Constructie projectmanagement 101 – Checklist

Constructie projectmanagement is een waardevolle skill geworden in de moderne wereld van vandaag. Diepgaande technische inzichten, tools, software, technieken en kennis zijn noodzakelijk om de complexe en kwalitatieve bouwprojecten van vandaag te voltooien.

Het managen van complexe data in kruisende taken en teams, betekent ook het bevestigen van een projectverantwoording, het ontwikkelen van een project schema’s en doelen, het onderhouden van projectafspraken, verantwoording van de werknemers en het vermijden van veelvoorkomende projectvalkuilen.

Daarnaast, vallen ook de accountingbasis, budgettering, financiën, organisatie, planning, conflictresolutie en juridische zaken onder de verantwoordelijkheid van de projectmanager. Om deze complexiteiten uit te voeren in een snel-veranderende werkomgeving, heeft een projectmanager een bepaalde skillset nodig en de beschikbaarheid om verschillende projecten en teams aan te sturen.

Constructiemanagement 101

Technisch gezien definieert het Projectmanagement instituut (PMI) projectmanagement als “De kunst om menselijke en materialistische middelen te dirigeren en coördineren doorheen de levensduur van een project, door gebruik te maken van moderne managementtechnieken en om vooraf bepaalde doelen te behalen op het gebied van visie, kosten, tijd, kwaliteit onder andere.”

Voor de definitie van constructie projectmanagement, is het eigenlijk de PMI definitie in de context van constructie. Dit omvat alle planning, coördinatie, processen en controle over de ontelbare hoeveelheid aan taken die betrokken zijn in een constructieproject. Dit kan ook gaan over elk soort bouwproject – residentieel, commercieel, institutioneel, industrieel, burgerlijk, agrarisch of het milieu.

Het managen van een bouwproject is een gecompliceerde rol die zich bezighoudt met complexe en variërende taken. Een constructie projectmanager moet beschikking hebben over communicatie en kennis vaardigheden met betrekking tot bouwprocessen en probleemoplossing.

De constructie projectmanager

Constructie projectmanagers zorgen ervoor dat een project volgens het plan loopt. Zij overzien dat het project op tijd en binnen budget gebouwd wordt, in overeenkomst met bepaalde specificaties en bouwregulaties.

Als onderdeel van hun job omschrijving zijn ze verantwoordelijk voor, onder andere, het specificeren van scopes, budgets en schema’s, het kiezen van onderaannemers en werknemers, het ontwikkelen van communicatiestrategieën tussen stakeholders, en het oplossen van conflicten.

Constructiemanagement certificatie-instellingen hebben 120 verantwoordelijkheden van een constructiemanager geïdentificeerd, welke gecategoriseerd zijn in zeven categorieën.

•    Projectmanagement planning
•    Kostenmanagement
•    Tijdmanagement
•    Kwaliteitsmanagement
•    Contract administratie
•    Veiligheidsmanagement
•    Constructiemanagement praktijken

Na het voltooien van de designfase vervolgt er een biedproces, dat de constructiemanagers toestaat om aannemers toe te wijzen aan een project.

Het selectieproces bevat één van deze drie veelgebruikte methodes: laag-bod selectie, beste-waarde selectie, kwalificatie-gebaseerde selectie. Aannemers verwerken het keuzeproces, wiskunde, tekenen, personeelszaken, publieke veiligheid, tijds-, kosten- en kwaliteitsmanagement.

De basis

Constructie projectmanagement is geen simpele taak – een constructie projectmanager moet bekend zijn met financiële zaken, bemiddeling, wetgeving en andere disciplines.

Een constructie managementproject begint met een projecteigenaar die de projectinformatie deelt naar de aannemers en onderaannemers, om vervolgens biedingen te krijgen. Aannemers en onderaannemers geven project eigenaren hun kostenbegroting voor het voorgestelde project. Dit proces kan open zijn (door alle aannemers uit te nodigen) of gesloten (door enkele een selectief aantal aannemers uit te nodigen).

Zodra de projecteigenaar alle biedingen heeft ontvangen, wordt er een aannemer geselecteerd, gebaseerd op het goedkoopste bod, de beste kwalificaties of het beste waarde voordeel voor het bedrijf. Vervolgens worden er betalingsovereenkomsten gemaakt, welke forfaitaire (meest voorkomende contracten), kost-plus-prijs, gegarandeerd maximumprijs of eenheid prijs.

Het biedproces blijft onveranderd met verschillende soorten constructieprojecten. De verdienmodellen, echter, komen in twee variaties – oftewel ‘ontwerpen – bieden – bouwen’, waar de projecteigenaar een aannemer kiest na de ontwerpfase, of ‘ontwerpen – bouwen’, waar zowel de ontwerp- als de constructiefase door dezelfde aannemer voltooid worden.

Het proces

De constructiefase begint zodra het biedproces voltooid is. Er zijn verschillen in de fases van een constructieproject wanneer het vergeleken wordt met traditioneel projectmanagement, maar, dezelfde principes worden aangehouden. Het Project Management Instituut heeft vijf fases ontwikkelt voor het managen van een project, waar alle projectmanagers van op de hoogte zouden moeten zijn.

Initiatie

Aan het begin van elk project moet er een business case gemaakt worden, welke geëvalueerd moet worden om de haalbaarheid van het project vast te stellen. Stakeholders zullen vervolgens haalbaarheidsonderzoeken verrichten. Zodra de haalbaarheid is vastgesteld, en alle stakeholders en partijen het eens zijn over de projectvoortgang, zal er een project initiatie document (PID) opgesteld worden, welke de business case en bedrijfsbehoeftes omvat.

Planning

Na initiatie zal het projectteam een roadmap maken – het projectmanagement plan (PMP), een formeel document dat de projectexecutie en controle beschrijft. Het PMP archiveert ook de richtlijnen voor de scope, kosten en schema’s. Naast het PMP, worden de volgende documenten ook tijdens de planningsfase gemaakt:

• Scope omschrijving en documentatie, welke de bedrijfsbehoeftes, voordelen, objectieven, resultaten en mijlpalen in kaart brengt.
• Werkomschrijving structuur, welke een visuele representatie is van de scope omschrijving tot handelbare stukken.
• Communicatieplan, welke communicatierollen definieert, en tools en methodes die nodig zijn om de communicatie doelen en objectieven te bereiken. Aangezien er verschillende teams zijn, met verschillende communicatiestijlen, zal het communicatieplan een basis kader uitlijnen om iedereen op hetzelfde pad te brengen en meningsverschillen en conflicten te vermijden.
• Risicomanagementplan, welke de mogelijke risico’s identificeert zoals tijdsoverschrijdingen, kostenbegrotingen, bezuinigingen, regulatieveranderingen, etc…

Executie

Al het werk begint in deze fase. Na de kick-off, deelt het projectteam de verschillende taken en activiteiten uit aan de verschillende stakeholders. Ook de beschikbare middelen worden toegewezen, de plannen worden uitgevoerd, de volgsystemen worden gestructureerd, het projectschema wordt bijgewerkt en het projectplan wordt verfijnd.

Prestatie en toezicht houden

Zodra de executie wordt uitgevoerd, volgt ook de toezicht-houden fase. Naargelang het project bevordert, wordt de bouw vooruitgang en -prestatie gemeten om te kijken of alles volgens het projectmanagement plan verloopt.

Sluiting

De laatste fase is projectafsluiting. Een evaluatie bijeenkomst wordt normaal gehouden om te evalueren wat goed en slecht ging. Het team genereert een lijst van onafgewerkte taken, calculeert het eindbudget en creëert een sluitend projectrapport.

De constructie project management checklist

Voor beginners in constructie projectmanagement, volgt hier een checklist voor de meest redelijk grote bouwprojecten.
Scope

• Bevat de opdrachtomschrijving het doel van het project, de scope van het werk, en worden er enige relevante documenten geïdentificeerd die het project begeleiden (bv: projectplan, educatiebeschrijving)?
• Hebben alle relevante stakeholders de benodigde input geleverd voor de ontwikkeling van de opdrachtomschrijving?
• Hebben de klant en de stakeholders de opdrachtomschrijving goedgekeurd?
• Zijn alle taken duidelijk beschreven die nodig zijn om het project te voltooien, met betrekking tot wie welke taken en jobs zal uitvoeren, inclusief alle benodigdheden van de klant?
• Zijn alle projectbenodigdheden (projectomschrijving, budget, tijdsplanning) klaar om op te halen?
• Zijn de mogelijke valkuilen die een invloed kunnen hebben op de projectoplevering geïdentificeerd?

