Vijf tips om veelvoorkomende vertragingen een stap voor te blijven

Heel wat bouwbedrijven kampen regelmatig met vertragingen bij bouwprojecten. McKinsey & Company bracht zelfs aan het licht dat een bouwproject gemiddeld minstens twintig maanden vertraging oploopt en het budget met wel 80% overschrijdt. En dat gebeurt niet zomaar.

Eén ding is duidelijk: de manier waarop de sector ontwerpt, communiceert en bouwt is dringend aan verbetering toe. Volgens het International Journal of Project Management zijn er maar liefst 28 mogelijke oorzaken voor vertragingen in een bouwproject. Wanneer u een bouwproject uitwerkt, moet u dus rekening houden met een aantal belangrijke factoren.

Om het nog erger te maken, komen er bij elk vertragingstype verschillende ernstige gevolgen kijken die de planning nog meer in gevaar brengen. Dit zijn enkele voorbeelden van de grootste problemen die een projectvertraging met zich meebrengt:

• Extra loonkosten
• Extra materiaal- en opslagkosten
• Juridische geschillen
• Problemen met de kasstroom
• Imagoschade voor de betrokken partijen

Voor elk projecttype lijken overmatig administratief werk en eindeloze vergaderingen twee van de belangrijkste vertragingsfactoren te zijn. Het ergste is dat veel stakeholders in de sector vinden dat dit er ‘gewoon bij hoort’.

Dat is natuurlijk allesbehalve waar: u kunt de vergader- en administratietijd drastisch beperken door uw processen voor progressierapportering te digitaliseren. Met deze vijf tips bent u veelvoorkomende bouwvertragingen steeds een stap voor:

1. Ga voor digitale progressierapportering

In de bouwsector besteedt het personeel 40% van zijn tijd aan updates zoeken, rapporten schrijven of vergaderen. Door de diepgewortelde ‘vingerwijsmentaliteit’ en het gebrek aan vertrouwen in contractuele verbintenissen spenderen bedrijven veel tijd aan het schrijven van rapporten, zodat ze zich bij een gerechtelijk geschil kunnen indekken.

Maar het kan ook anders. Digitaliseer uw progressierapportering en uw teams verspillen voortaan geen tijd meer aan verwarrende vergaderingen. Bovendien moeten ze niet langer updates uit verschillende tools bij elkaar schrapen om ze vervolgens in één rapport te gieten.

Als iedereen zijn progressie-updates realtime in één tool registreert, blijven alle partijen op de hoogte en tovert u met slechts enkele klikken een gedetailleerd progressierapport tevoorschijn.

2. Verminder de administratie

Dit hebben we al eens vermeld, maar we benadrukken het nog even: minder administratief werk betekent minder tijdverlies en dus ook minder vertragingen. Het is niet de bedoeling dat een doorsnee werkdag grotendeels bestaat uit documenten voor vergaderingen, progressierapporten, briefings en dashboards opstellen.

Want dat is waarschijnlijk niet waar u naar uitkeek toen u in de bouwsector stapte. U wilde het verschil maken en voortreffelijke projecten op tijd leveren, zonder het budget te overschrijden. En dat is mogelijk … als u korte metten maakt met micromanaging en op een datagestuurde manier van werken overstapt.

3. Vertrouw op één centrale bron van informatie

Als u meerdere systemen en tools gebruikt, vorderen uw projecten moeizamer en is het risico op misverstanden groot. Iedere stakeholder heeft zijn eigen versie van de waarheid en het is onbegonnen werk om elk aspect van het bouwproces nauwkeurig op te volgen.

Integendeel: u loopt het risico verstrikt te raken in een kluwen van gegevens, waardoor uw projecten dure vertragingen oplopen, geschillen de kop opsteken en bepaalde werken opnieuw moeten worden uitgevoerd. Daarom is het essentieel dat u alle informatie verzamelt in één centrale bron.

4. Gebruik tools bestemd voor de bouwsector

Tools zoals WhatsApp, Excel of e-mail zijn handig voor persoonlijk gebruik of op kantoor, maar blijken niet geschikt voor op de bouwwerf. In deze tools kunnen uw werfteams namelijk alleen statische gegevens delen.

De updates hebben geen context en kunnen niet eenvoudig aan het algemene plan worden gekoppeld. Wat betekent dat voor uw project? Teams communiceren naast elkaar en uw projecten lopen meer vertraging op, omdat sommigen zich baseren op verouderde gegevens. Met een tool op maat van de bouwsector omzeilt u deze problemen.

5. Standaardiseer uw systemen en processen

“Maar één ding is een absolute must voor bouwbedrijven: ze moeten hun processen standaardiseren nog voordat ze technologie gaan gebruiken. Doen ze dat niet, dan is de technologie die ze hebben zo goed als nutteloos”, aldus Thomas Goubau, CRO bij LetsBuild.

Vaak denken bouwprofessionals dat vooraf ontwikkelde, gestandaardiseerde processen te ingewikkeld of onnodig zijn en wil iedereen op zijn eigen manier werken. Dit komt omdat ze ten onrechte denken dat elk project 100% uniek is, terwijl 80% van het proces steeds op dezelfde manier verloopt.

Door uw systemen en processen te standaardiseren kunt u dus gemakkelijk de kernprincipes van uw projecten definiëren. Zo wordt ‘op tijd leveren’ de norm bij uw bedrijf en beschikt u steeds over een duidelijke operationele context voor alle onderaannemers en bouwexperts met wie u samenwerkt.

Lees onze gids en ontdek hoe u ervoor staat

Bouwprojecten kunnen weliswaar verschillend zijn, maar wat écht telt, is hoe we over kritieke problemen communiceren. Vaak verspillen projectleiders en managers het grootste deel van hun tijd aan het manueel opstellen van progressierapporten, terwijl ze beter zouden focussen op waar ze echt een verschil kunnen maken.

Het ergste is dat die rapporten in veel gevallen eigenlijk niets bijdragen aan het project, omdat ze meteen achterhaald zijn.

Graag helpen we u om de hoeveelheid administratief werk terug te dringen en beter te communiceren over uw projecten. Daarom hebben we een gedetailleerde gids samengesteld waarin u ontdekt hoe u op tijd en binnen budget levert zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit.