Collaboratieve planning bij bouwprojecten: laat uw teams naadloos samenwerken

Wat betekent collaboratieve planning in de bouwsector?

Bouwprojecten vormen complexe uitdagingen. Heel wat belanghebbenden moeten hierbij samen naar een gemeenschappelijk doel toewerken, zonder de kortermijn- en de langetermijnplanning van het project uit het oog te verliezen.

Alle taken, activiteiten ter plaatse en bestellingen van materiaal zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Daardoor kan de kleinste fout of het minste misverstand het volledige project al snel tot stilstand doen komen, met alle gevolgen van dien voor het budget en de planning.

Het is dan ook niet zo moeilijk om te begrijpen waarom collaboratieve planning bij dit soort projecten zo belangrijk is. Alle teams, met inbegrip van de klant en de onderaannemers, moeten vlot met elkaar kunnen communiceren en blindelings kunnen vertrouwen op de recentste informatie over de werken.

Helaas is dit niet altijd zo eenvoudig als het klinkt. Projectmanagers en hun teams moeten zich vaak door een stapel gegevens worstelen zonder dat ze daarbij zicht hebben op de context. Of met andere woorden: ze krijgen te maken met gegevens die niet gekoppeld zijn aan de planning voor drie tot zes weken en het masterschem. Uitgerekend op dat punt kan een project flink uit de hand lopen.

In sommige gevallen verspillen projectverantwoordelijken tot 40% van hun werkdag aan het opzoeken van updates, het bijwonen van onnodige vergaderingen en het opstellen van eindeloze rapporten die misschien meteen al achterhaald zijn. Niemand wil op zo’n manier werken en niemand gaat in de bouwsector aan de slag om met dat soort praktijken te worden geconfronteerd.

Gelukkig is het tegenwoordig mogelijk om dankzij de digitalisatie overtollig administratief werk te beperken en om de projectmedewerkers realtime met elkaar te laten samenwerken. Toch is er één probleem. In veel gevallen vertrouwen projectverantwoordelijken en andere projectdeelnemers op de verkeerde tools om die potentiële voordelen volop te benutten.

WhatsApp-meldingen, e-mails, Excel-spreadsheets en telefoongesprekken zijn efficiënte middelen om mensen live met elkaar te laten communiceren … alleen zijn ze niet geschikt voor de bouwsector. Zelfs als u erin slaagt om uw update realtime in te dienen, zijn vertragingen of fouten niet uit te sluiten. Gewoonweg omdat uw update niet aan de recentste liveplanning is gekoppeld. Kortom, zelfs met de bovenstaande hulpmiddelen weten projectverantwoordelijken onmogelijk of hun programma de realiteit op het terrein weerspiegelt.

Het spreekt voor zich dat zoiets volledig indruist tegen het concept van collaboratieve planning in de bouwsector en dat projecten daardoor zwaar kunnen worden gehypothekeerd.

Gelukkig kan het ook anders. Specifieke tools voor de bouwsector, gestandaardiseerde digitale processen en een vlekkeloze samenwerking tussen de werf en het kantoor kunnen echt een verschil maken en voorkomen dat uw project ontspoort.

Op naar een succesvolle collaboratieve planning in drie stappen

Hoe laat u uw teams naadloos samenwerken en levert u uitmuntende bouwprojecten op – op tijd en volgens budget? We zetten de belangrijkste drie stappen graag op een rijtje.

1. Beperk het administratieve werk

Het zal intussen al duidelijk zijn dat administratief werk een van de grootste bedreigingen vormt voor het welslagen van een bouwproject. Doordat bepaalde digitale tools niet echt geschikt zijn voor dit soort werk, werken veel projectverantwoordelijken en projectdirecteurs liever met handgeschreven updates en vorderingsstaten om hun projecten tegen dure claims te beschermen.

Maar op lange termijn is dit geen leefbare strategie. Bovendien kan deze manier van werken ernstige gevolgen hebben voor de manier waarop de projectdeelnemers samenwerken en hun taken tot een goed einde brengen. Een gefragmenteerde communicatieworkflow kan er snel toe leiden dat iedere belanghebbende een verschillende versie van het programma in handen krijgt, waardoor ernstige problemen en pijnlijke misverstanden kunnen ontstaan.

