Dagelijkse voortgangsrapporten in de bouw: administratief werk terugsnoeien

Wat is een dagelijks voortgangsrapport in de bouw?

Elke dag is een nieuwe dag op een bouwwerf, en de betrokkenen moeten op de hoogte worden gehouden van wat er gebeurt. Dagelijkse voortgangsrapporten zijn een van de gemakkelijkste manieren om dit te doen.

Gratis gids: Hoe dring ik bouwvertragingen met meer dan 20 % terug?

Deze rapporten kunnen basisinformatie bevatten over wat er die dag is voltooid en kunnen aangevuld worden met interessante details zoals eventuele problemen of ongevallen.

Dagelijkse voortgangsrapporten moeten nauwkeurig worden ingevuld zodat er vlotte communicatie is om naar te verwijzen in geval van aansprakelijkheidskwesties of juridische geschillen in de toekomst.

Maar voortgangsrapporten kunnen ook veel administratief werk meebrengen voor projectverantwoordelijken, afhankelijk van de tools die ze gebruiken in hun projecten. We overdrijven niet als we zeggen dat projectverantwoordelijken tot 40 % van hun dag besteden aan het schrijven van rapporten, het bijwonen van vergaderingen en het achternahollen van mensen op de werf voor updates.

Het is dan ook heel begrijpelijk dat onder dergelijke omstandigheden werken een directe impact kan hebben op het voortgangsrapporteringsproces en voor veel stress en frustratie kan zorgen bij de projectverantwoordelijke en zijn teams.

Met andere woorden, er is een paradigmaverschuiving nodig voor de manier waarop bouwteams met elkaar communiceren en in verbinding staan. Maar daarvoor moeten de digitalisering en standaardisering als prioriteiten worden gezien.

Waaruit moet een dagelijks voortgangsrapport in de bouw bestaan?

Hoewel de inhoud van een dagelijks voortgangsrapport het voorwerp is van discussie, stelden we een lijst op met items die er naar onze mening wel of niet op moeten staan. Zo vergemakkelijkt u de verbinding tussen directie en werf en zorgt u ervoor dat alle betrokkenen op één lijn blijven.

Dit zijn in een notendop de 10 punten die in elk dagelijks voortgangsrapport vermeld moeten worden:

• Datum: De datum waarop het dagelijkse voortgangsrapport wordt geschreven en ingediend.
• Weersomstandigheden: Een overzicht van de weersomstandigheden op de werf.
• Omstandigheden op de werf: Een overzicht van de omstandigheden op de werf.
• Beschikbare middelen: Informatie over de werknemers, apparatuur en materialen die die dag nodig kunnen zijn.
• Status van de uitgevoerde werkzaamheden: Feedback over het werk dat die dag is uitgevoerd en de huidige status van het project.
• Werkonderbrekingen of vertragingen: Eventuele onderbrekingen of vertragingen die misschien een invloed hadden op het werk van die dag.
• Inventarischecklist: Een lijst van alle items op de inventaris en het benodigde materiaal.
• Overzicht van de risico’s: Eventuele risico’s die van invloed kunnen zijn op toekomstige werkdagen.
• Ongevallenrapport: Een gedetailleerde uitleg van eventuele ongevallen die dag op de werf.
• Aanvullende opmerkingen en notities: Eventuele extra opmerkingen of notities die een invloed lijken te hebben op de ontwikkeling van het project.

3 stappen om een voortgangsrapport te schrijven zonder te verdrinken in administratief werk

Inleiding: Uw teams met elkaar in verbinding brengen en hen onmiddellijk kritieke problemen laten opmerken en uw processen laten volgen zijn cruciaal voor het welslagen van een bouwproject.

Het is inmiddels duidelijk dat het voortgangsrapporteringsproces in de bouw veel moeite en oog voor detail vraagt. Met de juiste tools en strategie kan het gelukkig veel sneller en efficiënter.

Lees meer: Hoe beperk ik administratief werk en eindeloze meetings in de bouwsector?

Mensen, tools en processen zijn de belangrijkste pijlers voor het welslagen van een bouwproject. Als deze drie goed zitten, komt alles in orde.

Hoe kunt u deze verandering het beste aanpakken? Daar hoeft u zich geen zorgen meer over te maken. We geven de drie belangrijkste stappen om komaf te maken met administratief werk in uw voortgangsrapportering:

1. Automatiseer uw rapporteringsproces

Veel projectverantwoordelijken vertrouwen nog steeds op pen en papier om de voortgang van hun vooruitkijkplanning te delen, verslag uit te brengen over de laatste controles en na te gaan of alle activiteiten gekoppeld aan de controles goed worden aangepakt. Deze aanpak maakt de weg vrij voor frequente onderbrekingen, stilstand en in sommige gevallen geschillen.

Voeg daar nog eens covid-19 bij en u begrijpt meteen waarom de bouw op de proppen moet komen met een nieuw normaal en de digitale toer op moet voor de voortgangsrapportering.

Met de juiste tools en processen mag de rapportering over de laatste werfupdates niet meer dan drie klikken in beslag nemen. Alle projectteams krijgen de juiste informatie op het moment dat ze die nodig hebben zodat ze snel slimme beslissingen kunnen nemen en geen knelpunt worden tijdens het rapporteringsproces.

2. Gebruik digitale tools die zijn gemaakt voor de bouw

De automatisering van het voortgangsrapporteringsproces vormt een eerste stap in het beperken van een overmatige administratieve werklast. Maar op zich volstaat die niet. Het gebruik van de juiste digitale oplossingen om realtimerapportering en de verbinding tussen het masterschema en de planning voor de komende drie tot zes weken te verzekeren, is de volgende en mogelijk meest beslissende stap.

Gratis e-boek: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Veel projectverantwoordelijken vertrouwen op tools als WhatsApp en Excel voor hun dagelijkse voortgangsrapportering, in de overtuiging dat die goed genoeg zijn voor het werk dat ze willen laten uitvoeren. Helaas is dat een gevaarlijke weg om in te slaan.

Deze tools zijn misschien perfect voor ons privéleven maar kunnen geen complexe projecten aan en kunnen er niet voor zorgen dat de laatste versie van het bouwprogramma de werkelijkheid weerspiegelt. Integendeel, ze stimuleren communicatie in ‘silo’s’ omdat de informatie die via deze tools wordt gedeeld niet aan het master- en kortetermijnschema is gekoppeld, met miscommunicatie en ernstige fouten tot gevolg.

3. Standaardiseer uw systemen en processen

Velen denken dat elk bouwproject een compleet verschillende wereld is met andere doelen en strategieën. Maar dat klopt niet. 80 % van het bouwproces is altijd hetzelfde en wordt ondersteund door dezelfde onderlinge verbanden, ongeacht het soort project.

Dus heeft elke projectverantwoordelijke er baat bij om zijn systemen en processen te standaardiseren zodat er minder ruimte voor fouten is. De teams van het project zullen altijd weten wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen.

Eenvoudig gesteld: dit zal de tijd die verloren gaat aan heen-en-weergeloop tussen de werf en het kantoor drastisch verminderen en de projectverantwoordelijken gemoedsrust geven. De verantwoordelijkheidszin zal er ook groter op worden aangezien het voor de betrokkenen gemakkelijker zal zijn om de bron van een fout op te sporen en de juiste acties te ondernemen.

Ook hier is het gebruik van de juiste tools enorm belangrijk. Enkel digitale oplossingen die zijn ontworpen voor de bouwsector kunnen dergelijke initiatieven op de lange termijn ondersteunen.

Slechts 35 % van de sector rapporteert over de vooruitgang op het terrein op realtime- of dagelijkse basis

Uit de bevindingen van de Construction Digital Maturity Ladder (CDML)blijkt dat slechts 35 % van de betrokkenen in de bouw in real time (13 %) of dagelijks (22 %) rapporteert over de voortgang.

Er is niet veel nodig om te begrijpen waarom de bouw een van de minst gedigitaliseerde sectoren is, waarom 80 % van de projecten vertraging oploopt en waarom de efficiëntiegraad slechts 30 % bedraagt. Elk bouwproject is een aaneenschakeling van taken, verantwoordelijkheden en betrokkenen. In dit opzicht kan de minste vertraging in één taak leiden tot rampzalige vertragingen voor het hele project.

“Samenwerking, communicatie en een veel meer open aanpak voor het delen van beste praktijken zijn van fundamenteel belang voor onze sector, die goed is voor 10 biljoen euro per jaar, om de verdiende sprong voorwaarts te kunnen maken”, vertelt Ulrik Branner, Executive & Board bij LetsBuild.

Daarom moet de dagelijkse voortgangsrapportering datagestuurd en meer uitgevoerd worden met de juiste digitale technologieën. Op die manier is de sector in staat om digitale hiaten om te buigen in functionele vereisten en een heel nieuw tijdperk voor de bouw in te luiden.

Zorg voor succes door de teams met elkaar te verbinden

Uw teams met elkaar in verbinding brengen en hen onmiddellijk kritieke problemen laten opmerken en uw processen laten volgen zijn cruciaal voor het welslagen van een bouwproject.

Met dit in het achterhoofd hebt u een bouwspecifieke digitale tool nodig die uw inspanningen om onderbrekingen te beperken, de communicatie te stroomlijnen en van ’tijdige leveringen’ een belangrijke gewoonte te maken, kan ondersteunen.

Om u één stap dichter bij uw doel te brengen, brachten we een gedetailleerde gids uit over hoe u succesvol complexe projecten in de bouw kunt leiden en vertragingen kunt beperken zonder overweldigd te worden. En belangrijker nog, zonder aan kwaliteit in te boeten.