Het selecteren van een QHSE-digitalisering Tool Partner: De Juiste Aanpak

Door technische ontwrichting binnen de bouwindustrie, is er een tijdperk aangekomen van het updaten van regulaties en het steeds meer eisen van de sector. QHSE-nakoming is zeker een moeilijke taak en het vinden van de juiste software om hierin te assisteren is een nog moeilijkere taak. Het zoeken naar de juiste QHSE-tool vraagt voor een gestructureerd en grondig proces. Dit artikel legt de focus op drie belangrijke concepten die in gedachten gehouden moeten worden bij het verwerven van een tool voor uw QHSE-digitalisering.

10 criteria voor het selecteren van de beste HSE-tool voor u

1. Gebruikersinterface kwaliteit
2. Software implementatie kosten
3. Software licenties en abonnement kosten
4. Platform dekt de HSE-werkstroom
5. De mogelijkheid om de applicatie te configureren zonder het gebruik van externe consultants
6. Software hosting kosten
7. Mobiele applicatie die ook offline werkt
8. Industrie-specifieke inhoud en werkstroom
9. Klant referenties vanuit uw industrie
10. Potentie om de software met consultants aan te passen

Deze richtlijnen zijn gerefereerd uit Verdantix’s EHS Software Purchasing Criteria. Verdantix is een onafhankelijk onderzoeks- en consultatiebureau gefocust op innoverende technologieën die bedrijfsoperaties optimaliseren.
Gerelateerd artikel: Hoe ga je Digitaal met je QHSE.

Zoek niet enkel voor software, zoek naar een partner

Het kiezen van een QHSE-tool en het bouwen van een QHSE-systeem voor uw bedrijf is meer dan alleen de software tool zelf. Uw QHSE-tool aanbieder zal een grote rol spelen in uw QHSE-processen. Het vinden van een geschikte app die aansluit bij uw behoeftes betekent ook het vinden van een software aanbieder die een QHSE-partner zal zijn voor uw bedrijf, voor de komende jaren dat u opereert. U moet uzelf de volgende vragen stellen.

Is het noodzakelijk dat mijn software werkt op mobiele apparaten?

Noteer, wanneer u een QHSE-softwareoplossing implementeert, staat uw gekozen softwaretol (software toll) centraal voor uw QHSE-managementprogramma. Dit betekent dat uw werknemers op elkaar zullen inwerken door gebruik te maken van dit QHSE-softwaresysteem, wat een onderdeel zal worden van hun werk. Als een bouwbedrijf zullen de meerderheid van uw werknemers in het veld werken. Het zou ideaal zijn om een digitale tool te hebben dat toegankelijk is van zowel een computer als een mobiel apparaat.

Hoe zal een mobiele applicatie mijn processen bevorderen?

Mobiele applicaties kunnen dezelfde informatie verzamelen in een fractie van de tijd dat pen en papier, Excel en email erover zouden doen. Middels een mobiele applicatie kunnen afgestemde drop-down checklists en sjablonen gestandaardiseerd worden met noodzakelijke waarde velden (value fields), waardoor er verzekerd kan worden dat uw werknemers in het veld de benodigde data verzamelen. GPS-voorzieningen bewijzen dat een veiligheids- en nakomingsinspectie plaatsvindt op de correcte locatie. Aangezien cloud-based mobiele oplossingen zorgen voor een verhoogde transparantie en zichtbaarheid van de werknemersactiviteiten, kan de verzamelde data automatisch geanalyseerd worden om de nauwkeurigheid te garanderen, om te weten te komen of er iets onmiddellijk gerepareerd moet worden of om data te bestuderen voor betere besluitvorming.

Is er een verschil tussen het gebruik van SaaS of On-Premise software?

Aangezien SaaS-software functioneert in de cloud, op sterke, afgelegen servers, voorzien zij ongelimiteerde opslag en verwerkcapaciteit die lokaal-geïnstalleerde software en programma’s niet kunnen voorzien. Door gebruik te maken van een SaaS-applicatie, versimpelt het IT-budget van uw bedrijf, door het calculeren van uw kosten gebaseerd op uw gekozen maandelijkse SaaS abonnement. Hierdoor hoeft u geen zorgen te maken over onverwachte uitgaven die kunnen voorkomen bij het gebruik van hardware en software toevoegingen of storingen.

Is mijn informatie beveiligd wanneer ik gebruik maak van cloud-based QHSE-oplossingen?

De aanvankelijke switch naar SaaS kan leiden tot enige integratie uitdagingen, maar zodra uw data is verplaatst naar een cloud-based service, zal er een back-up gemaakt worden, welke veilig bewaard wordt in een formaat dat te allen tijde ook functioneert met andere SaaS-producten en services. Cloud-based platformen moeten ervoor zorgen dat hun software foutloos kan werken met de meest voorkomende digitale werktuigen, om zo relevant te blijven. Ze moeten er ook voor zorgen dat uw data correct functioneert met de laatste versies van de meest populaire programma’s. De IT-afdeling van uw kantoor is niet in staat om dezelfde veiligheidsgarantie aan te bieden.
Verder lezen: Het digitaliseren van uw QHSE-processen voor een betere bouwkwaliteit en een veiligere bouwwerf.

Zoek een tool dat de gebruikersadoptie aanmoedigt.

De ideale QHSE-software zou u moeten helpen met het besparen van tijd en kosten door het neerleggen van de adoptiefundering.

Kan ik QHSE-tool integreren met mijn bestaande systemen?

Om een aantrekkelijke ROI te garanderen voor uw QHSE-systemen, en daarmee waarde te genereren, zou u een tool moeten kiezen dat in staat is tot een makkelijke integratie met uw bestaande systemen.

Hoe zorg ik voor een succesvolle implementatie van mijn QHSE-software?

De adoptie van nieuwe processen zou uw QHSE moeten consolideren met uw ongelijksoortige systemen, datamanagement, rapporteren en werknemer productiviteit. Een succesvolle implementatie zou u de mogelijkheid geven om waarde te genereren van uw nieuwe systemen en resulteren in een aantrekkelijke ROI.

Zoek een tool dat ondersteuning kan aanbieden aan voortgaande verbeteringen van uw bedrijfsprocessen over de lange-termijn

Vergeet niet dat QHSE-software meer is dan alleen een datamanagement tool om data te verzamelen. Het zou tevens moeten dienen als een softwareoplossing om uw bestaande systemen te verbeteren. Uw gekozen QHSE-software zou gebruikt moeten worden om uw bedrijfsprocessen te beter te ondersteunen. Het zou ze niet volledig moeten veranderen, maar in plaats daarvan gebruikt moeten worden om uw processen beter te automatiseren en uw methodes effectiever en efficiënter te maken. Uiteindelijk zal het een oplossing zijn die voortgaande verbetering van uw bedrijfsprocessen aanbiedt over de lange termijn.