Claims in de bouw efficiënter beheren

In de bouw is documentatie altijd doorslaggevend. Als projectverantwoordelijke moet u op elk moment in staat zijn om kritieke gegevens op te halen waarmee u claims in verband met uw projecten efficiënt kunt beheren.

De kleinste fout kan snel ontsporen. Voor u er erg in hebt, bent u in de weer met claims die uw project kunnen tegenhouden en u duizenden euro’s kunnen kosten. Het spreekt dus voor zich dat uw programma te allen tijde de realiteit moet weerspiegelen. U kunt het zich niet veroorloven om details over het hoofd te zien of onjuiste gegevens voor te leggen. Logisch, toch?

Nou, helaas het is niet zo eenvoudig als het klinkt. Zeker als u de verkeerde tools gebruikt. U kunt snel bedolven worden onder het administratieve werk door te veel handmatige processen en een gebrekkige communicatie tussen de verschillende teams.

Hoe vaak bent u elke dag op de bouwwerf moeten langsgaan om er zeker van te zijn dat alles volgens plan verloopt en problemen worden gemeld zoals het hoort? En hoe vaak hebt u al niet verlangd naar een meer directe communicatielijn met uw ploegbaas om die tijdrovende bezoeken aan de werf achterwege te kunnen laten?

U weet namelijk donders goed dat een volledige inspectieronde van de bouwwerf wel twee uur in beslag kan nemen. Twee uur waarin u heel de werf moet rondlopen en elk opgemerkt pijnpunt nauwkeurig moet documenteren. Anders loopt u het risico dat u niet behoorlijk op claims reageert.

En dat is nog maar een deel van het verhaal. Zeker omdat een claim van een klant of een onderaannemer kan uitmonden in dagen of zelfs weken zoeken naar die ene foto of e-mail die aantoont dat de vertraging niet aan u te wijten is. 

Dat proces gaat ongetwijfeld gepaard met veel stress en frustratie. En het ergste van de zaak? Doordat u zo veel tijd in administratie moet stoppen, komt u niet toe aan het eigenlijke werk – net datgene wat u ertoe heeft bewogen om voor deze sector te kiezen.

Maar het is niet uw schuld, echt niet. U hebt de verkeerde wapens gekregen om deze strijd aan te gaan. De tools die u gebruikt voor dit veeleisende proces, zijn niet voor de bouwsector bestemd. Dat maakt het voor u nog moeilijker om projectclaims efficiënt tot een goed einde te brengen. 

Drie manieren waarop een bouwspecifieke tool uw project behoedt voor claims

Het zal intussen duidelijk zijn waarom een digitale tool op maat van de bouw een betere keuze is voor projectverantwoordelijken die de controle over hun projecten willen behouden en kostbare, tijdrovende claims willen vermijden.

Dit zijn zonder meer de drie voornaamste redenen waarom een bouwspecifieke tool handig is om projectclaims op een slimmere en effectievere manier te beheren:

1.   De projectverantwoordelijke en de ploegbaas zitten op dezelfde golflengte

Als projectverantwoordelijke moet u voortdurend vlot communiceren met uw ploegbaas op de bouwwerf om ervoor te zorgen dat alle problemen worden vastgelegd en aangepakt zodra ze zich voordoen.

Het punt is dat meldingen via WhatsApp, e-mails en notities op whiteboards hun doel vaak voorbijschieten en de coördinatie tussen de projectverantwoordelijke en de ploegbaas net hinderen. De reden ligt voor de hand: deze tools zijn niet ontworpen voor (tijd)gevoelige bouwprocessen. Daarom bestaat er altijd een risico op misverstanden, belangrijke informatie die verloren gaat en late reacties.

In dit geval kan een bouwspecifieke digitale oplossing een groot verschil maken. Met een platform zoals LetsBuild sluiten alle updates goed aan op het drie- tot zeswekenplan én het masterschema. Zo kunt u moeiteloos teruggaan om foto’s, opmerkingen en berichten te vinden die aan specifieke taken zijn gekoppeld. Hierdoor verspilt u geen tijd met zoeken in eindeloze e-mailconversaties of afbeeldingsmappen.

Bovendien kan een ploegbaas op de bouwwerf zelf problemen documenteren zonder vrees dat hij na zijn lange inspectieronde belangrijke informatie over het hoofd heeft gezien.

Dat biedt projectverantwoordelijken enorm veel flexibiliteit, omdat ze live updates ontvangen en meteen opmerkingen en suggesties kunnen terugsturen. Overbodige werfbezoeken? Die zijn verleden tijd. Ze kunnen efficiënter omspringen met hun tijd en weten op elk moment duidelijk wat er op zich het terrein afspeelt. En dat is goed voor hun gemoedsrust.

2.   De informatie is erg duidelijk

Bouwprojecten kunnen heel snel ontsporen. Dat ligt natuurlijk aan de enorme hoeveelheid informatie die erbij komt kijken. Dan is het al snel duidelijk waarom projectverantwoordelijken en -teams toegang moeten hebben tot dezelfde informatie. Alleen dan zitten ze op dezelfde golflengte en kunnen ze potentiële claims aanpakken nog voor die zich voordoen.

Helaas is dat niet altijd het geval, zeker als projectverantwoordelijken voor tools kiezen die niet specifiek voor de bouwsector ontwikkeld zijn. Doorgaans verliezen ze zo de problemen uit het oog die in een claim kunnen uitmonden. Het gevolg? Ze lopen voortdurend achter de feiten aan in plaats van vooraf op de problemen te kunnen inspelen.

Een digitale tool op maat van de bouwsector zorgt wel voor deze waardevolle duidelijkheid die broodnodig is voor alle projectdeelnemers. Doordat u alles onmiddellijk kunt documenteren, behoren onaangename verrassingen tot het verleden. Informatie wordt sneller uitgewisseld en u hoeft niet te vrezen voor onvoorziene claims van uw onderaannemers of klant. 

En nogmaals, zo’n tool bespaart u hopen tijd en helpt u de overmatige administratieve werklast af te bouwen. Afhankelijk van de claim kon het dagen, weken of zelfs maanden duren om alle juiste informatie te verzamelen en behoorlijk te reageren op de klacht.

Dat is nu voorbij: met een bouwspecifiek platform en een mobiele app (zoals LetsBuild) is deze klus in één of hoogstens twee uur geklaard. En het geheim achter deze verschuiving is dat alle informatie wordt vastgelegd, opgeslagen en gekoppeld aan de juiste taken.

Kortom, u kunt op elk ogenblik en in een paar klikken alle opmerkingen, foto’s en wijzigingen ophalen over de claim waarop u reageert. Daarom is documentatie zo belangrijk. Het is ook de reden waarom u een bouwspecifieke tool nodig heeft.

3.   De teams communiceren vlot met elkaar

Nadat u alle problemen op de bouwwerf behoorlijk hebt vastgelegd, is het tijd om ze te mee te delen aan de andere belanghebbenden. Als we het over claims hebben, kan dat een onderaannemer zijn met wie u samenwerkt, de klant of allebei. Zo kunt u de problemen die zich voordoen snel aanpakken en uw project deblokkeren.

Het is dus van groot belang dat incidenten en veranderingen snel worden meegedeeld aan alle deelnemers aan het project. Maar een update ontvangen zonder enige context zal het verschil niet maken. De link naar de planning op drie tot zes weken en het masterschema is nodig.

Wanneer u als projectverantwoordelijke gebruikmaakt van tools zoals WhatsApp en Excel, is dat een hele opgave. Zo is het mogelijk dat u de verzamelde informatie via e-mail moet bezorgen of dat u het volledige project moet afdrukken en de vooruitgang handmatig moet volgen. Die aanpak leidt bijna als vanzelf tot fouten en garandeert niet dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. Met andere woorden, als projectverantwoordelijke hebt u geen gemoedsrust.

Een bouwspecifieke digitale tool loodst u door dit proces en houdt iedereen op dezelfde golflengte. Hoe? Doordat u werkt in een ecosysteem van open data waarin alle informatie veilig is opgeslagen en te allen tijde beschikbaar is voor alle betrokkenen.

Deze datagestuurde manier van werken bevordert de opvolging en behoedt u voor claims die uw project kunnen doen ontsporen.  

Kijk waar u staat met onze gids ‘Deliver on Time’

Bouwprojecten zijn er van elke omvang en reikwijdte. Maar wat uiteindelijk telt, is hoe we over kritieke punten communiceren. Dankzij een betere documentatie kunt u met een gerust gemoed reageren op claims en verloopt uw project zonder haperingen.

Helaas verliezen heel wat projectverantwoordelijken nog altijd veel tijd met handmatig opgestelde vooruitgangsrapporten en voortdurende werfbezoeken, talloze e-mails en onnodige telefoontjes om alles wat zich op het terrein afspeelt te proberen volgen.

Graag helpen we u projectclaims efficiënter te beheren, de projectcommunicatie te verbeteren en uw project met succes op te leveren. Klik daarom op onderstaande knop om onze gedetailleerde handleiding gratis te downloaden: