HISTOIRE DE CLIENT

Le défi le plus important pour Provivienda est le faible nombre d’opportunités dans le secteur dans lequel ils opèrent. Afin de combattre ceci, l’accent est mis sur l’entretien des relations avec les clients, la perfection de leur processus de vente et l’amélioration des processus de construction sur le chantier.

« Si nous analysons les chantiers de construction et le processus de construction concret, il est toujours question d’un secteur à l’ancienne où vous avez tous les acteurs venant d’endroits différents et ayant des expériences différentes qui tentent d’assembler tout ceci sans l’aide de la technologie », indique Raul A. Hernandez Sosa, VP Développement des affaires chez Grupo Provivienda.

Sans la technologie, les travaux doivent être réalisés avec des processus manuels, ce qui entraîne de faibles taux d’efficacité et de productivité. Sachant que le secteur emploie principalement une main d’œuvre peu qualifiée, les équipes sur le chantier de Provivienda créaient leurs rapports et effectuaient leurs tâches manuellement, à l’aide d’une feuille et d’un stylo.

« Le calendrier en temps réel de LetsBuild et le produit de planification sur le chantier Geniebelt nous offrent la possibilité de contrôler ce qui se passe sur le chantier en temps réel. Non seulement ceci, mais nous disposons également d’une vision complète du chantier de construction et des multiples équipes collaborant pour que les tâches soient effectuées. Cela signifie que les fournisseurs, le bureau principal, l’approvisionnement, les ouvriers sur le chantier et les sous-traitants sont tous connectés et les responsables sont au fait de tout ce qui se passe », affirme Raul Hernandez.

Ceci a permis aux responsables de résoudre les problèmes rapidement, et d’effectuer les changements et ajustements au calendrier en temps réel de n’importe où.

Avant LB GenieBelt de LetsBuild, Provivienda a rencontré des problèmes liés au manque de données dans la construction. Il n’y avait aucun processus derrière la collecte et l’analyse des données afin d’apporter une stabilité aux projets de construction.

« Il n’y a quasiment aucunes données en construction. En tant que constructeur de logements à grande échelle, nous répétons le processus plus de mille fois par an et nous n’avons aucunes données. Par conséquent, nous ne parvenons pas à surmonter les problèmes qui se présentent sur le chantier et à les éviter à l’avenir », affirme Raul Hernandez.

Avec le produit de planification sur le chantier et de création de rapports de progression Geniebelt de LetsBuild, Provivienda est en mesure de voir comment les différentes équipes collaborent sur le chantier. En créant des rapports de progression sur les tâches assignées et des illustrations des problèmes ou des tâches effectuées, les responsables prennent des décisions axées sur les données quant à leurs projets.

« Nous pouvons à présent commencer à prévoir ce qui se passera à l’avenir et faire les ajustements au planning si nécessaire. Ainsi, le produit Geniebelt de LetsBuild nous a permis d’être sur le chantier sans y être véritablement. Il nous permet également de contrôler les personnes sur le chantier afin que celles-ci fassent ce qu’elles sont censées faire », indique Raul Hernandez.

Les sous-traitants qui se présentent sur le chantier pour rien

Pour Provivienda, il est très important que les sous-traitants arrivent au bon moment, sachant que de multiples projets sont réalisés en même temps. Mais sans un planning en temps réel, il est difficile de coordonner plusieurs équipes.

« Si votre planning n’est pas actualisé fréquemment, les problèmes sur le chantier s’accumulent parce qu’ils n’ont pas été communiqués à la bonne personne. Dans la plupart des cas, les personnes sur le chantier ne sont pas les personnes qui seront en mesure de résoudre le problème. Le temps que le problème soit communiqué à la bonne personne, il est trop tard et nous faisons face à des retards et à des temps d’arrêt », indique Federico Salazar, CEO chez Grupo Provivienda.

Un autre problème auquel Provivienda faisait face avant l’implémentation du produit LetsBuild était l’évolutivité du travail.
Les sous-traitants se présentaient souvent sur le chantier sans connaître le nombre de personnes requises pour faire le travail.

