5 tips die elke werfleider moet weten

Een werfleider is een van de centrale versnellingen van elk bouwproject. U bent druk bezig vanaf het moment dat u ’s morgens op het werk aankomt tot u aan het eind van de dag vertrekt, vaak brandjes blussen en verwoed bellen naar onderaannemers of de projectmanager om informatie te krijgen of door te geven. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd die u besteedt aan het documenteren van alle problemen, het voorkomen dat niemand tevergeefs op de bouwplaats aankomt en het voorkomen dat materiaalbestellingen te laat komen, verkeerd worden geplaatst of, erger nog, worden beschadigd.

Gratis ebook: Waarom WhatsApp en Excel niet genoeg zijn voor het uitvoeren van complexe bouwprojecten

Geen dag is hetzelfde, maar één ding is zeker. Je zou niet voortdurend opnieuw moeten uitvinden hoe je met je projectmanager communiceert over je rondleidingen op het terrein en de dingen die je op het terrein ziet.

Hoe vaak heb je niet een belangrijke e-mail of bericht naar kantoor gestuurd zonder antwoord te krijgen? En welk effect had dat gebrek aan reactie op de voortgang van uw project?

Het is dan ook geen verrassing dat veel werfleiders zich voortdurend overweldigd en gestresseerd voelen omdat ze proberen verschillende afhankelijkheden in evenwicht te brengen, beperkingen op te lossen en tegelijkertijd mijlpalen af te stemmen met zowel hun projectmanager als de onderaannemers die aan het project deelnemen. Als gevolg daarvan worden ze vaak bedolven onder een berg werk die niet echt waarde toevoegt aan hun projecten.

Om u te helpen voorkomen dat u in deze spiraal terechtkomt en uw gemoedsrust terug te winnen, zijn hier vijf tips die u altijd in gedachten moet houden als u een bouwplaats leidt:

1. Stem af met uw projectmanager in één enkele bron van waarheid

Als bouwplaatsmanager moet je altijd een naadloze communicatiestroom met je projectmanager onderhouden om ervoor te zorgen dat alle problemen worden geregistreerd en aangepakt zodra ze zich voordoen.

WhatsApp-berichten, e-mails en whiteboard-notities kunnen meer verwarring veroorzaken dan oplossingen bieden als het erom gaat u in contact te houden, omdat ze niet zijn ontworpen om dergelijke delicate en tijdgevoelige processen te ondersteunen. Als gevolg daarvan liggen miscommunicatie, verlies van cruciale informatie en vertraagde reacties altijd op de loer.

Daarom kan het verplaatsen van uw planning in de cloud met behulp van een bouwspecifieke tool veel waarde opleveren. Alle informatie wordt geregistreerd en op één plaats bewaard, zodat alle partijen op de werf een volledig overzicht hebben en kunnen zien wat er historisch is gebeurd. Tegelijkertijd kunt u updates versturen, vragen stellen of problemen escaleren terwijl u op de bouwplaats rondloopt, gewoon door uw smartphone te gebruiken.

De projectmanager ontvangt dan in realtime een pushmelding op zijn smartphone en kan snel handelen voordat een probleem de dagplanning of de vooruitblik van 3-6 weken in gevaar brengt. Op die manier kunt u eindelijk als één team in dezelfde richting werken en geen tijd meer verspillen aan telefoontjes of e-mails waarvan u niet eens zeker weet of ze gelezen zijn of niet.

2. Stop met dingen in je hoofd te houden en leg alles vast

Je moet alles documenteren, wat er ook gebeurt. Dit is de veiligste manier om uw project en uzelf te beschermen tegen commerciële claims. Wij weten maar al te goed hoe moeilijk het kan zijn om ter plaatse elk detail in het oog te houden. Het is immers geen toeval dat rondleidingen op de werf in de meeste gevallen een stresserende taak zijn.

Als u niet over de juiste hulpmiddelen beschikt, moet u op het terrein rondlopen, een probleem opsporen en het vervolgens gedetailleerd documenteren zodra u weer achter uw bureau zit. Maar soms zijn er gewoon te veel problemen waarover u moet rapporteren. Of om de een of andere reden kan uw rondgang op het terrein worden onderbroken, waardoor u zich afvraagt of u wel alles hebt gezien en onthouden.

Onnodig te zeggen dat dit vervolgens uw communicatie met de project manager verwarrend en frustrerend kan maken. Dit is nog een reden waarom mobiele veldrapportage zo belangrijk is. Het stelt u in staat om updates of kritische vragen in te dienen zodra u ze tegenkomt, gewoon door uw smartphone te gebruiken. Op die manier kunt u een groot deel van uw administratieve en mentale last wegnemen.

Tegelijk zorgt u er door alles te documenteren op één enkele bron van waarheid voor dat uw projectmanager heel snel vorderingen kan indienen of beantwoorden. U hoeft niet langer weken of zelfs maanden te zoeken naar die ene e-mail of foto die bewijst dat u niet de schuldige bent voor een vertraging in de planning. Alles zal toegankelijk zijn in de cloud en u zult er met een snelle zoekopdracht bij kunnen.

3. Maak van de voorbereiding van de werf uw eerste prioriteit

Typisch, als het gaat om voorbereiding hebben veel belanghebbenden de neiging om alleen te focussen op externe gebeurtenissen zoals slecht weer.

De voorbereiding moet echter niet daar beginnen en eindigen. De meeste problemen die zich op de bouwplaats voordoen, kunnen worden opgelost door beter te anticiperen en voor te bereiden op orders, leveringen, keuzes, tekeningen en de planning van de beschikbare arbeidskrachten.

Meestal zien we dat problemen ontstaan als het werk op de bouwplaats niet is doordacht met de relevante partijen of als het voorbereidende werk te laat is gerealiseerd, wat leidt tot last-minute werk en fouten.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een onderbreking is van de bouwactiviteiten omdat prefab-elementen te laat op de bouwplaats aankomen. In dat geval moet u alle betrokken partijen (ingenieurs, leveranciers, enz.) bijeenbrengen en samen naar de oorzaak en de oplossing van het probleem zoeken, zodat het niet meer gebeurt. Op die manier kunt u zorgen voor een proactieve aanpak in termen van projectvoorbereiding en het oplossen van knelpunten, zodat onvoorziene gebeurtenissen niet synoniem zijn met een ramp. En daarom moet u als werfleider te allen tijde volledig synchroon lopen met uw projectmanager en de verschillende onderaannemers.

4. Betrek onderaannemers in een vroeg stadium

Werfuitvoering is geen race van individuen maar een teamsport waarbij een systeemvisie en actieve betrokkenheid van alle teamleden vereist is om ervoor te zorgen dat de aangeboden beloften betrouwbaar zijn.

Daarom moet u altijd proberen om onderaannemers vroeg in het proces te betrekken bij het plannen van hun taken. Op die manier kunt u hun behoeften definiëren en een goed inzicht krijgen in wat ze moeten bestellen en wanneer. Een dergelijke aanpak kan u een hoop stress besparen bij de voorbereiding van de werf en de levering van materiaal.

Lees meer: 3 stappen voor het opbouwen van een sterke cultuur rond planning

Bovendien helpt het u om de verantwoordelijkheid te vergroten, omdat u alle komende activiteiten samen plant. Op dit punt zou u idealiter de verantwoordelijkheden en verbintenissen van elke partij moeten vastleggen in een live, gedeelde ruimte in de cloud, zodat u het beschuldigende spel kunt vermijden en altijd weet wat er is gedaan en wat niet, en kunt omgaan met veranderende uitdagingen.

Dit is de eerste stap naar het creëren van duurzame relaties met uw onderaannemers. Hoe beter u vandaag samenwerkt aan een project, hoe groter de kans dat u in de toekomst opnieuw samenwerkt. In een sector die wordt getroffen door een gebrek aan vertrouwen en waar goede onderaannemers soms moeilijk te vinden zijn, is dat uiterst belangrijk.

5. Gebruik hulpmiddelen die gemaakt zijn voor bouwteams

Veel bouwplaatsmanagers zijn geneigd te geloven dat de tools die ze gebruiken geschikt zijn voor hun doel en gemaakt zijn om samen te werken met de verschillende belanghebbenden. In veel gevallen is de waarheid heel anders.

Vooral als het gaat om tools zoals WhatsApp, e-mail en Excel die niet zijn gemaakt voor bouwteams. Dergelijke tools zijn misschien geweldig voor andere gelegenheden, maar ze kunnen u niet helpen om uw rondleiding op de bouwplaats sneller af te ronden, om in realtime te communiceren met uw projectmanager of om alles tot in detail te documenteren terwijl u op de bouwplaats bent. En hier is waarom:

• Ze bieden geen deelbaar, onsite “live” beeld van wat er op de bouwplaats gebeurt.
• De gegevens die via hen worden gedeeld, missen het verband met de dagelijkse planning en de kortetermijnplanning. Dit maakt het moeilijk voor mensen om te zien hoe de zaken ervoor staan, welke taken vorderen, wat de volgende is en wie waar verantwoordelijk voor is.
• Informatie is verspreid over veel verschillende platforms, wat het rapportageproces belemmert.
• Ze maken geen samenwerking mogelijk tussen interne en externe belanghebbenden, wat uw inspanningen om in contact te komen met de projectmanager of de onderaannemers veel uitdagender maakt.
• Ze laten u niet toe om uw werfagenda te creëren, terwijl u bezig bent. In plaats daarvan moet je alle informatie in je hoofd houden tot je terug bent aan je bureau. Dat genereert zowel extra administratief werk als stress om alles met precisie te onthouden.
• Ze bieden geen gedetailleerde rapporten over de prestaties van onderaannemers op de werf.
• Verbeter het teamwerk en win aan gemoedsrust!

Het wordt snel duidelijk dat het gebruik van de verkeerde tools een grote impact kan hebben op de manier waarop u de werfactiviteiten dagelijks beheert. Uw teams hebben geen real-time inzicht in wat er komen gaat en er is geen duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor wat wat leidt tot slechte beslissingen, kostbare onderbrekingen, en vele slapeloze nachten voor u in uw poging om de bouwplaats zo efficiënt mogelijk te runnen.

Als u meer wilt weten over hoe u deze cirkel kunt doorbreken en iedereen beter kunt laten samenwerken, download dan hier ons gratis ebook!