Maak komaf met oude gewoontes: Hoe brengt u de digitale transformatie van uw bedrijf tot een goed einde?

80 % van het bouwproces is altijd hetzelfde, ongeacht de aard van het project. Het standaardiseren van uw manier van ontwerpen, samenwerken en uiteindelijk ook bouwen, biedt dus heel wat mogelijkheden.

Meer nog, door te standaardiseren neemt de druk op uw schouders af en merkt u kritieke problemen al in een vroeg stadium op. Op lange termijn kan deze aanpak uw project veel geld besparen en de kwaliteit van uw gebouwen aanzienlijk verhogen.

En daarom is het essentieel dat iedereen een welomschreven plan en methode volgt, in plaats van vast te houden aan de eigen werkwijze. Vooral dan bij grote projecten waar een groot aantal onderaannemers en verschillende specialisten bij betrokken zijn.

Natuurlijk kan de ingebruikname van een nieuw systeem en een nieuw proces aanvankelijk als een uitdaging worden gezien. In sommige gevallen zijn mensen op de werf erg gekant tegen nieuwe processen of tools in hun dagelijkse workflow. Ze vinden dat die te veel administratief werk meebrengen, hoewel ze al overuren maken en onder extreme druk staan.

Als gevolg daarvan denken veel projectverantwoordelijken en -directeurs dat het bijna onmogelijk is om mensen nieuwe systemen en processen te laten aannemen. Dit is eigenlijk niet waar. Het enige wat ze hoeven te doen, is hun teams de voordelen laten zien van nieuwe gewoontes en van een digitale werkwijze en communicatie.

Als ze inzien dat ze met een gestandaardiseerde en datagestuurde workflow minder uren kunnen werken zonder aan kwaliteit in te boeten, zullen ze zich ongetwijfeld en geleidelijk aan aan de nieuwe realiteit aanpassen en hun best doen om op tijd en binnen het budget goede resultaten te leveren.

Op de vraag of mensen op de werf wel voldoende technologische aanleg hebben om een nieuwe digitale tool in gebruik te nemen, is het antwoord opnieuw simpel. Ja. Meer dan 90 % van de werknemers heeft tegenwoordig een smartphone en maakt dagelijks gebruik van digitale systemen zoals e-banking. Er is dus geen reden om te denken dat ze niet kunnen wennen aan een nieuwe tool die hun dagelijkse leven gemakkelijker maakt en de ontwikkeling van hun projecten verbetert.

‘Business as usual’ is nefast voor uw projecten

Inmiddels is overduidelijk dat vastgeroeste gewoonten de grootste bedreiging voor de meeste bouwprojecten zijn. ‘Business as usual’ is niet de weg die u wilt inslaan om vooruit te gaan. Vooral na de uitbraak van covid-19 staat nu vast dat de bouwsector het zich niet kan veroorloven om terug te keren naar het vroegere normaal. Deze situatie is niet langer wenselijk voor de sector.

Bedrijven die van plan zijn om terug te keren naar de normale gang van zaken of wachten tot anderen hen de nieuwe weg wijzen, verkeren nu al in groot gevaar. De enige haalbare kaart voor de bouwsector is om met een nieuw normaal op de proppen te komen waarbij sectorspecifieke digitale tools en gestandaardiseerde processen de norm zijn.

De markt zal niet in dezelfde vorm verkeren als voorheen. En bijgevolg mag u dat ook niet verwachten van de manier waarop u in verbinding staat met uw teams. Dus het is nu tijd om in actie te komen in de hele toeleveringsketen. Pas dan kan de sector het vertrouwen in contractuele verbintenissen herstellen, de vingerwijscultuur bestrijden en de productiviteit boosten.

Het goede nieuws is dat deze paradigmaverschuiving niet zo moeilijk hoeft te zijn als sommigen denken. Uiteindelijk verschillen bouwprocessen niet altijd zo veel van project tot project. In de meeste gevallen blijft 80% van de kernprincipes voor alle projecten gelijk, ongeacht hun aard of omvang. Met andere woorden, door uw projecten te standaardiseren hebt u de mogelijkheid om hun voortgang consistenter te monitoren, de risico’s te beperken en gegevens te verzamelen die u kunnen helpen om nog beter te worden.