Bemiddeling

• Welke projectbemiddeling methodes (bv: forfaitaire prijs, kost-plus-prijs, gegarandeerd maximumprijs of eenheid prijs) is geselecteerd?
• Is de selectie van architecturen, ingenieurs en andere consultants uitgevoerd?
• Zijn alle benodigde disciplines en specialistische adviseurs geïncludeerd in het projectteam?
• Zijn alle toepasselijke contracten uitgevoerd tussen de klanten en consultants?
• Worden alle contractuele voortgangsbetalingen naar consultants verwerkt?
• Hebben de klant en stakeholders de benodigdheden en tijdsmanagement van materialen en diensten geleverd, en zijn deze geïncludeerd in de projectprogramma’s?
• Zijn haalbaarheidsstudie rapporten, sketch tekeningen en werktekeningen compleet, gecoördineerd, gecheckt en getekend volgens de juiste timing?
• Worden de aanbestedingen, aanbevelingen en aannemer afspraken correct afgehandeld?
• Zijn alle contractdocumenten getekend?
• Worden de inspectievereisten van consultant vervuld en worden de juiste instructies doorgegeven aan aannemers na het uitvoeren van meetings en inspecties?
• Worden variaties and contract instructies uitgevoerd op een tijdige basis?
• Wordt de projectvoltooiing en het overdrachtsproces nauwkeurig beheerd?
• Worden probleembemiddeling, contractontwijking en liquidatie correct onder toezicht gehouden?

Kosten

• Worden de kostenbegroting en het projectbudget nagekeken en beheerd?
• Zijn de mogelijke kostenproblemen vroegtijdig gemarkeerd en gediscussieerd met de stakeholders?
• Zijn de kosten gerelateerd aan variaties en projectvertraging nagekeken?
• Worden contractuele betalingen aan aannemers tijdig verwerkt?
• Zijn de strategieën om het projectbudget te onderhouden, wanneer de kostendruk stijgt, intact?

Kwaliteit

• Zijn de klantkwaliteitsstandaarden goed geformuleerd en begrepen door de consultants?
• Zijn de kwaliteitsstandaarden noodzakelijk voor de consultants en aannemers die gevolgd worden?

Risico

• Worden alle projectrisico’s geïdentificeerd en zijn er voorbereide plannen om deze aan te pakken?

Tijd

• Heeft het projectteam een projectprogramma uitgewerkt en zijn de strategische kernactiviteiten geïdentificeerd?
• Wordt het project programma bijgehouden en geüpdatet indien nodig, en worden tijdige materiaal- en dienstenleveringen van derde partijen gemarkeerd?
• In het geval van vertragingen, zijn er duidelijke strategieën om het projectprogramma tot stand te houden?

Communicatie

• Zijn er consultatieve mechanismes (projectmeetings, rapportprocessen) doorheen het gehele bouwproces?
• Zijn de goedkeuringsmechanismes voor verschillende doeleinden opgezet met de geschikte autoriteiten?
• Zijn de regerings- en vergunningsgoedkeuringen gecheckt, gearchiveerd en beheerd?
• Zijn de vergaderingsnotulen gerapporteerd aan de juiste stakeholders?
• Worden reguliere voortgangsrapporten over bepaalde onderdelen periodisch bijgehouden (kosten gerelateerd aan het budget, projectplanvoortgang)?
• Verstaan alle teamgenoten hun rol en verantwoordelijkheid, en verzekeren zij hun aangaande samenwerking?

De rol van de constructie projectmanager is sinds kort een specialistische rol, welke een waardevol voordeel geeft aan een bouwproject. Het is de projectmanager die beslissingen maakt in het toewijzen van de activiteiten van de checklist, en ervoor zorgt dat de klantinteresses vervuld worden.

Vul deze constructiemanagement checklist aan met een gratis te downloaden e-book over het verhogen van de efficiëntie en productiviteit op de bouwwerf.