Hoe zorgt u ervoor dat uw planning voor de komende 3-6 weken op tijd wordt gehaald?

Wat is een vooruitkijkplanning?

Bouwprojecten gaan gepaard met veel administratief werk en verschillende taken die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Zo kan de kleinste vertraging in één enkele activiteit op de werf ertoe leiden dat onderaannemers wekenlang tijd verliezen en hun taak niet kunnen voltooien.

Er is niet veel nodig om te begrijpen dat het budget in veel gevallen wordt overschreden, met ernstige juridische conflicten tussen de verschillende partijen tot gevolg.

Hier wordt duidelijk hoe belangrijk het is om de planning voor de komende 3-6 weken probleemloos na te leven. Met een bijgewerkte vooruitkijkplanning kan een projectverantwoordelijke de taken en doelstellingen van het project voor de komende drie tot zes weken plannen.

De planning voor de komende 3-6 weken is een essentieel onderdeel van het algemene schema en is een van de belangrijkste tools die wordt gebruikt tijdens de vergaderingen rond de wekelijkse voortgang. In die zin moet de vooruitkijkplanning worden gezien als een essentieel onderdeel van het plan op hoger niveau.

Zonder deze planning zou het projectteam geen duidelijk overzicht hebben van wat er besteld moet worden, welke opdrachten er moeten worden gegeven en wat er geleverd en/of gecontroleerd moet worden. Stuk voor stuk factoren die cruciaal zijn voor het succes van een bouwproject en een datagestuurd plan vereisen.

De echte uitdaging zit hem in het feit dat de verschillende taken en elementen op de juiste manier met elkaar verbonden moeten worden en dat deze verbinding voortdurend moet worden bijgewerkt, liefst in real time. Anderskrijgt een bouwproject misschien te kampen met onderbrekingen en ernstige productiviteitsproblemen die kunnen leiden tot dure juridische conflicten.

Lees meer: Hebt u de juiste tools om uw vooruitkijkplanning na te leven?

Bovendien zal de planning voor de komende 3-6 weken automatisch een aantal kwaliteitscontroles triggeren. De controles kunnen op hun beurt een non-conformiteit veroorzaken die een nieuwe actie vereist om het probleem op te lossen. En we mogen niet over het hoofd zien dat elke actie een workflow op zich is.

In dit opzicht speelt de vooruitkijkplanning een belangrijke rol in het hele bouwproces, van begin tot eind. Daarom is het een goed idee om de belangrijkste uitdagingen in kaart te brengen en met functionele oplossingen op de proppen te komen.

Planning voor de komende 3-6 weken: Belangrijkste pijnpunten

Op basis van de zaken die uw kortetermijnplanning in gevaar kunnen brengen, wordt duidelijk dat alles draait om realtimecommunicatie en naadloze samenwerking. Dit kan de basis vormen voor de structuur van uw hele project en uiteindelijk ook de garantie dat uw masterplan wordt nageleefd.

Dit zijn in een notendop de belangrijkste pijnpunten die u moet aanpakken om de planning voor de komende 3-6 weken te beschermen:

Gefragmenteerde communicatie

Door op een geïsoleerde manier te werken, slaat u misschien wel een heel gevaarlijke weg in met uw project. Als elk team zijn eigen tools gebruikt om gegevens te verzamelen en de voortgang te rapporteren, kan uw kortetermijnplanning vrijwel onmogelijk verlopen zoals verwacht.

Als we er ook rekening mee houden dat veel bouwbedrijven voor hun processen nog steeds vertrouwen op pen en papier, kunnen we gerust stellen dat er nood is aan een sleutelplatform dat uitsluitend voor de bouw is ontworpen, waar alle betrokkenen in real time kunnen reageren op de laatste feedback.

Een centraal knooppunt kan dit probleem oplossen en biedt projectverantwoordelijken een nauwkeurig overzicht van de korte- en langetermijnplanning. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot alle projectgegevens en met een druk op de knop uw laatste updates vanop de werf te verzenden, kan garant staan voor een vlottere communicatiestroom waarbij alle deelnemers op één lijn blijven.

Dit kan er ook toe leiden dat uw planning voor de komende 3-6 weken gebaseerd is op wat er gebeurt op de werf en dat lastminuteveranderingen meteen opgenomen worden in het masterplan.

Heel belangrijk als we rekening houden met de nauwe link tussen de vooruitkijkplanning, de conformiteitscontroles en de ’to do’s’ die daaruit voortvloeien.

Administratieve en mentale last

Mensen in de bouw besteden elke dag tot 40 % van hun tijd aan administratieve taken. Ontelbare vergaderingen, tijdrovende telefoongesprekken en een dagelijkse overvloed aan e-mails … dat is waar de mensen belast met de kortetermijnplanning mee geconfronteerd worden wanneer er geen gestandaardiseerde manier is om gegevens en informatie uit te wisselen.

Niet goed genoeg dus. En het brengt veel mentale en administratieve stress mee voor de projectverantwoordelijke. Het kan een chaotische opdracht zijn om iedereen op de hoogte te houden als er verschillende tools en betrokkenen zijn.

Projectverantwoordelijken zullen misschien door de werf moeten lopen en non-conformiteiten moeten melden met pen en papier. Sommige daarvan hebben een invloed op het plan, andere betreffen kwaliteitsproblemen die bij de onderaannemers aangekaart moeten worden. Tegelijkertijd moeten ze een aantal checklists nauwkeurig invullen.

Het is een hele klus om al deze kostbare stukjes informatie te moeten bijhouden in hun hoofd en op post-its en te proberen de laatste versie van het plan mee te delen aan alle projectteams. En tools als WhatsApp en Excel zijn hier gewoon niet goed genoeg voor omdat ze het kortetermijnplan niet kunnen koppelen aan het masterschema. Het resultaat? Projectverantwoordelijken die verdrinken in een zee van contextloze gegevens.

Hier kan een bouwspecifieke tool een grote verschuiving teweegbrengen. Door over te schakelen van pen, papier en Excel naar een collaboratief data-ecosysteem kunt u de efficiëntie verhogen en projectverantwoordelijken helpen om de nodige structuur te brengen in hun vooruitkijkplanning.

De verkeerde tools gebruiken voor de klus

Het is geen geheim dat de bouw vaak vertrouwt op digitale tools die niet voor deze sector zijn gemaakt. Dit resulteert in veel frustratie en dure fouten die gemakkelijk te vermijden waren met een bouwspecifieke digitale oplossing.

En hoe meer tools er bij een bouwproject gebruikt worden, hoe rommeliger het er aan toe kan gaan. Gegevens worden misschien nooit gedeeld met de partijen die ze nodig hebben, terwijl iedereen in silo’s werkt. Dit kan de voortgang van uw vooruitkijkplanning in de war sturen en geleidelijk aan voor veel verwarring in uw bouwproces zorgen.

Wat u nodig hebt, is een nieuwe bouwspecifieke aanpak. Door projectteams in staat te stellen de gegevens te verzamelen en op te slaan in een centraal knooppunt, bent u zeker dat iedereen de laatste versie van de nodige informatie kan vinden en raadplegen op het moment dat ze die nodig hebben.

Op die manier kunnen Projectverantwoordelijken vooruitplannen en de volgorde van de taken snel aanpassen als er veranderingen optreden. Dit kan wel eens de redding zijn voor uw project, aangezien ze prioriteit kunnen geven aan de juiste taken en de bijhorende juiste controles. Bovendien kunnen ze materiaalbestellingen veel efficiënter beheren waardoor extra kosten worden vermeden.

Uiteindelijk kan een opsplitsing van het masterplan in uitvoerbare en toegewezen taken met behulp van één enkele informatiebron een groot verschil maken en de transparantie en verantwoordelijkheidszin over het hele project bevorderen.

Sterke vingerwijscultuur

Bij bouwprojecten die niet datagestuurd zijn wordt helaas vaak met de vinger naar elkaar gewezen. Het gebrek aan vertrouwen in contractuele verbintenissen is schadelijk voor de bouwsector en beïnvloedt het verloop van een project.

Dit gebrek aan verantwoordelijkheidszin heeft ook een invloed op de manier waarop de toeleveringsketen de korte- en langetermijnplanning van een bouwproject beheert. Wanneer de verschillende teams uiteindelijk werken met verouderde of siloversies van het plan kan er op een gegeven moment een ernstig conflict ontstaan als gevolg van de problematische communicatie tussen de verschillende teams.

In die zin zullen de teams proberen hun verantwoordelijkheid te ontlopen en elkaar de zwartepiet toespelen wanneer er een fout wordt gemaakt. Natuurlijk kan dit uw kortetermijnplanning en daarmee ook de voortgang van uw masterplan vertragen.

Ook hier kan een gecentraliseerd digitaal platform dat als een objectieve derde partij kan fungeren soelaas bieden. Omdat alle gegevens op het platform zijn opgeslagen, is het gemakkelijker om uit te zoeken wat er werkelijk is gebeurd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een dergelijke aanpak kan het vertrouwen in de waardeketen geleidelijk aan herstellen en de productiviteit een boost geven.

De planning voor de komende 3-6 weken halen

Ervoor zorgen dat uw kortetermijnplanning wordt gehaald zonder dat dit de ontwikkeling van het masterplan beïnvloedt, is allesbehalve kinderspel. Eenvoudig gesteld: u moet uw bouwplan naar de werf brengen en digitale technologieën gebruiken in plaats van ellenlange geprinte spreadsheets die al meteen verouderd zijn op het moment dat ze worden afgedrukt.

Kortom, dit zijn de vijf stappen naar een slimmere planning voor de komende 3-6 weken:

1.Taakgerichte communicatie in een centraal knooppunt

Bij een bouwproject draait alle communicatie rond de taak. Bij LetsBuild begrijpen we dit maar al te goed en proberen we dit concept te ondersteunen via ons platform. Elke voortgangsupdate, elke opmerking en alle documentatie moeten taakgericht en volledig gesynchroniseerd zijn met het hoofdplan. Zo hoeft u geen tijd te verliezen met het uitpluizen van eindeloos mailverkeer, het opjagen van mensen aan de telefoon of het verzamelen van documenten en foto’s in verschillende tools en archieven. Hou alle samenwerking gestroomlijnd op één centrale plaats.