Maar om vooraf uitgewerkte en gestandaardiseerde processen te laten werken zoals verwacht en uw projecten sneller te laten ontwikkelen, moet u op drie zaken vertrouwen: mensen, processen en tools. Combineer deze drie op de juiste manier en een naadloze samenwerking en tijdige levering kunnen heel snel de nieuwe gewoontes van uw teams worden, zowel op de werf als op kantoor.

Gegevens maken uiteraard integraal deel uit van deze verandering. Door meetbare KPI’s te bepalen, bent u er zeker van dat alles goed gaat en dat de gekozen aanpak wel degelijk werkt. Anders moet u snel de nodige veranderingen doorvoeren om uw project en teams weer op de sporen te krijgen. En dit is enkel mogelijk als u afziet van de ‘business as usual’-aanpak.

Hoe krijgt u mensen zover dat ze uw nieuwe processen volgen?

We vermeldden hierboven al dat de digitalisering er zal komen, of u nu wel of niet op de kar springt. Maar nu is het tijd om wat dieper te graven en te zien hoe u uw teams zult overhalen om de nieuwe processen te volgen en op een naadloze en datagestuurde manier samen te werken.

Dit zijn in een notendop de belangrijkste stappen die u moet volgen om uw digitale transformatie tot een goed einde te brengen:

1. Praat met uw team

Eerst en vooral is het belangrijk om te weten wat de grootste dagelijkse uitdagingen van uw teams zijn op het veld. Ook moet u het transformatieproces in gang zetten door te vertrouwen op iemand in uw team die uw digitale hiaten kan vertalen in functionele vereisten. Of iemand die in een zin kan uitleggen wat de opvallendste problemen op de werf zijn en welke digitale tools uw teams kunnen helpen om die op te lossen.

Zo kunt u goed inschatten waar u moet kijken als het tijd is om een nieuwe digitale oplossing te kiezen. Een fout die sommige projectverantwoordelijken en -directeurs vaak maken, is dat ze zich rechtstreeks wenden tot digitale experts die geen idee hebben hoe hun organisatie werkt, in plaats van eerst een grondig gesprek met hun teams te voeren.

Zodra u dat doet, bent u klaar om aan tafel te zitten met een aantal digitale kampioenen en uw transformatiemogelijkheden te verkennen. Door uw team te betrekken bij de beslissing geeft u hen bovendien het gevoel dat ze actief deel uitmaken van de verandering en dat ze gehoord worden. Dit kan een groot verschil maken tijdens het implementatieproces.

2. Gebruik tools bestemd voor de bouwsector

Hoe goed de feedback van uw teams ook is, uiteindelijk hangt alles af van de tools die u kiest. Veel mensen in de bouw nemen hun toevlucht tot pen en papier of niet-sectorspecifieke tools zoals WhatsApp en Excel om hun projecten te beheren. En net hier loopt het fout.

Leer meer: Vooruitkijkplanning: Hebt u de juiste tools om op schema te blijven?

Deze tools werken misschien heel goed maar zijn niet geschikt voor de bouwsector omdat ze niet zijn ontworpen voor werfteams. Er is bijgevolg een groot onevenwicht tussen het kantoor en de mensen op het terrein, wat leidt tot dure fouten, taken die onnodig opnieuw uitgevoerd moeten worden en een sterke vingerwijscultuur. Tot overmaat van ramp zijn de gegevens die via deze platforms worden gedeeld in de meeste gevallen statisch. Ze missen de projectcontext en de link met het masterschema waardoor er maar moeilijk beslissingen kunnen worden genomen en de kans op fouten toeneemt.

Door de juiste tool te kiezen, kan deze lelijke realiteit veranderen en kunnen mensen op de werf sneller weloverwogen beslissingen nemen en hun taken goed uitvoeren. En nog belangrijker: projectverantwoordelijken en -directeurs worden niet langer overspoeld met verouderde informatie waarmee ze een knelpunt worden voor hun eigen projecten.

Met de juiste tool kunnen ze cruciale updates op tijd delen, kritieke problemen meteen opmerken en in verbinding blijven staan met hun teams met één klik op de knop in plaats van updates te moeten zoeken op meerdere platforms en in meerdere documenten.

3. Dring de administratieve werklast terug

Een overmatige administratieve werklast is een van de grootste bronnen van stress voor iedereen in de bouwsector. Er werd al aangetoond dat projectverantwoordelijken soms tot 40 % van hun tijd besteden aan het schrijven van voortgangsrapporten, het zoeken naar updates en het bijwonen van vergaderingen.

