qui concerne le projet du Vauxhall Bridge, le fait d’impliquer davantage les équipes dans la planification a véritablement changé les choses pour un mieux. 

«Notre principal défi a été de parvenir à ce que nos collaborateurs adoptent le logiciel.  Mais une fois qu’ils l’ont essayé, ils ne l’ont plus lâché.  L’équipe chargée du chantier a commencé à voir la mise à jour de l’état d’avancement comme une façon de communiquer efficacement au sein de l’équipe plutôt que comme une corvée», ajoute Duncan Jenkins. 

Et Jamie Muntus de surenchérir : 

«Il y avait un réel manque de connexion entre les personnes travaillant sur le terrain et la planification stratégique. Mais maintenant, elles sont au cœur du processus.  Elles peuvent voir ce qu’elles apportent concrètement et en quoi cela impacte l’ensemble du planning. Cela donne une plus grande responsabilité vis-à-vis du planning et renforce le travail d’équipe, ce qui nous a permis d’observer un meilleur avancement des travaux sur le chantier.» 

“LetsBuild fait de la planification un processus vivant !”

Lorsqu’on leur demande s’ils recommandent l’utilisation de LetsBuild à d’autres équipes du secteur de la construction, Jamie et Duncan répondent par l’affirmative.

«Je le recommanderais sans hésiter pour toutes les raisons que nous venons d’évoquer. La planification devient un processus quasiment vivant. Elle est dorénavant beaucoup plus une activité de chantier qu’une tâche administrative», estime Jamie.    

Et Duncan d’ajouter : 

«L’utilisation de LetsBuild permet aux équipes de direction de chantier de mettre les plannings à jour en sachant que l’état d’avancement est visible pour tous les intervenants.  Tout au long du processus, les équipes peuvent fonctionner et s’engager en utilisant les mêmes informations cohérentes.  Elles peuvent aussi s’impliquer plus directement en fonction de l’état d’avancement et de l’échange d’informations, ce qui est bénéfique. Je recommanderais l’utilisation de LetsBuild à tout le secteur.»

Après le succès de notre essai de validation de concept, la collaboration entre les deux entreprises se poursuivra avec le déploiement de LetsBuild dans toutes les activités d’Eurovia Contracting d’ici fin 2021 dans le cadre de la stratégie de transformation numérique d’Eurovia.   

«Nous sommes ravis que LetsBuild fasse partie de notre stratégie de numérisation et nous nous réjouissons de voir notre relation et notre développement se poursuivre avec eux », déclare Philip Reid, responsable de la transformation numérique chez Eurovia UK.  « Notre stratégie numérique est fondée sur un objectif d’égalité en matière de données, en vertu duquel tout le monde, depuis la main-d’œuvre jusqu’à la direction générale, a accès aux mêmes informations tout en veillant à ce que les bonnes personnes aient accès aux bonnes informations au moment et à l’endroit où elles en ont besoin.  LetsBuild nous aide à concrétiser cette vision.»

Chez LetsBuild, nous sommes extrêmement fiers de participer activement au processus de transformation numérique d’ Eurovia Contracting UK et nous sommes impatients de poursuivre notre cheminement commun vers un secteur de la construction axé sur les données, doté de processus plus souples et d’une culture plus forte de la planification stratégique, et générant moins de déchets.