Het Last Planner®-systeem: een kort maar uitgebreid overzicht

Zoals de naam het suggereert, is het Last Planner®-systeem een planningsproces dat draait rond samenwerking tussen de laatste planners van een project. De laatste planners zijn doorgaans de werfleiders, de projectmanager of de ontwerp teamleiders – namelijk de personen die steeds méér plannen naarmate de deadline van een project nadert.

In het Verenigd Koninkrijk wordt naar dit concept ook wel verwezen als ‘Collaborative Planning’, en in de Verenigde Staten als ‘Pull Planning’.

De methode werd ontwikkeld door diegenen die later ook het Lean Construction Institute hebben opgericht, en is een planning monitoring- en controlesysteem dat de principes van ‘lean construction’ volgt. Het uiteindelijke doel ervan is meer betrouwbare en voorspelbare productie van projecten mogelijk te maken alsook het ondersteunen van een naadloze workflow doorheen het project, samenwerking en vertrouwen binnen het projectteam te promoten en veilige & kwalitatieve resultaten te leveren met een snellere doorlooptijd.

LPS geeft het team dat het wanneer en hoe zal plannen duiding via een reeks conversationele processen. Als team worden ze door LPS vereist om hindernissen te omzeilen en elke taak op een collaboratieve manier te voltooien. Deze georganiseerde en methodische procedures garanderen betrouwbare workflows en voegen het belang van persoonlijke relaties en ‘peer pressure’ aan het gehele proces toe.

Kernprocessen van het Last Planner®-systeem

Elke conversatie (onthoud: LPS is een conversationeel proces) heeft een voordeel te bieden. Wanneer elke proces correct plaatsvindt en samenwerkt met de andere processen, versterken deze elkaar en schalen de voordelen. Hieronder bespreken we bondig de vijf onderdelen van het LPS:

Hoofdplanning

De hoofdplanning is waar u de planning opmaakt voor het hele project van begin tot eind. Het omvat onder meer het identificeren en inplannen van mijlpalen zodat u de verschillende fases van de werken en hun overlappingen kunt definiëren.
Bij het opmaken van de hoofdplanning is het belangrijk om het volledige project te omvatten, met de nadruk op de fases die het eerst plaatsvinden.

Voldoende aandacht besteden aan de details van het begin van het project is dan ook erg belangrijk. De opmaak van de hoofdplanning moet zo vroeg als praktisch mogelijk plaatsvinden met als doel deze te gebruiken om de planning later te verfijnen van zodra de details van het project duidelijker worden.

De hoofdplanning vormt het startpunt van al uw plannen voor het project en definieert de fasespanningen en mijlpalen. De project mijlpalen moeten zo vroeg mogelijk geïdentificeerd worden opdat alle andere activiteiten gebaseerd kunnen worden op de hoofdplanning. In de vroege fase van het conceptualiseren en het ontwerpen, is het de bouwmanager, uw klant/opdrachtgever en uw architect die het voor het zeggen hebben. En wanneer uw hoofdaannemer aan de slag gaat, neemt deze over.

Fase Planning

De fase planning is het collaboratief uitstippelen en definiëren van alle taken en sequenties die vereist zijn om de verschillende fasen van het project (die u eerder in de hoofdplanning hebt gedefinieerd) te verwezenlijken. Een techniek genaamd ‘pull planning’ wordt vaak toegepast – achterwaarts te werk gaan vanaf een vastgestelde mijlpaal om de taak details die benodigd zijn om de mijlpaal te behalen en de relevante voorwaarden die overlappen tussen de taken en fases te identificeren.

Doorgaans vindt de fase planning zes tot twaalf weken voor een deadline plaats en is deze afhankelijk van de doorlooptijden die nodig zijn om beperkingen te elimineren. Dankzij de fase planning worden er betere planningen opgemaakt omdat degenen die het werk uiteindelijk uitvoeren ook degenen zijn die de plannen opstellen. Dit resulteert in een betere voeling met zowel de planning als de werkzaamheden, wat op zijn beurt de verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en betrouwbaarheid promoot.

Vooruitziende planning

Dit proces kijkt naar de beperkingen en obstructies die de uitvoering en voltooiing van aanstaande en toekomstige werken zoals gepland verhindert. Het doel is deze te elimineren voor ze echte problemen veroorzaken.
De vooruitziende planning wordt elke week opgesteld. Idealiter worden alle werkzaamheden vier tot zes weken voor aanvang geëvalueerd om potentiële obstakels te voorkomen.

Mogelijks een ander leuk artikel: De handleiding voor KAM-managers om hun medewerkers te coachen

Engagement planning

De engagement planning moet ook regelmatig opgemaakt worden zodat de teams elkaar kunnen ontmoeten om de huidige & aanstaande werken te bespreken en afspraken te maken opdat alles zoals gepland verloopt. Een goed idee is het invoeren van de zogenaamde Sprint Methode. Teams ontmoeten elkaar éénmaal per week om de werkzaamheden uit te stippelen en spreken dagelijks af voor een kort briefingmoment zodat iedereen op het goede spoor zit.

Leren

Leren heeft een belangrijke invloed op hoe teams oorzaken van fouten en mislukkingen in de planning identificeren. Een goede praktijk is het regelmatig evalueren van wat er precies goed ging en wat juist niet in de planning van de voorgaande week. Dit om problemen te voorkomen voor de rest van het project.

Principes Last Planner®

Zoals op de wikipagina van Designing Buildings kan u hieronder de principes van het Last Planner®-systeem terugvinden:

• Alle plannen zijn voorspellingen; alle voorspellingen zijn verkeerd.
• Hoe verder de voorspelling plaatsvindt, des te meer ervan verkeerd is.
• Hoe gedetailleerder de voorspelling, des te verkeerder deze is (eerst geformuleerd door Ballard ca. 1991).

De implicatie van deze principes is dat deze belangrijk zijn om (Ballard et al 2009):

• Gedetailleerder te plannen naarmate de werkzaamheden naderen.
• Collaboratief plannen op te maken met degenen waarmee u samenwerkt.
• Beperkingente identificeren en elimineren als team voor geplande werkzaamheden .
• Betrouwbare beloftes te maken en te vervullen.
• Te leren van mislukkingen en fouten.

Daarnaast is het belangrijk om:

• Na te gaan welke beloftes vervuld werden (zie hierboven) en het proces te verbeteren door te leren van té vroege, té late of onvolledige overdrachten en onderbrekingen van de workflow.
• De workflow te verbeteren als team op basis van wat men geleerd heeft.

Integreer het Last Planner®-systeem met uw bouwbeheer

Uiteraard is het Last Planner®-systeem ontworpen om uw projecten te verbeteren. Het integreren van de LPS-principes in uw huidig gebouwbeheersysteem kan uw productiviteitswinst zelfs verdubbelen. Degelijke constructie software moet daarom een integratie met het Last Planner®-systeem voorzien en de kernprocessen van een project ondersteunen.
Wilt u méér weten? Ontdek hoe u bouwtechnologie toepast voor een veiligere werf.

Indien u meer wilt weten over het Last Planner®-systeem en hoe u deze kunt integreren in uw bouwsoftware, neem dan contact met ons op. Wij kunnen u hier ongetwijfeld bij helpen. We beschikken zelfs over een e-book die bespreekt hoe u uw processen kunt standaardiseren zodat u meer ‘lean construction’-methodologieën in uw bouwprocessen kunt toepassen. U kunt dit e-book volledig gratis downloaden.