Deze problematische realiteit heeft ook een directe impact op de teams op de werf. Beslissingen worden genomen op basis van verouderde informatie, rapporten komen nooit bij de juiste mensen of te laat aan en de teams op het veld moeten overwerken om hun projecten op tijd op te leveren en zijn dus niet op tijd thuis.

Lees meer: Hoe beperk ik administratief werk en eindeloze meetings in de bouwsector?

Al deze kwesties leiden vroeg of laat tot dure geschillen en tot gefrustreerde teams die verdrinken in het werk. De vraag is niet of maar wanneer het zal gebeuren.

En daarom is het zo belangrijk om uw systemen en processen te standaardiseren en digitaliseren. Met de juiste tool krijgt u opnieuw uw projecten onder controle en stelt u uw teams in staat om op tijd weloverwogen beslissingen te nemen zonder dat ze zich moe en gestrest voelen omdat ze de hele tijd gemicromanaged en dubbel gecontroleerd worden.

4. Gebruik één centrale informatiebron

Het is ook belangrijk dat u één enkele informatiebron invoert om de administratieve werklast te verminderen. We hebben het dan over een collaboratief digitaal ecosysteem waar alle betrokkenen van een project hun updates kunnen ingeven en meteen op de hoogte worden gebracht van andere taken die hun workflow kunnen beïnvloeden.

Op die manier wordt de verantwoordelijkheidszin in de hele toeleveringsketen versterkt omdat projectverantwoordelijken en -directeurs een nauwkeurig beeld krijgen van alles wat er op de werf gebeurt zonder dat ze de hele dag achter mensen aan moeten hollen voor updates en tussen de verschillende platformen moeten schakelen.

Laat uw gratis e-boek niet aan u voorbijgaan: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Op die manier zullen de werfteams uiteindelijk meer de verantwoordelijkheid nemen voor hun taken en deel gaan uitmaken van het besluitvormingsproces zodat u meer kunt focussen op waar u echt een verschil kunt maken.

Het spreekt voor zich dat er een digitale tool nodig is die de vereisten van een bouwproject goed begrijpt. Anders heeft de realtimelink tussen de updates van de werf en de unieke bron van informatie geen kans op slagen.

5. Maak komaf met oude gewoontes

Nu we het einde naderen, valt gemakkelijk te zien dat mensen naadloos kunnen samenwerken en nieuwe processen kunnen volgen zolang u maar bereid bent om komaf te maken met de oude slechte gewoontes van de sector.

Niet altijd een gemakkelijke opdracht. Maar als u de digitale transformatie van uw bedrijf wilt verzekeren, moet u er een gewoonte van maken om succesvolle projecten op tijd op te leveren. Deze aanpak zal ook de betrokkenheid van de teams vergroten, hen een doel geven en ze motiveren om elke dag op de werf te verschijnen en hun best te doen.

Maar daarvoor hebt u wel de juiste tools en processen nodig. Mensen, processen en tools zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Geen enkele kan op zijn eentje verandering teweegbrengen.

Maar als ze tot één geheel worden gecombineerd, is alles mogelijk. Als projectverantwoordelijke is het uw taak om de juiste, bouwspecifieke tools te vinden die uw nieuwe gestandaardiseerde processen ondersteunen en uw mensen in staat stellen hun beslissingen te verbeteren en hun taken binnen het budget en op tijd uit te voeren zonder aan kwaliteit in te boeten.

Hou uw teams verbonden en lever op tijd

Projectverantwoordelijken denken vaak dat de tools die ze gebruiken geschikt en gemaakt zijn om samen te werken met verschillende betrokkenen in hun bouwprojecten.

Maar dat klopt niet. De tools die ze gebruiken zijn misschien wel goed, maar zijn niet afgestemd op de bouw.

De reden hiervoor is eenvoudig:

• Ze zijn niet realtime en vertragen de besluitvorming.
• Ze ondersteunen geen naadloze samenwerking tussen interne en externe partijen.
• Ze zijn niet ontworpen voor mensen op de werf.

Dit alles leidt ertoe dat mensen zich gestrest en overweldigd voelen omdat ze geen controle hebben over hun projecten en geen overzicht hebben van wat er gebeurt en van hoe ze kunnen helpen om problemen sneller op te lossen.

Wat ze moeten doen, is hun teams verbonden houden en het masterschema in real time opvolgen. Anders zullen de prestaties en marges van het project er nooit beter op worden!