« À présent, avec le produit Geniebelt de LetsBuild, nous sommes en mesure de tout visualiser et de voir exactement l’état du projet à tout moment. La personne concernée est avertie quant au problème et dispose d’un délai pour effectuer le travail. Nous sommes également en mesure de communiquer et collaborer avec plusieurs sous-traitants instantanément », affirme Federico Salazar.

Besoin d’un outil spécifique à la construction

Provivienda utilisait MS Project pour la planification, mais les mises à jour du site étaient peu fréquentes et les problèmes ne pouvaient pas être résolus rapidement.

Bien que la construction d’une maison prend 113 jours selon le programme établi par Provivienda dans MS Project, cela prenait en moyenne 310 jours. De plus, l’entreprise devait conserver un inventaire de matériaux d’une valeur de 2 millions de dollars pour s’assurer de couvrir tous les sites.

MS Project n’offre pas de communication en temps réel et avec des sites distants, cela signifie que personne ne sait ce qui se passe. Les rapports Excel et PDF sont complexes et pas à jour, laissant Federico et son équipe avec très peu de visibilité sur leur entreprise.

Provivienda a envisagé de développer sa propre application pour résoudre ce problème, mais ils ont rapidement réalisé que le coût et le temps ne seraient pas justifiés. Construire des maisons, et non des applications, est leur spécialité.

L’entreprise était également très concentrée sur la recherche de moyens d’être plus efficace, de réduire la durée de leurs projets et, par extension, de développer un avantage concurrentiel fort sur le marché.

Federico a réalisé que les outils qu’ils utilisaient étaient inadéquats pour leurs besoins. MS Project est bon pour la planification mais il est statique et trop difficile pour le personnel de terrain à utiliser pour les mises à jour. En même temps, WhatsApp et d’autres outils de communication similaires ne sont pas faits pour la construction, et les informations communiquées depuis le site ne peuvent pas être liées au plan. Ils devaient trouver un outil qui leur permettait de surveiller les progrès et les problèmes en temps réel.

Lorsque Ana Maria Vargas, directrice de l’intelligence d’affaires chez Provivienda, et Aimeth Sanjur, responsable de la planification Lean, ont cherché une solution, ils ont trouvé LetsBuild en ligne et ont soudain réalisé qu’il existait un outil qui leur permettrait de communiquer en temps réel autour du planning du projet.

Ana et Aimeth ont présenté les résultats à Federico et à Raul, le vice-président du développement des affaires de Provivienda, et quelques mois plus tard, ils ont décidé de faire un essai avec LetsBuild sur un projet de développement de 500 maisons.

L’équipe de Federico s’inquiétait de savoir si le personnel utiliserait correctement le nouvel outil, car tous les inspecteurs de site qui utilisent l’application travaillent à distance, loin du bureau.

LB GenieBelt réduit les coûts et les dépassements de temps

Avec l’utilisation de LB GenieBelt, Provivienda a vu des résultats immédiats.

« Nous pensons pouvoir économiser de 10 à 15 pour cent sur le coût de production. Il y a de nombreux avantages à ne pas avoir à avoir d’inventaire en main et à ne pas avoir ces temps d’arrêt auxquels nous sommes actuellement confrontés », déclare Raul Hernandez.

Sur un sujet similaire, Federico Salazar discute des avantages en termes de temps que LetsBuild leur apporte.

« Avant LB GenieBelt de LetsBuild, il nous fallait 310 jours pour construire une maison. C’était dû au temps d’arrêt entre les activités. Maintenant, la même maison est construite en 60 jours. Ce qui a changé, c’était un programme en direct qui nous a aidés à éviter le temps d’arrêt entre les activités. »

Quant à l’inventaire de Provivienda ? Ils ont pu réduire considérablement son coût (2 millions de dollars) et minimiser les déchets. Les matériaux sont maintenant mieux planifiés car le cycle de vie de la construction est considérablement plus court et l’équipe du projet a une solide compréhension de leurs besoins actuels et futurs. Ils sont capables de planifier avec précision sans avoir à surcommander des matériaux ou à les stocker dans leur inventaire pendant un temps excessivement long.