10 essentiële verantwoordelijkheden van een bouwprojectmanager

Niet alle bouwprojectmanagers weten altijd precies wat ze aan het doen zijn. Soms worden ze bedolven door massa’s opdrachten en moeten ze communiceren met vele stakeholders.

De bouwprojectmanager is de centrale figuur van het bouwprojectteam. Zonder de projectmanager zal het team zwaar tekortschieten. Stel u voor wat er zou gebeuren als de projectmanager niet weet wat te doen met zijn team?

Dit artikel is bedoeld om huidige en toekomstige bouwprojectmanagers te tonen waar ze aandacht voor moeten hebben. Door de volgende essentiële verantwoordelijkheden te ontwikkelen zullen ze de teams en het globale project beter kunnen beheren. Deze vaardigheden zullen individuele projectmanagers ook helpen om hun loopbaan verder te verdiepen.

Planning

De bouwprojectmanager moet niet alleen zijn werk plannen maar ook de taken voor zijn team opstellen. Een degelijke projectmanager moet het werk voorzien en moet bepalen wat gedaan moet worden voor het voorgestelde project. Tot de verantwoordelijkheden van een projectmanager behoren:

• Werk voorbereiden voor het hele team
• Kosten ramen
• Leveringsschema’s ontwikkelen als wegwijzer voor het bouwteam
• Het project opvolgen indien er nood is aan ingrijpen of toezicht op sommige taken
• Het project in de diepte inspecteren om te bepalen of alles volgens plan verloopt

De laatste tijd werden vele nuttige en handige (smart) tools ontwikkeld om de projectmanager te helpen zijn job nog beter te doen.

Rekruteren, Doorsturen, Superviseren

De projectmanager geldt als de baas op de bouwwerf. De projectmanager is verantwoordelijk om de juiste mensen te vinden om alle opdrachten van een bepaald project af te handelen. Mensen rekruteren en weer doorsturen behoren wellicht tot de moeilijkste opdrachten. Superviseren is de kers op de taart en vaak moeilijk en complex omdat hij aandacht moet besteden aan details die iemand van zijn team over het hoofd heeft gezien. De projectmanager moet de bouwvakkers volledig coördineren en leiden.

E-book: Ontdek hoe u de productiviteit op uw bouwwerf verbetert.

Set Goals

Doelen bepalen is wat de bouwprojectmanagers vaak vergeten te doen. Het is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die de projectmanager gewoonlijk echter overslaat.

De projectmanager moet specifieke doelen stellen, ondertekend door de klant, en dan alles doen om die doelen te bereiken. Bovendien staat de PM in voor toezicht op contractuele prestatievoorwaarden, determineren van de precisie van het werk, naleving van vereisten en leveringsafspraken, enz. Het doel bepaalt hoeveel werknemers en welke types voorraden nodig zijn. Projectmanagers die op alles voorbereid zijn en doelen hebben, blijken aan het einde van de rit gewoonlijk de meest succesrijke te zijn.

OP TIJD

Ik heb in het verleden met diverse bouwprojectmanagers samengewerkt. Velen waren altijd op tijd. Het project was zelfs voor de deadline klaar. Met die mensen werk ik nog altijd samen. Het was niet gemakkelijk om deze types te vinden. De bouwprojectmanagers met wie ik vroeger samenwerkte (maar nu niet meer), waren altijd een week of maand te laat met één project en dat is onaanvaardbaar.

Bij elke job die je binnenhaalt, hoort een specifieke reeks beperkingen en doelstellingen. Er is een enorm tijdskader waarbinnen alles klaar moet geraken. Tijd is cruciaal, want er hangen de bouwer vele boetes boven het hoofd als het project te laat klaar is.

BLIJF BINNEN HET BUDGET

Bouwprojecten zijn commerciële inspanningen. Als projectmanager moet u altijd aan geld denken terwijl u de planning voor het hele project en het werk uitwerkt. Een goede raming is de sleutel. Er bestaat software die u kan helpen de job effectiever gedaan te krijgen.

Bij de start van het project bent ú degene die ervoor moet zorgen dat het team het budget niet overschrijdt. Bekijk de kosten, raam, vergelijk en snoei onnodige kosten weg om binnen de budgetgrenzen te blijven.

HOUD DE KLANT EN UW BAAS OP DE HOOGTE

Op de bouwwerf is er niemand behalve u en uw team. De projectmanager is de baas, maar er is nog een baas boven hem. De meeste projectmanagers regelen alles in hun eentje. Ze vergeten dat ze de klant en hun baas op de hoogte moeten houden van de voortgang van het project. Of — wat ik écht haat — ze houden dingen verborgen voor de klant/baas als iets niet volgens plan verloopt. Hierdoor eindigt het project in een enorme mislukking.

U moet uw baas en de klant bij de ingewijden houden. Dat betekent dagelijkse of wekelijkse rapporten over de jobstatus, uitrusting, leidraad en komende procedures, en alle kwesties die bij het werk zijn opgedoken. Dient zich een probleem aan, dan hoort de projectmanager alle partijen te informeren over het effect ervan op timing en kostprijs, en over zijn plan om dit op te lossen of bij te stellen.

DE CONFLICTMANAGER

Wie de rol van projectmanager speelt, speelt wellicht per definitie ook de rol van conflictmanager. Alles onder controle houden is cruciaal. Soms moet u de rechter zijn die orde eist in zijn rechtbank (bouwwerf).

De bouwprojectmanager lost vele conflicten en disputen op die zich kunnen aandienen op de bouwwerf. Het gaat om diverse vormen van geschillen:

• Tussen collega’s bouwvakkers
• Onderaannemers
• De klant
• Derde partijen
• Binnen het projectmanagementteam

Een geschil dat blijft aanslepen zonder oplossing, kan leiden tot mislukking. Een motor kan slechts soepel draaien als al zijn onderdelen gesmeerd lopen! De sleutel tot succesrijk oplossen van dergelijke kwesties is “de onenigheid in de kiem smoren”. U hebt enkele duidelijke preventieve maatregelen nodig naast een mechanisme om conflicten snel en bestendig op te lossen!

ONTWERPOVEREENKOMSTEN

Al het werk dat in het project uitgevoerd moet worden, hoort te worden opgenomen in een ontwerpovereenkomst, het contract tussen de eigenaar en de bouwer. Dat is het contract dat alle bouwprojectmanagers kennen. De PM moet echter nog meer afhandelen.

Ik heb het over ontwerpovereenkomsten met:

• De architecten
• De leveranciers van materialen
• Onderaannemers (elektriciens, schrijnwerkers, verwarmings- en koelingsprofessionals)
• Andere derde partijen in het project

Het is belangrijk om een ontwerpovereenkomst te hebben met al deze partijen om de hele puzzel die een bouwproject is, te kunnen afronden.

RISICOBEHEER

Dit is een vaardigheid die elke projectmanager moet beheersen om succes te hebben. Risicobeheer was vroeger een helse kluif voor managers. Vandaag is er softwarehulp die hem bijstaat om dit efficiënter te doen. Kennis van de mogelijke risico’s en zowel de bouwer als de klant hierover briefen, kan leiden tot een wederzijds akkoord over de aanpak en/of het delen van het risico.

ANDERE VERANTWOORDELIJKHEDEN

Verantwoordelijkheden die als laatste worden vermeld, zijn daarom niet onbelangrijk: hier volgen nog enkele andere verantwoordelijkheden die een bouwprojectmanager naar succes voeren:

• Bezoeken voor potentiële nieuwe klanten plannen en regelen
• Ervoor zorgen dat elke klant voldoende ondersteuning krijgt en een hechte, duurzame relatie vestigen
• Contacten ontwikkelen met de senior staf, directeurs en andere invloedrijke mensen rondom u
• Ondersteuning coördineren en de training verzorgen

Vul dit nuttige artikel aan met een informatief stuk over de beginselen van het beheer van bouwprojecten. Leer meer met nuttige tips over de raming van de projectkosten.