HISTOIRE DE CLIENT

Le projet WAML s’inscrit dans le cadre du programme ferroviaire de la Lee Valley de Network Rail, qui vise à apporter 170 millions de livres sterling d’améliorations dans l’Upper Lee Valley entre 2017 et 2019. VolkerFitzpatrick, en tant qu’entrepreneur principal, construit 5,5 km de nouvelles voies qui réduiront la congestion pour les passagers et favoriseront la réhabilitation de la région de l’Upper Lee Valley.

Tout au long du projet, de nombreuses équipes prennent en charge d’importants volumes de travail en un temps restreint. Le travail est effectué le week-end, car il est nécessaire de maintenir les zones opérationnelles pendant les périodes de pointe.

Avant d’implémenter le produit GenieBelt de LetsBuild, les rapports d’avancement, les étapes clés et/ou les problèmes survenus dans le cadre du projet étaient communiqués à l’aide d’une combinaison de programmes heure par heure, de messages texte, de groupes WhatsApp, d’e-mails, de rapports formels, de feuilles Excel et de coups de téléphone.

« Les équipes sur site transmettaient leurs rapports par le biais de messages WhatsApp et d’e-mail. Il y avait aussi des réponses manuscrites. Nous leur avons simplement demandé de ne plus utiliser qu’une seule et même plateforme. Et ils l’ont adoptée, » explique Matt Ghinn, Project Director chez VolkerFitzpatrick.

Les méthodes traditionnelles étaient laborieuses et d’énormes efforts étaient déployés pour envoyer des messages cohérents aux équipes, pour saisir des données de programme précises et pour informer de façon efficace sur l’avancement du site. Avec autant de sources différentes de collecte de données, le risque était grand de passer à côté d’informations vitales ou d’interagir de façon incorrecte entre équipes.

« Traditionnellement, on prenait des photos, on mettait à jour les journaux de bord du site, on actualisait la progression, on produisait des tableaux de bord, mais il s’agissait de tâches individuelles. Cela exigeait beaucoup d’efforts en termes de travail administratif, » explique Matt Ghinn.

En outre, VolkerFitzpatrick travaillait avec des programmes statiques qui n’étaient pas faciles à mettre à jour pour refléter l’avancement réel.

Auparavant, une mise à jour officielle du rapport était effectuée toutes les quatre à douze heures. Les gestionnaires recevaient donc les mises à jour trop tard ou devaient passer plusieurs appels, envoyer plusieurs e-mails. Ces retards perturberaient inévitablement les activités du site. Le produit GenieBelt a changé ce système, en fournissant des rapports en temps réel accessibles chaque fois que nécessaire.

« Nous ne téléphonons pas, nous n’utilisons pas les groupes WhatsApp, nous n’envoyons pas d’e-mails. Le programme fonctionne en direct, il est là et toutes les données du site sont saisies, » explique Matt Ghinn.

Le produit Geniebelt de LetsBuild est également capable de générer, à partir des données collectées, un rapport instantané comprenant des mises à jour sur l’avancement des travaux, des photos, des messages et des problèmes qui ont été signalés et/ou communiqués par les équipes, ainsi que des informations sur les endroits où des retards éventuels surviennent.

« Notre programme est mis à jour au niveau du site. Cela signifie que le superviseur opérationnel nous fournit les informations depuis le site. On reçoit des photos et on obtient des mises à jour. Cela permet de responsabiliser l’équipe et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du site, » explique Matt Ghinn.

Matt a réalisé que WhatsApp et Excel, aussi bons soient-ils, ne sont pas conçus pour la construction. Les différents outils numériques qu’il utilisait avec ses collègues n’étaient tout simplement pas adaptés à la gestion d’un projet aussi critique en termes de temps. Matt s’est donc mis en quête de ce qu’il appelle « Le WhatsApp de la construction ».

Sur la base d’une recommandation d’un ami, Matt a décidé de tester la plateforme de rapport de progression en temps réel et de communication proposée par LetsBuild.

Deux semaines plus tard, Matt avait déjà constaté une augmentation de 60 % à 85 % dans le pourcentage de taches planifiées achevées à temps. Au cours des trois mois suivants, le projet est passé  de 5 semaines de retard à être à l’heure. Et Matt a calculé qu’il économisait en moyenne 5 000 € par mois parce que les matériaux sont livrés au bon moment, les décisions sont prises plus rapidement et il a moins de litiges avec ses sous-traitants car tout le monde travaille sur la même plateforme.

Malgré les inquiétudes de sa direction concernant l’introduction d’un nouvel outil numérique auprès des travailleurs ferroviaires alors que leurs outils existants étaient « suffisamment bons », les équipes sur site ont été formées en une seule journée et ont commencé le lendemain. LB GenieBelt s’est avéré être un outil extrêmement facile à utiliser pour les équipes de construction sur site. Sur le projet WAML, il n’a fallu que trois jours à VolkerFitzpatrick pour mettre LB GenieBelt en service.

Matt Ghinn développe davantage sur l’importance de l’interface utilisateur et comment les équipes doivent pouvoir travailler avec des outils de rapport simples.

Grâce à LetsBuild, le produit de planification sur site et de rapport d’avancement de LetsBuild, VolkerFitzpatrick a une visibilité totale sur le projet et peut travailler efficacement avec ses sous-traitants.

« Nous avions souvent des sous-traitants qui arrivaient sur le site et ne pouvaient pas travailler parce que les tâches précédentes n’étaient pas terminées. Avec LetsBuild et son produit GenieBelt, nous avons une parfaite visibilité sur l’avancement du projet. Donc s’il y a un retard, nous pouvons prévenir les sous-traitants une semaine à l’avance, » explique Matt Ghinn.