2. Breng uw bouwplan tot leven met realtime-updates

Of u nu gebruikmaakt van tools van derden voor uw planning of kiest voor LetsBuild, de managementsoftware voor uw bouwproject moet in staat zijn om uw kortetermijnplan tot leven te brengen. Alles wat op de werf gebeurt, wordt meteen weergegeven in het schema.

Met LetsBuild bijvoorbeeld, updaten de werknemers op de werf het projectschema in real time via hun gsm of tablet. Dit voorkomt miscommunicatie, onnodige telefoontjes en frustratie rond de vele dagelijkse schema-updates. Nu voeren de werknemers de updates voor u uit.

3. Lean planning gekoppeld aan het hoofdschema

Door uw lean planning te koppelen aan het masterplan maakt u de weg vrij voor een geslaagd bouwproject. Meer specifiek moet u een bouwspecifiek digitaal platform kiezen waarmee u een subset van 3-6 weken van het masterplan kunt aanmaken zodat u dit kunt aanvullen met de details nodig voor het beheer van de dagelijkse activiteiten op de werf. Wanneer taken worden voltooid of gewijzigd, moet dit meteen te zien zijn op het hoofdschema van het project zodat slimmere beslissingen kunnen worden genomen.

4. Automatiseer uw conformiteitsprocessen

Trigger geautomatiseerde, taakgerichte conformiteitsfollow-ups. Ga voor een tool die conformiteitsbeheer ondersteunt en zorg ervoor dat wanneer een mijlpaal bereikt wordt (een taak of groep van taken die wordt voltooid) u meteen een QA-formulier kunt activeren en de werfinspecteur kunt vragen om de opvolgingscontrole uit te voeren. Omdat alle informatie up-to-date is en met het hoofdplan en in één tool gesynchroniseerd is, kunt u gemakkelijk zien wanneer en waar problemen ontstaan, wie verantwoordelijk is en wat de status is.

5. Geïntegreerd materiaal- en middelenbeheer

Al te vaak worden bouwmaterialen op het verkeerde moment en op de verkeerde plaats geleverd. U hebt dus een belangrijk digitaal platform nodig waar u materiaalleveringen kunt inplannen volgens uw werkschema. Zo krijgt u een duidelijk zicht op wat wanneer moet worden besteld en zitten materialen niet in de weg of gaan ze niet verloren.

Een ‘bouwspecifieke’ tool zal uw teams verbinden en het gebruik van digitale tools bevorderen

Er moet zwaar geïnvesteerd worden in middelen en hard gewerkt worden om sterke resultaten neer te zetten in de bouw. Daarom hebt u een ‘bouwspecifiek’ platform nodig dat gemakkelijk te gebruiken en te implementeren is. Het zal het gebruik van digitale tools bevorderen en het inwerkingsproces voor nieuwe mensen die naar de werf komen (zoals onderaannemers) vereenvoudigen. Zo blijft iedereen verbonden en kan iedereen snel uw manier van werken volgen.

Dit is heel belangrijk in uw poging om alle projectteams verbonden te houden en zo een geslaagde oplevering van uw projecten te garanderen. Het is ook de eerste stap naar de standaardisatie van uw systemen en processen.

In de meeste bouwprojecten is 80 % van alle processen altijd hetzelfde, wat een buitenkans biedt voor projectverantwoordelijken om alle activiteiten op de werf onder controle te houden door de best practices van vroegere projecten te implementeren in hun huidige workflows.

Zodra u al uw processen gedetailleerd kunt definiëren, ontstaat geleidelijk aan een nauwere band tussen uw teams. Iedereen zal zich immers bewust zijn van wat er van hen gevraagd wordt en zal over de juiste tools beschikken om kritieke informatie in real time uit te wisselen.

Maar waarom is het gebruik van een bouwspecifieke digitale oplossing zo belangrijk? De reden is eenvoudig. Omdat zowel u, als projectverantwoordelijke, als uw teams altijd een duidelijk beeld moeten hebben van de onderlinge afhankelijkheden tussen het masterplan en de planning voor de komende 3-6 weken.

Elke update die verschijnt op uw smartphone of tablet moet automatisch worden gekoppeld aan uw korte- en langetermijnplanning, zodat u sneller slimme beslissingen kunt nemen. En dit zou ook het geval moeten zijn voor uw teams. Zo hoeven ze niet langer op u te wachten om te telefoneren. Ze zien de impact van de laatste gegevens op het programma en kunnen op basis hiervan een beslissing nemen.

De volgende grote opdracht voor de bouw bestaat erin de drijfveren te vinden die een nieuwe manier van werken en communiceren in de bouw zullen teweegbrengen. Belanghebbenden zullen er dan ook voor zorgen dat hun planning voor de komende 3-6 weken op tijd wordt gehaald zonder dat het masterplan van het project in het gedrang komt.