Bouwgeschillen: hoe software uw projecten kan beschermen

Een bouwproject tot een goed einde brengen is meestal een lastige en veeleisende opdracht. Alles moet tot in de details worden gedocumenteerd, zodat dure en tijdrovende geschillen geen kans krijgen. Uiteraard betekent dit dat de communicatie tussen alle betrokken partijen (klant, aannemer, onderaannemers enz.) glashelder moet zijn.

Als projectverantwoordelijke moet u problemen snel kunnen identificeren en de juiste maatregelen treffen om ze op te lossen. Het is daarom belangrijk om kritieke gegevens zeer vlot terug te vinden en de impact van een probleem te monitoren – niet alleen op uw plan voor de komende drie tot zes weken, maar ook op uw masterschema.

Hoe speelt u dit klaar? Dat is de eeuwige vraag van één miljoen (of soms zelfs meer) waarop de projectverantwoordelijken en de projectdirecteurs op het terrein telkens opnieuw het juiste antwoord moeten vinden. Maar dat antwoord is altijd hetzelfde, voor elk project: door digitale tools te gebruiken die specifiek voor de bouwsector bedoeld zijn.

Veel mensen in de bouwsector menen dat de tools die ze al gebruiken volstaan, omdat ze realtime informatie kunnen uitwisselen of – sterker nog – omdat ze altijd op die manier hebben gewerkt.

Dit verklaart waarom bij veel bouwprojecten wordt gebruikgemaakt van WhatsApp-meldingen, Excel-spreadsheets, e-mails of zelfs whiteboards om een zicht te proberen te behouden op wat op de bouwwerf gebeurt. In veel gevallen duurt het dan niet lang of projectteams lopen verloren in stapels informatie en gegevens die totaal los staan van elkaar. Daardoor ontstaat het risico op claims die in bepaalde gevallen duizenden euro’s kunnen kosten.

Digitale tools op maat van de bouwsector helpen dat soort risico’s van de ene dag op de andere flink te verminderen. Beeld het u eens in: u kunt werfbezoeken veel sneller afwerken of informatie over problemen ter plaatse invoeren, waardoor u niet alles hoeft te onthouden tot op het einde van uw bezoek – vaak tot twee uur later.

Met de traditionele manier van werken weet u gewoon dat u vroeg of laat cruciale informatie over het hoofd zult zien of dat u de hele dag zult verspillen aan administratieve taken en het opvragen van updates bij een hele reeks onderaannemers. We durven te wedden dat dit niet de reden is waarom u voor een carrière in de bouwsector hebt gekozen.

Als het een troost mag zijn: niets van dit alles is uw schuld. U hebt gewoon de verkeerde tools en processen gekregen om een lastige klus te klaren. En het wordt nog beter: er is een manier om alle stress die met de hierboven beschreven situatie gepaard gaat, volledig te laten verdwijnen.

Wat kunnen de oorzaken zijn van een bouwgeschil?

Voordat we toelichten hoe u geschillen rond uw projecten doeltreffend kunt beheren, is het belangrijk om te weten welke situaties tot een bouwgeschil kunnen leiden.

Een bouwgeschil kan het resultaat zijn van meerdere factoren. Vertragingen, onvoldoende nauwkeurig beschreven taken, gebrek aan overeenstemming met de vooraf vastgelegde projectnormen en hoger dan verwachte kosten zijn slechts enkele van de oorzaken die uiteindelijk tot een geschil kunnen leiden.

Zodra hierover meningsverschillen ontstaan, komt de volledige levenscyclus van het project in gevaar. Het is dan ook belangrijk dat elk afzonderlijk geschil wordt opgelost, zodat zonder onderbrekingen kan worden voortgewerkt.

Anders bestaat het gevaar dat elk proces en elke taak stilvallen. Zo’n ‘on-hold’-situatie kan forse vertragingen veroorzaken en het project financieel zwaar onder druk zetten.

Dergelijke geschillen kunnen dan ook alleen behoorlijk worden opgelost als u erin slaagt om snel de oorzaken ervan op te sporen. Maar u door meer dan driehonderd of vierhonderd foto’s en duizend mailberichten worstelen zonder enig idee waar u de nodige informatie zult terugvinden, is niet alleen chaotisch, maar leidt ook tot extra stress en frustratie.

Specifieke software voor de bouwsector helpt dit soort problemen te voorkomen – op voorwaarde dat hij de feedback van de werf, uw planning voor de komende drie tot zes weken en uw masterschema naadloos op elkaar laat aansluiten. Op die manier verzamelt u in enkele klikken alle gegevens die u nodig hebt om uw project tegen een claim te beschermen.

En zo kost het u maar één of maximaal twee uur meer om een claim te behandelen, in plaats van weken of zelfs maanden. Zo’n oplossing is bijzonder krachtig en kan dan ook een enorme last van uw schouders nemen. Maar nog eens: dit lukt alleen met een specifiek platform voor de bouwsector dat ervoor zorgt dat uw programma op elk moment de realiteit op het terrein betrouwbaar weergeeft.

Bouwgeschillen voorkomen

Voorkomen is altijd beter dan genezen. Het is daarom belangrijk om altijd alle mogelijke problemen op de werf te registreren, zodat u potentiële geschillen lang op voorhand kunt voorspellen. Zoals we eerder al vertelden, zijn digitale oplossingen op maat van de bouwsector uw beste bondgenoot bij deze uitdagende opdracht.

