Hoe e-mailcommunicatie de oplevering van projecten bemoeilijkt

Hoe vaak heeft u een belangrijke e-mail naar iemand verstuurd en bleef het antwoord uit? En wat waren de gevolgen voor de progressie van uw project?

Helaas gebeurt het vaker dan u denkt. Of nog erger, veel meer dan het zou mogen. We kunnen gerust stellen dat communicatie via e-mail een van de voornaamste hinderpalen voor de tijdige oplevering van bouwprojecten is.

In de enquête van Mail Manager gaf bijna 90 % van de deelnemende bouwbedrijven toe dat een snelle en eenvoudige toegang tot projectinformatie een van hun grootste zorgen is. Tot overmaat van ramp beklemtoonde 99 % van de respondenten dat ze eerdere projecten moesten raadplegen om belangrijke informatie te achterhalen die via e-mail was gedeeld.

Deze problematiek zien we ook in de recente LetsBuild Project Management enquête. Voor veel respondenten zijn onbeantwoorde e-mails het grootste knelpunt om informatie over hun planning op korte termijn uit te wisselen en op te volgen.

98,2 % van de deelnemers deelt en bespreekt updates en de planning voor de volgende drie tot zes weken via e-mail met het team. Het wordt al snel duidelijk dat e-mailcommunicatie een echt pijnpunt is in de bouw. Zo kan het gebruik van e-mails het overzicht op een project bemoeilijken waardoor de toeleveringsketen op automatische piloot werkt en het volledige project ernstig in gevaar komt.

Vijf redenen waarom u zich niet op e-mails kunt verlaten om uw bouwproject te beheren 

We hebben net uitgelegd waarom e-mailcommunicatie niet meer geschikt is voor de bouwsector. Laten we nu nagaan hoe e-mails uw project kunnen bemoeilijken en ervoor zorgen dat u en uw team het project niet tijdig en binnen het vooropgestelde budget opleveren.

1. Geen antwoord op belangrijke e-mails

Kritieke aanvragen van de bouwwerf opvolgen? Essentieel om een bouwproject met succes uit te voeren! Onze Project Management enquête toont aan dat e-mailcommunicatie hier op lange termijn niet geschikt voor is. De reden hiervoor is eenvoudig. In een bouwproject worden voortdurend updates en informatie uitgewisseld. De kans dat sommige betrokkenen een belangrijke e-mail over het hoofd zien, is erg groot. Misschien willen ze een situatie niet meteen aanpakken of zijn ze het bericht gewoon vergeten.

Belangrijke updates gaan verloren in eindeloos mailverkeer, waardoor werven langer stilliggen en dure misverstanden ontstaan of deadlines niet worden gehaald. 

2. Te veel administratie

Mensen in de bouw besteden gemiddeld 40 % van hun tijd aan updates zoeken, handmatig rapporten samenstellen en oneindige vergaderingen bijwonen. Het lijdt geen twijfel dat e-mails ook mee aan de basis liggen van deze administratieve nachtmerrie.

De updates die via e-mail worden gedeeld, hebben doorgaans niet meteen te maken met het masterplan. Met andere woorden: de ontvangers van die e-mails kunnen de invloed van de updates op het projectverloop niet inschatten.

Dat vertraagt het besluitvormingsproces en vaak plegen de projectverantwoordelijken hierdoor de verkeerde telefoontjes. Het spreekt voor zich dat deze aanpak leidt tot juridische conflicten en de aansprakelijkheidscultuur in de bouwsector aanwakkert.

3. E-mails zijn niet geschikt voor de bouw

Deze analyse hebben we ook in het verleden gemaakt toen we de rol van tools zoals WhatsApp en Excel in de bouw onder de loep namen. Hetzelfde geldt voor e-mails. Ze kunnen allemaal erg handig zijn voor privézaken, maar zijn niet geschikt voor de bouwsector.

E-mails zijn niet bedoeld om uw projectteams in realtime belangrijke updates te laten uitwisselen en perfect te laten samenwerken. Wanneer de gegevens in uw mailbox zitten, hebben ze hun dynamiek al verloren en zijn ze achterhaald.

Als alle betrokkenen kritieke beslissingen moeten nemen zonder een duidelijk inzicht in wat er zich op de bouwwerf afspeelt, kan dit nefast zijn voor het projectverloop.

4. Via e-mail krijgen we niet alle informatie goed door

E-mails zijn niet ontworpen om een samenwerking vlot te laten verlopen. Integendeel, ze kunnen uw werkstroom verstoren en ervoor zorgen dat u maar met een beperkte groep collega’s informatie uitwisselt. Dit betekent dat belangrijke informatie uiteindelijk in de mailbox van enkele mensen belandt en niet wordt gedeeld. Hierdoor krijgen de andere betrokkenen niet alle gegevens om hun taken zo doeltreffend mogelijk uit te voeren.

Bovendien kunnen niet alle betrokkenen documenten of bestanden opzoeken die via mail zijn gedeeld. Dit leidt tot een situatie waarin een heel projectteam of zelfs een organisatie afhangt van bepaalde teamleden die uiterst belangrijke informatie in hun persoonlijke mailbox hebben.

Stel u de impact op het project voor als deze mensen ineens geen deel meer uitmaken van het bedrijf. Onschatbare informatie zou automatisch niet meer beschikbaar zijn en uw project tijd én geld kunnen kosten.

5. Gebrek aan verantwoording

Taken coördineren via e-mail kan goed gaan als er niet meer dan twee of drie personen bij het project betrokken zijn. Maar als gesprekken een heel contactnetwerk en een heleboel taken omvatten, kan de communicatie snel rommelig worden, verwarring veroorzaken en uiteindelijk uw project doen ontsporen.

In die gevallen is het niet duidelijk bij wie de verantwoordelijkheid ligt, omdat elke betrokkene de schuld voor misverstanden over de informatie die via e-mail is gedeeld bij iemand anders zou kunnen leggen. Of nog erger: berichten kunnen in de spamfolder terechtkomen of over het hoofd worden gezien in de stroom onbenullige e-mails die we allemaal dagelijks ontvangen.

Wie is dan verantwoordelijk? Ligt het aan de verzender van de informatie of de ontvanger die de e-mail nooit heeft gezien? Het is een erg vage lijn waardoor uw project duurder kan uitvallen en het onderwerp van eindeloze geschillen kan zijn.

Er zijn betere alternatieven dan e-mail

Veel mensen in de bouw zijn verslaafd aan e-mails. Ze kunnen zich niet eens voorstellen hoe ze anders met hun teams zouden communiceren. Maar inmiddels is het wel duidelijk dat het niet zo hoeft te gaan. Ongeacht hun omvang of type: de meeste bouwprojecten worden pas tot een succesvol einde gebracht als hun teams met elkaar verbonden blijven, dezelfde processen volgen en kritieke problemen melden zodra ze zich voordoen.

Daarvoor heeft u een tool nodig waarmee u de laatste updates kunt delen en werken aan uw kortetermijnplanning zonder dat u het algemene schema uit het oog verliest. Alle informatie is beschikbaar in een centrale gegevensbank en alle betrokkenen in de toeleveringsketen hebben toegang tot het overzicht waarmee ze hun taken probleemloos kunnen uitvoeren.

Zo’n aanpak ontlast de projectverantwoordelijken omdat ze niet meer na elke afzonderlijke update actie moeten ondernemen. Met andere woorden? Ze zijn niet meer het enige kritieke punt wanneer er informatie wordt uitgewisseld. Iedereen beschikt over de gegevens om sneller slimmere beslissingen te nemen. En alles wordt vastgelegd dankzij een voortdurend bijgewerkte audit trail.

Hiermee zal u geleidelijk aan dure fouten voorkomen, onderbrekingen beperken en gemakkelijker tijdig kunnen opleveren zonder dat de kwaliteit daaronder lijdt.