Formaliseer uw meetings met een checklist en verzeker dat iedereen de informatie ontvangt die ze nodig hebben

In een prefecte wereld, heeft u alle benodigde informatie die u nodig heeft alvorens u een meeting bijwoont op het werk. U heeft al uw meetingsmaterialen beschikbaar vooraleer u de vergaderzaal betreedt, met alles netjes geordend en toegankelijk zodra de meeting begint. In een perfecte wereld, gaat dit zo voor elke deelnemer en de administratoren. Geen enkel moment wordt verspild, en niemand voelt zich verdwaald, verward of dom.
Dit zou uw perfecte wereld kunnen zijn, en is helemaal niet onmogelijk te bereiken. Tegenwoordig kan u uw meeting slimmer maken, door het gehele proces te optimaliseren middels een digitaal checklist formulier. Stroomlijn uw tijd, documenten en processen voor, tijdens en na uw meetings. Bereid uw meetings beter voor, organiseer meer geïnformeerde meetings en verkrijg goedgeorganiseerde meeting resultaten.
Hier beneden is een voorbeel van een traditionele checklist voor een meeting flowchart, verkregen van de Coast Leadership Consulting Group. Deze checklist dient als een gids voor een administrator van een meeting (maar de meeste vragen kunnen ook gebruikt worden als een gids voor de meeting deelnemers). Laten we eens kijken naar de inhoud en evalueren hoe een digitale checklist uw meeting naar een hoger niveau kan tillen.

Meeting Flowchart Checklist

Stap 1: Bereid u voor op de meeting van tevoren

•        Heb ik besloten welke resultaten ik verwacht/nodig heb van de meeting?
•        Heb ik geïdentificeerd welke soort meeting nodig is?
•        Informatie delen?
•        Demonstratie/instructie?
•        Afreageren/klagen?
•        Problemen oplossen?
•        Onderhandelen?
•        Coördinatie?
•        Heb ik een agenda voorbereid?
•        Heb ik een takenlijst gemaakt?
•        Heb ik prioriteiten opgesteld over wat ik moet doen en halen?
•        Heb ik een aanwezigheidslijst gemaakt?
•        Heb ik een tijd en plaats gekozen?
•        Heb ik mensen tijdig genotificeerd over het doel, het tijdstip, de locatie en de duur van de meeting?

Stap 2: Controleer de agenda tijdens de meeting

•        Heb ik de benodigde voorbereidingen voor de meeting verricht:
•        Audiovisueel, etc. (presentatie, markeerstiften, plakband, etc.)?
•        Hand-outs?
•        Introducties, indien nodig?
•        Pauzes/versnaperingen?
•        Overig?
•        Heb ik het doel van de meeting goed belicht?
•        Heb ik een agenda gemaakt en nagekeken?
•        Heb ik iemand toegewezen om notulen te maken?
•        Heb ik de agenda onder controle gedurende de meeting?
•        Heb ik het gesprek samengevat en de voornaamste punten en afspraken duidelijk genoteerd?
•        Heb ik een duidelijk begrip en goedkeuring over mijn eerder gedeelde doel van de meeting?

Stap 3: Acties en afspraken opnemen en documenteren

•        Zijn alle belangrijke beslissingen opgenomen die gemaakt zijn tijdens de meeting?
•        Heb ik de notulen van de meeting herbekeken om te verzekeren dat ze compleet en betrouwbaar zijn.
•        Laten de notulen blijken wie er verantwoordelijk is voor het uitvoeren van elke beslissing, en voor wanneer?
•        Werden de notulen geconverteerd naar “Acties te ondernemen” en tot een digitaal bestand verwerkt?
•        Zijn de notulen doorgestuurd naar alle betrokken personen (deelnemers en andere stakeholders?)

Stap 4: Opvolgende acties te ondernemen

•        Heb ik de te ondernemen acties goed gedelegeerd?
•        Heb ik mijn eigen verplichtingen en actiestappen op mijn kalender of ‘to do’ lijst genoteerd?
•        Heb ik mijn baas geïnformeerd over de meeting en de behaalde resultaten, oftewel persoonlijk of schriftelijk?

Alvorens een Meeting met een Digitale Checklist

Een digitale checklist oplossing geeft de organisator van een meeting een eenvoudigere administratie. Afhankelijk van de technische oplossing die de organisator gebruik, kunnen verschillende checklists gelinkt worden aan elkaar om een betere controle te hebben en de documenten, de agenda en de uiteindelijke meeting volgens een logische volgorde te laten verlopen. Bijvoorbeeld, de projectmanager kan alle meeting agenda’s en documenten uploaden en naar alle deelnemers versturen.
De deelnemers kunnen vervolgens hun opmerking plaatsen op de agenda documenten, wat een goede invloed heeft op de samenwerkende voorbereiding.
De details van de meeting kunnen gesynchroniseerd worden met uw toestel via een applicatie, waardoor zowel de deelnemers als de administrator de meeting datums kan opvragen vanuit de kalender op hun toestel.
Gerelateerd artikel: Beveilig de werkstroom van uw administratieve taken door gebruik te maken van checklists.

Uw Digitale Checklist Tijdens de Meeting

De meeting organisator kan zelf, of iemand anders, een aanwezigheidslijst laten invullen, waardoor de aanwezigheid van iedere deelnemer bevestigd kan worden via de app of software. Taken kunnen rechtstreeks ingevoerd en toegewezen worden aan een deelnemer. Deze aanwezigheidsrapporten en takenverdelingen kunnen worden bewaard in een enkele plek die eenvoudig op te halen en te doorzoeken is. Taken worden duidelijk verdeelt en zouden zonder twijfel of verwarring uitgevoerd kunnen worden. Opmerkingen en beslissingen kunnen gedurende de meeting worden toegevoegd voor aanvullende duidelijkheid en transparantie.

Na de Meeting Digitale Checklist

Opmerkingen en beslissingen kunnen omvat worden in de notulen van de meeting en kunnen gegenereerd worden tot rapporten die naar alle deelnemers of geïnteresseerde partijen verstuurd kunnen worden via de app of email. Aangezien de checklists bewaard worden op een enkele plaats, kan u eenvoudig zoeken door de notulen van eerdere meetings. Zo wordt het eenvoudig om vermiste informatie op te halen, of een persoon te traceren die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van een specifieke taak.
Meetings hoeven niet langdurende en langdradig te zijn, met vage visuele presentaties die verduurt moeten worden. In plaats daarvan, kan u een logische checklist volgen die u kan helpen met het leveren van een duidelijke agenda die openstaat voor samenwerkende aanpassingen. Door gebruik te maken van technologie kan u slimmere meetings organiseren en slimmere uitkomsten garanderen.
Voor meer sjablonen van checklists die u eventueel zou kunnen gebruiken, neem een kijkje naar de ultieme gids voor constructie checklists.