Eigenlijk zijn er drie belangrijke manieren waarop software voor de bouwsector u als projectverantwoordelijke helpt uw projecten te beschermen. We vatten ze kort samen:

1. Bouwsoftware is uw link met de ploegbaas op de werf

Uw ploegbaas is uw rechterhand en moet u helpen om uw bouwproject tegen elke claim te beschermen. Hij inspecteert bijna dagelijks de volledige werf om na te gaan of alles volgens planning verloopt.

Elk probleem dat hij daarbij vaststelt, moet hij zo snel mogelijk aan u melden (in de vorm van een gedetailleerd verslag en foto’s van het incident), zodat u het kunt oplossen voordat de situatie helemaal uit de hand loopt.

Uw ploegbaas kan u met andere woorden veel bezoeken aan de werf besparen. Maar dan is het wel belangrijk dat jullie op dezelfde golflengte zitten. Net op dat punt speelt software die samen met de bouwsector werd ontwikkeld, een essentiële rol.

Dankzij specifieke oplossingen voor de bouwsector (zoals LetsBuild) kunt u er altijd op rekenen dat de recentste updates van op het terrein, samen met de bijbehorende foto’s en toelichtingen, op de juiste manier aan uw korte- en uw langetermijnplanning worden gelinkt. Deze eenvoudige maar essentiële oplossing kan u dagen of zelfs weken onderzoekswerk in de toekomst besparen als u dan toch met een geschil te maken zou krijgen.

Dat is ook de reden waarom tools zoals WhatsApp, e-mail en Excel – hoe goed ze ook zijn – niet geschikt zijn voor dit soort werkomgevingen. Ze werden gewoonweg niet ontworpen voor zulke tijd- en geldgevoelige processen.

2. Bouwsoftware neemt de administratieve druk weg

We vertellen wellicht niets nieuws wanneer we zeggen dat het documenteren van alle problemen op de werf heel wat administratief werk en stress met zich brengt. Dat heeft alles te maken met de enorme hoeveelheid informatie die bij elk bouwproject moet worden verwerkt.

Dat leidt ertoe dat projectverantwoordelijken soms tot 40% van hun werktijd besteden aan doelloze vergaderingen en onnodige telefoongesprekken. En alsof dat nog niet genoeg is, moeten ze vaak nog een aantal rapporten en updates op verschillende platforms of zelfs handgeschreven nota’s op whiteboards verwerken.

Zo’n aanpak zet de deur open voor fouten en misverstanden. Het gevolg? Projectverantwoordelijken zien het grootste deel van hun tijd opgaan aan taken die eigenlijk met enkele muisklikken zouden kunnen worden uitgevoerd.

Stelt u zich nu eens een situatie voor waarin een projectverantwoordelijke snel een geschil rond een project probeert op te lossen, op de traditionele, stresserende manier. In die omstandigheden is het best mogelijk dat alle werkzaamheden een hele tijd moeten worden stopgezet tot alle nodige informatie is verzameld. En dat is dan nog in de veronderstelling dat al die gegevens werden geregistreerd en nog beschikbaar zijn.

Alle kritieke updates (toelichtingen, vragen, foto’s) in een open datasysteem opslaan bespaart alle betrokken partijen niet alleen uren werk, maar ook veel frustratie. Op elk moment kunnen ze alle wijzigingen terugvinden via een automatisch geüpdatet auditspoor dat in de cloud wordt bijgehouden. Zoiets krijgt u niet voor mekaar met WhatsApp of Excel. Specifiek voor de bouwsector ontworpen apps en platforms bieden wel die mogelijkheid.

3. Bouwsoftware helpt u helder en continu te communiceren

Bouwprojecten kunnen snel totaal onoverzichtelijk worden als de betrokkenen niet kunnen samenwerken en cruciale updates niet onmiddellijk kunnen uitwisselen. Bouwsoftware kan uw ogen en oren op de werf zijn en helpt u om meteen op kritieke aanvragen te reageren.

Het kan dan gaan om een claim van de klant of een taak die een van uw onderaannemers over het hoofd heeft gezien. De mogelijkheid om dit soort informatie realtime te delen bespaart alle betrokken partijen heel wat heen-en-weercommunicatie en helpt een geschil in de kiem te smoren. En dat is van het hoogste belang als u wilt vermijden dat uw project plots vastloopt.

Nu u dat weet, is het duidelijk dat vertrouwen op gegevens zonder context nefast kan zijn voor uw projecten. Met ‘zonder context’ bedoelen we dan gegevens die niet gekoppeld zijn aan uw planning voor de komende drie tot zes weken en uw masterschema. Die onderlinge link is wat alles samenhoudt.

Uiteindelijk is dat de reden waarom het zo belangrijk is om uw projecten in goede banen te leiden met een tool die specifiek voor de bouwsector werd ontwikkeld. Want WhatsApp is misschien wel leuk om een bericht naar vrienden of familie te sturen, maar voldoet absoluut niet om de vooruitgang van bouwprojecten te volgen en er verslag over uit te brengen.

Uw project beschermen? Leer het van professionals uit uw sector

Het is intussen wellicht duidelijk dat informatie van essentieel belang is in de bouwsector. Het welslagen van uw projecten is afhankelijk van hoe snel u kritieke problemen opmerkt, ze aan de juiste mensen meldt en een oplossing voorziet.

Een digitale tool die specifiek voor de sector werd ontwikkeld, kan u helpen om dit doel te bereiken zonder dat u verloren loopt in een onoverzichtelijke massa informatie.

Bij LetsBuild willen we u helpen om eindeloze geschillen te voorkomen en om betere resultaten te boeken dankzij betere communicatie binnen uw team.

Download daarom zeker onze ‘deliver on time’-gids. Klik op de knop hieronder om uw gratis exemplaar binnen te halen: