Excel spreadsheets in de bouwsector: Het is tijd voor iets anders

Dat de bouwsector verslaafd is aan Excel, is geen geheim. In onze recente enquête over projectuitvoering gaf 85 % van de ondervraagden toe dat ze hun kortetermijnplannen in Excel maken en dat ze tot 20 uur per maand besteden aan het opstellen van hun planning.

Helaas zijn deze cijfers niet verrassend. We weten immers dat de bouw een van de minst gedigitaliseerde sectoren is en dat het gebruik van Excel spreadsheets bij onderaannemers tussen 2018 en 2019 slechts met 1 % is afgenomen.

Het is duidelijk dat de rapporten over de progressie en de manier waarop de verschillende projectteams samenwerken en met elkaar in verbinding staan, absoluut voor verbetering vatbaar zijn. Maar om verandering door te voeren, moeten de belanghebbenden in de bouwsector ervan worden overtuigd dat een tool als Excel geen support biedt wanneer ze snel moeten beslissen en hun processen willen standaardiseren.

Maar eerst moeten we een en ander over Excel verduidelijken. Het is een geweldige tool die miljoenen mensen uit verschillende industrieën over de hele wereld heeft geholpen. Maar het grootste probleem van Excel in de bouw, is dat het geen bouwspecifieke tool is. Excel is niet in de eerste plaats voor onze sector ontworpen.

Nu kunnen we wat dieper graven en uitleggen waarom Excel spreadsheets niet geschikt zijn om uw bouwproject op te volgen, en hoe ze de progressie van uw opdrachten in gevaar brengen:

1. Het is geen realtime tool

U kunt Excel niet gebruiken om uw projectteams perfect te laten samenwerken en om cruciale updates in realtime uit te wisselen. De gegevens worden statisch en verouderd zodra u ze aan een spreadsheet toevoegt.

Dat heeft een nadelig effect op de ontwikkeling van het project, aangezien alle betrokkenen belangrijke beslissingen moeten nemen zonder juist te weten wat er op de werf gebeurt.

2. Het is niet bouwspecifiek

Excel spreadsheets werden niet ontworpen voor de bouwsector. Ze kunnen de teams op de werf niet helpen wanneer ze een dringende update willen invoeren of informatie willen opvragen. Het is moeilijk om toegang te krijgen tot de laatste versie van de spreadsheets. Bovendien kunt u in Excel geen context toevoegen aan uw updates (bijv. afbeeldingen, planactiviteit, enz.).

Uiteindelijk zal dit leiden tot meer aanpassingen en kostbare projectonderbrekingen, die u kunt voorkomen wanneer alle teamleden een overzicht hebben van hoe hun taken precies in verband staan met het hoofdschema.

3. Er is een audit trail

Geen audit trail, geen geschiedenis van wat er in het verleden is gebeurd. Met een klik op de knop kan essentiële informatie verloren gaan. Zo worden de projectverantwoordelijken niet correct ingelicht over wat er echt nodig is voor het project en weten ze niet wie met welke taken belast is.

In een bedrijfssector waar de gemiddelde duur van een projectgeschil wordt geschat op 17 maanden, kan het een ramp zijn als er geen gedetailleerd projectdossier voorhanden is.

4. Het is foutgevoelig

Excel is een tool waarbij u veel handmatig moet invoeren en waarbij dus handmatig veel fouten worden gemaakt. De kleinste fout in een enkele cel kan u en uw project zowel tijd als geld kosten. En het ergste? Tenzij u genoeg tijd hebt om elke cel in de spreadsheet te controleren, is het bijna onmogelijk om die fout te vinden.

Nogmaals, aangezien juridische conflicten de bouwsector jaarlijks miljoenen kosten ($ 33 miljoen alleen in de VS), wordt het al snel duidelijk dat Excel een grote bedreiging voor uw project kan vormen.

5. Het is niet ontworpen om een samenwerking in goede banen te leiden

Last but not least kunnen Excel spreadsheets geen perfecte samenwerking tussen uw teams ondersteunen. Informatie wordt niet goed doorgegeven en er ontstaan misverstanden over de projecten. Bovendien kunnen ze niet als basis met alle waarheidsgetrouwe gegevens voor uw project fungeren, aangezien elke belanghebbende aan zijn eigen levenloze spreadsheet werkt.

Zo besteden projectverantwoordelijken hun tijd aan het zoeken naar updates over de hele werf en aan het samenstellen van progressierapporten die niemand leest. Met andere woorden: een administratieve en mentale nachtmerrie.

Lees hoe u uw Excel spreadsheets vaarwel kunt zeggen

Veel mensen in de bouw denken nog steeds dat Excel een tool is die perfect bij hun activiteit past. Maar dat dit niet het geval is, is nu wel duidelijk. Het succes van de meeste bouwprojecten, ongeacht hun grootte of type? Dat hangt sterk af van hoe verbonden de teams zijn, hoe de processen worden opgevolgd en of kritieke problemen worden gemeld zodra ze zich voordoen.

Daarom hebt u een tool nodig die u kan helpen om de projectcommunicatie te verbeteren, de uitvaltijd te verminderen en een tijdige oplevering te verzekeren.

Om u te helpen een stap dichter bij uw doel te komen, hebben we een uitgebreide gids samengesteld waarin wordt uitgelegd hoe u de vertragingen bij uw projecten met meer dan 20 % kunt terugdringen zonder extra budget uit te geven en, nog belangrijker, zonder compromissen te sluiten op het vlak van kwaliteit.