Telewerken in de bouw: 5 tips om de uitdagingen aan te pakken

Nu de bouwsector te maken krijgt met de ernstige gevolgen van het coronavirus, hebben steeds meer bedrijven geen andere keuze dan hun vestigingen te sluiten of, in het beste geval, hun bedrijfsactiviteiten te beperken.

Zo heeft telewerken zijn intrede gemaakt in de sector. Veel stakeholders hebben noodgedwongen hun gewoonten veranderd en zijn overgestapt op een nieuwe manier van werken en communiceren met hun teams.

Deze nieuwe realiteit vormt een grote uitdaging voor projectdirecteuren en projectverantwoordelijken over de hele wereld. Het is namelijk hun taak om hun bouwwerven op afstand in goede banen te leiden en om alle medewerkers met elkaar te laten communiceren.

Als ze hun werven op afstand gaan beheren, wat moeten ze dan weten? Het antwoord op die vraag is eenvoudig: zo goed als alles. Memo’s, tekeningen, bewijsfoto’s, specificatiewijzigingen, slecht weer, brieven, mensen op de bouwwerf misschien wel het belangrijkste, de progressie ten opzichte van het bouwprogramma. En de lijst gaat verder. Zoals gezegd, alles! We mogen niet vergeten dat deze mensen ook verantwoordelijk zijn voor brieven, memo’s en telefoontjes.

Hoe zorgen we er dan voor dat ze hun projecten op schema en hun teams op dezelfde lijn kunnen houden, ook al moeten ze op afstand werken?

Ook het antwoord op deze vraag is vrij eenvoudig. Via hun smartphone, laptop of tablet beschikken ze namelijk op elk moment over alle projectgegevens. Met de juiste bouwsoftware is een bouwwerf veel gemakkelijker op afstand in goede banen te leiden dan u zou denken.

Een digitale tool is natuurlijk geen remedie. Het is geen systeem dat zelfstandig kan functioneren. Alleen als de gebruikers hun onderliggende gedrag willen veranderen, kan zo’n tool een meerwaarde betekenen.

Een digitale tool is een investering om de huidige werkprocessen te verbeteren en een probleem op te lossen. Maar hierbij heeft de tool hulp nodig. Een tool kan enkel dienstdoen als een katalysator voor verandering. Alleen met ondersteuning, hard werken en toewijding kan zo’n hulpmiddel mooie resultaten opleveren.

Een digitale oplossing die op de juiste manier wordt gebruikt, kan telewerken vergemakkelijken, de zichtbaarheid ter plaatse garanderen en de efficiëntie verbeteren.

Hieronder vindt u vijf tips voor de stakeholders in de bouwsector om de uitdagingen van telewerken aan te pakken. Zo wordt het heel wat eenvoudiger om hun talrijke projecten en bouwwerven op een proactieve manier te beheren, op basis van gegevens.

1. Kies een digitale tool bestemd voor de bouwsector

Veel mensen in de bouw maken voor hun kortetermijnplanning gebruik van WhatsApp of soortgelijke digitale platformen. En we begrijpen waarom. Met deze oplossingen kunt u ‘live’ communiceren, foto’s en filmpjes toevoegen en ze delen in groepen met meerdere gebruikers. U kunt zelfs mensen taggen. Dat is al een stap vooruit ten opzichte van die levenloze en verouderde Excel-werkbladen.

Maar er is een groot probleem met deze aanpak. WhatsApp, Zoom of Microsoft Teams zijn hiervoor niet ontwikkeld. Het gevolg: er duiken problemen op als u op een digitale oplossing vertrouwt om uw planning voor de komende drie tot zes weken aan het masterschema te koppelen.

De gegevens die u via WhatsApp deelt, zijn statisch en bevatten niet de context die projectteams nodig hebben om vooruit te plannen en de progressie van hun taken op te volgen. Als u WhatsApp voor rapportering en monitoring gebruikt, moet u uiteindelijk iemand inschakelen om elke week informatie uit het platform te filteren, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Het wordt dus al snel duidelijk dat projectverantwoordelijken en projectdirecteuren moeten kunnen vertrouwen op bouwsoftware die hen een volledig overzicht van zowel de korte- als langetermijnplanning van hun projecten geeft. En dit kan alleen met een tool op maat van de bouwsector die u in staat stelt om verbonden te blijven met uw teams.

Bij LetsBuild begrijpen we dit maar al te goed. Daarom hebben we de juiste tools en strategie om u te helpen vertragingen bij bouwprojecten en aanpassingen te verminderen zonder uw budget te verhogen. 

2. Koppel uw gegevens aan uw taken

Een digitale oplossing die alleen voor de bouwsector bestemd is, blijkt onmisbaar. Zoveel is duidelijk. Nu moeten we eens goed kijken hoe uw teams hun taken kunnen blijven uitvoeren en cruciale updates realtime kunnen doorgeven.

Zoals we al zeiden, is het van vitaal belang dat de gegevens die u verzamelt niet statisch zijn. Met andere woorden: de feedback van op het terrein moet rechtstreeks aan de juiste taken worden gekoppeld. Zo krijgen alle projectdeelnemers een accuraat beeld van wat er nog komt en kunnen ze de behoeften van uw project tijdig definiëren.

Bovendien moeten de juiste mensen over de juiste informatie kunnen beschikken. Het klinkt eenvoudig, maar dat is het echt niet. Als een projectteam in de bouw gebruikmaakt van tools zoals WhatsApp of Microsoft Teams, bestaat altijd het gevaar dat de teamleden uiteindelijk naast elkaar communiceren en werken. In ‘silo’s’ als het ware.

Eenvoudig gesteld: zonder een centrale plaats waar alle gegevens zijn opgeslagen bestaat het gevaar op miscommunicatie en kostbare fouten. En dit kan nefast zijn voor de ontwikkeling van uw projecten. In situaties zoals we deze nu meemaken, is een duidelijk communicatiepad tussen de vele stakeholders een absolute must. Iedereen moet in staat zijn om zijn gegevens aan de 3-6-wekenplanning te koppelen en om realtime te zien welke gevolgen zijn nieuwste updates hebben voor het masterplan.

3. Investeer in opleiding

Het succes van telewerken in de bouw is sterk afhankelijk van de tools die uw organisatie invoert. Maar het vereist ook een sterke digitale strategie en inzet van uw team. Kortom, het is van essentieel belang dat mensen, processen en tools perfect op elkaar zijn afgestemd.

En dit kan alleen via opleidingen en door continu te investeren in de digitale ‘volwassenheid’ van uw bedrijf. In dit opzicht is mobiele rapportering invoeren bij uw bouwteams een cruciale stap bij uw inspanningen om verbonden te blijven. En dit is absoluut noodzakelijk tijdens en na de uitbraak van het coronavirus.

Het gaat hier namelijk niet om een snelle oplossing die we niet meer nodig hebben zodra COVID-19 onder controle is. We spreken over een gegevensgestuurde aanpak waarmee u altijd op de hoogte bent van uw projecten. Of u nu op de bouwwerf of op afstand werkt.

Daarom is een goede introductie van essentieel belang. Dit is een andere factor waarmee u rekening moet houden als u een tool kiest die u moet helpen om uw rapporteringsprocessen te digitaliseren. U hebt een ervaren team nodig dat u gepersonaliseerde ondersteuning tijdens uw hele traject kan bieden.  

4. Maak toekomstgerichte plannen

Vroeg of laat zal de uitbraak van het coronavirus niet langer een bedreiging vormen voor onze maatschappij en de bouwsector. Toch heeft deze crisissituatie enkele van de grootste problemen blootgelegd waarmee de bouwsector te kampen heeft (gebrek aan verantwoordingsplicht, administratieve en mentale werklast, communicatie in ‘silo’s’ enz.).

Zonder te overdrijven is het een sterk signaal geweest voor veel stakeholders in de sector, die nu meer dan ooit inzien hoe belangrijk het is om hun rapporterings- en planningsprocessen te digitaliseren.

Als u nog niet in actie bent geschoten, is dit dus het perfecte moment om vooruit te plannen en met een open geest de mogelijkheden te bekijken die digitale technologieën aan de hele sector bieden.

De zichtbaarheid binnen de hele toeleveringsketen verhogen, zelfs wanneer u op afstand werkt, is een zware maar absoluut cruciale taak bij elk bouwproject. Enkel dan kan een projectteam voortreffelijke projecten op tijd opleveren en binnen het budget blijven. En wordt u niet geconfronteerd met onnodige vertragingen en dure aanpassingen.

5. Geef voorrang aan veiligheid

Met deze laatste tip kijken we vooral naar de echte bouwhelden. Mensen die in deze moeilijke omstandigheden op de bouwwerven projecten draaiende moeten houden en ervoor zorgen dat alles wordt opgeleverd zoals verwacht.

Het spreekt voor zich dat hun veiligheid en die van alle deelnemers aan het project altijd op de eerste plaats moeten komen. Vooral als we rekening houden met het feit dat in de bouwsector wellicht de meeste arbeidsongevallen over de hele wereld plaatsvinden.

U moet er dus niet alleen voor zorgen dat uw bouwwerven aan alle veiligheidsvoorschriften voldoen, maar ook dat uw personeel ter plaatse over alles beschikt om veilig en productief te kunnen werken. En dat is nog moeilijker in deze periode, nu ook de bouwsector te kampen heeft met COVID-19.

Ook dit is een domein waar betrouwbare bouwsoftware een doorslaggevende rol kan spelen. Zo’n tool biedt projectverantwoordelijken en -directeuren namelijk de duidelijkheid die ze nodig hebben om hun bouwwerven veilig te houden. We zeiden het al: de kracht schuilt in de gegevens en de manier waarop ze met het masterplan zijn verbonden.

Telewerken in de bouw: een nieuwe, duurzame realiteit

De uitbraak van COVID-19 duwde de bouwsector met harde hand naar een nieuwe realiteit. Een realiteit waarin telewerken in de meeste gevallen de beste strategie is. Dit bracht uiteraard heel wat verwarring met zich mee. Maar de bouw heeft zich geleidelijk opgeworpen als een sector die zich snel aan de nieuwe omstandigheden kan aanpassen en de juiste veiligheidsmaatregelen op een tijdige en verantwoorde manier kan nemen.

Overheden en verenigingen ondersteunen nu de inspanningen van de industrie om zo creatief en innovatief mogelijk te werken en tegelijkertijd veilig te blijven. Het is dus van cruciaal belang dat alle stakeholders in de bouwsector tijdens deze crisis optimistisch blijven en vooruit plannen.

Door hun systemen en processen te digitaliseren effen ze het pad voor zeer positieve veranderingen op lange termijn in de sector. Zowel onze samenleving als de bouw werden geconfronteerd met een crisis die hen dwong om na te denken over de beste manier van werken. Hierbij klinkt de discussie over digitalisering als essentieel instrument om concurrentieel te blijven en te overleven elke dag luider.

Meer dan ooit is het tijd voor de bouw om een versnelling hoger te schakelen en om efficiënter, schoner en veiliger te worden met behulp van digitale oplossingen. En we verwachten dat telewerken deel zal uitmaken van deze paradigmaverschuiving nu verschillende projectmedewerkers steeds beter met elkaar kunnen communiceren en gegevens uitwisselen.

Dit duurt slechts enkele minuten. Aan het eind hebt u gegarandeerd een duidelijk overzicht van het digitale landschap. Een onmisbare troef als u digitale hiaten in uw organisatie wilt omzetten in functionele vereisten.