Dat is de reden waarom een open en zeer collaboratief gegevensecosysteem onmisbaar is. Dit ecosysteem moet realtime worden bijgewerkt en alle betrokken partijen moeten er toegang toe hebben. Nog belangrijker: dit systeem moet nauw verbonden zijn met de planning van het project. Op die manier kunt u er zeker van zijn dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen en dat problemen vroegtijdig worden ontdekt voordat ze onbeheersbaar dreigen te worden.

2. Bezorg uw team de juiste tools

Ernaar streven om de overtollige administratieve last van uw project te beperken is één ding. Maar dat ook doen is nog een ander verhaal. Zoiets lukt alleen met de juiste tools. Het is daarom belangrijk om te investeren in tools die speciaal voor de bouwsector werden ontwikkeld.

Sommige mensen in de bouwsector denken dat elk tool waarmee ze realtime een update kunnen invoeren, geschikt is voor hun werk. Dat klopt niet.

Werkelijk alle belanghebbenden van uw project moeten verbonden zijn en precies weten waar ze staan. Anders – zelfs als ze live feedback ontvangen – moeten ze nog altijd in tien verschillende richtingen updates opzoeken en zich door talloze spreadsheets of zelfs handgeschreven nota’s op whiteboards worstelen om te controleren of de informatie die ze hebben ontvangen, wel klopt.

Hoe goed iemand ook is in zijn job, zo’n manier van werken zal uiteindelijk uitmonden in verkeerde beslissingen. Zo komt die persoon onnodig onder druk te staan en verliest hij in sommige gevallen zelfs volledig het overzicht.

Het is dan ook gemakkelijk te begrijpen hoe cruciaal tools op maat van de bouwsector zijn om collaboratieve planning in uw projecten in te voeren en om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden verbonden blijven en op een harmonieuze manier met elkaar samenwerken.

3. Investeer in standaardisatie

Sommige mensen in de bouwsector menen misschien dat teams overtuigen om gestandaardiseerde processen, systemen en werkpraktijken na te leven onbegonnen werk is. Velen denken dat ieder zijn eigen manier van werken heeft en daar niet van wil afwijken.

Maar in de praktijk blijkt dat heel goed mee te vallen. Ongeacht de omvang of het doel van uw bouwproject mag u stellen dat 80 % van het proces altijd hetzelfde is. Als u dat weet, is het duidelijk dat u enorme kansen op reproduceerbaarheid en een hogere productiviteit in uw projecten laat liggen wanneer u nalaat om uw systemen en processen te standaardiseren. Eenvoudig gesteld: oefening baart kunst. Wanneer u een proces telkens opnieuw herhaalt, zult u vroeg of laat merken waar het nog wat beter kan en zult u daar ook iets aan doen.

Deze consequente herhaling van vooraf ontworpen en gestandaardiseerde processen in combinatie met specifieke digitale oplossingen voor de bouwsector zal de samenwerking binnen uw projecten ten goede komen. Bovendien wordt het zowel voor u als projectverantwoordelijke als voor uw teams gemakkelijker om het bouwproces onder controle te houden en daar vlot over te communiceren.

U hoeft zich dan ook geen zorgen meer te maken over de vraag hoe snel uw team zich aan een nieuwe digitale manier van werken zal aanpassen. Toegegeven, sommige medewerkers zullen aanvankelijk wat meer tijd nodig hebben om zich aan te passen. Maar als uw teams in staat zijn om met een smartphone te werken en mobiel te bankieren, is er geen enkele reden om aan te nemen dat ze niet overweg zouden kunnen met een app die hun leven op de werf veel gemakkelijker zal maken.

Op tijd en volgens budget – lever topprojecten op dankzij een betere samenwerking!

Wie een succesvolle collaboratieve planning wil opstellen, moet drie cruciale elementen met elkaar weten te combineren: mensen, processen en tools. Als dat lukt, kunt u kritieke problemen tot zeven keer sneller oplossen.

Dat is de reden waarom specifieke tools voor de bouwsector en gestandaardiseerde processen zo’n groot verschil kunnen maken voor uw projecten – vandaag én morgen.

Om u te helpen op deze uitdagende tocht, hebben we een gedetailleerde gratis gids opgesteld waarin we verklappen hoe u vertragingen in uw bouwprojecten beperkt door de communicatie tussen uw teams gevoelig te verbeteren.

Klik op de knop hieronder om de gids te downloaden: