Hoe u bouwsnagging- en KAM-processen aan elkaar koppelt om claims te voorkomen en opnieuw de controle te verwerven

De activiteiten op de werf bijhouden, het is een hele klus zonder de juiste tools. Vooral als het gaat om bouwsnagging- en KAM-processen die voor heel wat projectmanagers, ploegbazen op de werf en KAM-verantwoordelijken synoniem zijn met een enorme administratieve rompslomp, en heel wat stress en frustratie. Het gevolg?

• Een overvloed aan informatie en belangrijke deadlines die niet worden gehaald
• Langere wachttijden tussen taken
• Non-conformiteiten komen pas aan het licht bij de oplevering
• Eindeloos aanslepende geschillen die uw marges in gevaar brengen

Free ebook: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Daarom is het zo cruciaal dat uw werfteams op elk moment over alle nodige documenten en tekeningen beschikken, ook als u niet op de werf bent.

Van het plan voor de kwaliteitscontrole tot het verzamelen van de laatste opmerkingen over de oplevering, met inbegrip van commentaar over gezondheids-, veiligheids- en milieuaspecten – teams op het terrein moeten hun follow-up en vragen realtime kunnen doorsturen, zodat problemen snel aan het licht komen.

Zo voorkomt u fouten voordat ze een bedreiging voor uw project vormen en pakt u veranderende uitdagingen doeltreffender aan.

Om deze dynamische aanpak zonder administratieve rompslomp toe te passen, moet u bouwsnagging- en KAM-processen digitaliseren door middel van tools die specifiek ontwikkeld zijn voor teams in de bouwsector.

Via WhatsApp, Messenger, e-mails en telefoongesprekken kunt u informatie delen met andere belanghebbenden (zowel intern als extern), dat klopt. Maar ze bieden niet de nodige inzichten om snel te reageren en altijd op de hoogte te zijn van alles wat er op de werf gebeurt. En de updates die u op deze manier deelt, kunnen al helemaal niet worden gekoppeld aan de planning voor de volgende drie tot zes weken en het masterschema.

Gevolg: ook al hebt u de juiste persoon op het juiste moment een update bezorgd, u kunt de impact ervan op de uitvoering van het project niet volledig inschatten. En dat maakt het moeilijk om snel en vlot beslissingen te nemen.

KAM en bouwsnagging op papier

We gaan met plezier dieper in op hoe u KAM- en bouwsnaggingprocessen kunt digitaliseren. Maar eerst belichten we de problemen die kunnen optreden als u gebruikmaakt van pen en papier of de verkeerde digitale tools om de kwaliteit en veiligheid van uw projecten te beheren.

Dit zijn enkele van de grootste knelpunten waarmee veel van onze klanten te maken hadden voor ze van start gingen met hun digitale transformatie:

Te veel tools

Hoe meer tools hoe beter, toch? Dat klopt misschien niet helemaal. Een overdaad aan hulpmiddelen is een van de belangrijkste obstakels voor efficiënte KAM- en bouwsnaggingprocessen zonder administratieve rompslomp. Dat komt omdat het merendeel van de gebruikte tools niet live aan elkaar gekoppeld is.

Daardoor ziet u – afhankelijk van de tool die u gebruikt – telkens een andere, vaak vervormde versie van de realiteit. Elke dag komt op de werf bovendien een enorme hoeveelheid gegevens tot stand. Daarom is het onmogelijk om na te gaan hoe de projectwerkzaamheden nu precies verlopen.

U verliest al snel het noorden in een zee van losstaande informatie. Problemen kunt u daardoor niet opsporen of oplossen, en u vindt de informatie niet die nodig is om een klacht te melden of erop te reageren.

Processen met veel administratieve rompslomp

Tal van projectverantwoordelijken vertellen ons dat ze tot 40 % van hun dag besteden aan rapporten schrijven, vergaderingen bijwonen en mensen op de werf achternazitten voor updates. Voor velen onder hen duurt het niet lang vooraleer ze:

• door veel te veel details het overzicht verliezen
• zich niet meer ten volle kunnen focussen op de vlotte uitvoering van het project
• geen tijd meer hebben om te werken aan taken die er echt toe doen
• overmand worden door stress

Ze verspillen dus tijd en energie aan problemen en vragen die er om te beginnen niet zouden mogen zijn.

Moeilijkheden om non-conformiteiten bij KAM-processen op te volgen

Makkelijk kunnen controleren welke taken niet uitgevoerd zijn – zelfs als u niet persoonlijk naar de werf kunt gaan – is van vitaal belang voor het welslagen van uw project.  Toch hebben heel wat projectverantwoordelijken nog steeds niet te allen tijde een nauwkeurig beeld van wat er gebeurt op de werf.

De reden? Opnieuw het ontbreken van een realtimekoppeling tussen werfcontroles en het projectschema. Omdat zowel interne als externe belanghebbenden niet volledig op de hoogte zijn van de stand van zaken op het terrein, weten ze niet hoe het project precies vordert. Dat leidt tot meer onderbrekingen tussen de activiteiten.

Onderaannemers komen dan bijvoorbeeld tevergeefs naar de werf, omdat een andere taak nog niet is afgerond. Of opleveringen worden vertraagd, omdat de KAM-verantwoordelijke letterlijk helemaal aan het einde van het volledige proces een non-conformiteit heeft ontdekt.

Hoe u KAM- en bouwsnaggingprocessen aan elkaar kunt koppelen

Als we kijken naar alles wat we hierboven hebben vermeld, zal het u niet verbazen dat meer en meer spelers in de bouwsector actief zoeken naar een manier om hun processen rond kwaliteitsbeheer en projectplanning realtime te linken, en de bevindingen te delen.

Zo kampen ze veel minder met administratieve rompslomp en met stress, omdat iedereen altijd op dezelfde golflengte zit. Klinkt dit u als muziek in de oren? Zo zorgt u ervoor:

1. Vertrouw op één centrale informatiebron

Om KAM- en bouwsnaggingprocessen te verbeteren en doeltreffender te maken, moet u in de eerste plaats alle projectinformatie kopiëren naar een centrale tool in de cloud. Als alle vastgelegde gegevens voor alle relevante partijen beschikbaar zijn op een gedeelde locatie die voortdurend geüpdatet wordt, is iedereen gegarandeerd op de hoogte van alles wat er gebeurt. Zo verloopt de samenwerking tussen de teams veel vlotter. Alle belanghebbenden zitten namelijk op dezelfde lijn. Ze weten welke belangrijke doelstellingen gehaald moeten worden en welke problemen het eerst aandacht vragen.

Door alle gegevens over uw projecten op te slaan in één enkele informatiebron, vermindert u bovendien de administratieve rompslomp. Dat is logisch, want u hoeft niet meer in verschillende tools te zoeken naar de recentste updates van de werf. Alle gegevens zijn nu beschikbaar in één tool, en u kunt inspelen op problemen zodra ze zich voordoen.

Maar dat is niet alles! Omdat alle informatie nu in de cloud wordt opgeslagen, kunt u claims heel wat vlotter melden en er veel sneller op reageren.  U hoeft niet langer dagen of zelfs weken te zoeken naar die ene foto of e-mail om aan te tonen dat u niet verantwoordelijk bent voor een vertraging in het projectschema. Snel even zoeken op datum of taak en u ziet alle informatie die u nodig hebt om projectonderbrekingen en bijkomende kosten tegen te gaan.

2. Gebruik tools bestemd voor de bouwsector

We hebben al vermeld dat het belangrijk is om een tool te gebruiken die speciaal ontworpen is voor teams in de bouwsector. Want alleen dan kunt u er zeker van zijn dat uw schema altijd de realiteit weerspiegelt. Alle communicatie gebeurt doeltreffend via één enkele informatiebron waartoe de verschillende belanghebbenden bij het project toegang hebben. Zo kunt u sneller de juiste beslissingen nemen en uw volgende stappen zelfverzekerd plannen.

Met een tool die specifiek ontwikkeld is voor de bouwsector kunt u bijvoorbeeld:

• transparantie in uw projecten garanderen, en alle medewerkers helpen veranderingen op de werf realtime op te volgen
• eenvoudig aan de recentste versie van het plan nieuwe knelpunten toevoegen met behulp van foto’s, opmerkingen en aantekeningen; een volledig overzicht creëren van alle huidige en toekomstige knelpunten, zodat u beter ziet wat er aan de hand is en de communicatie op de werf erop vooruitgaat
• alle werfrapporten, formulieren en checklists op uw tablet bekijken
• nauwkeurige informatie verzamelen via geautomatiseerde checklists
• al uw formulieren standaardiseren, en een duidelijke en eenvoudige workflow bepalen voor al uw projecten

Belangrijker nog, de impact van alle gegevens die doorgestuurd worden vanaf de werf is onmiddellijk zichtbaar in de verschillende schema’s waaraan u werkt. Op die manier weet u steeds realtime hoe de werkzaamheden verlopen, zonder het kantoor te verlaten.

Tegelijkertijd kunnen uw medewerkers op de werf moeiteloos de vooruitgang documenteren en cruciale updates gewoon doorsturen via hun mobiele apparaat.

Als iedereen altijd volledig van alles op de hoogte is, kunt u makkelijker fouten voorkomen, en sneller en goedkoper geslaagde projecten opleveren.

3. Bepaal duidelijk wanneer een taak als voltooid wordt beschouwd

Weet u wanneer een taak in uw project echt ‘af’ is? Een van de belangrijkste redenen waarom bouwprojecten vertraging oplopen of werken stilvallen, is omdat andere onderaannemers of teamleden niet tijdig aangeven dat ze hun taak hebben afgerond. Hoe voorkomt u dat? Door duidelijke, gestandaardiseerde regels en beste praktijken te hanteren over wanneer een taak als ‘voltooid’ geldt.

Dat is de sleutel waarmee u de verwachtingen van alle teamleden op één lijn brengt en fouten voorkomt. Wanneer kunt u een overdracht als geslaagd beschouwen? Wanneer moet de volgende materiaalbestelling precies op de werf zijn? En waar moet het materiaal worden afgezet?

Die vragen klinken misschien eenvoudig, maar op een bouwwerf kunnen ze vertragingen, onderbrekingen of zelfs commerciële klachten veroorzaken, waardoor uw marges ernstig in het gedrang komen. Daarom is het essentieel dat projectmanagers en alle andere partijen die aan een project meewerken, één centraal realtimeoverzicht van de kortetermijnplanning hebben.

En daarom is het ook cruciaal om de kwaliteitsbeheerprocessen te koppelen aan het masterschema, zodat u altijd weet dat alle werkzaamheden op de werf uitgevoerd worden volgens de specificaties die bij de start van het project bepaald zijn.

Hou meer bij. Beheer beter.

Wilt u ook opnieuw de controle verwerven en uw teams met elkaar laten samenwerken via een realtimeschema in één enkele informatiebron? Maak dan geen gebruik meer van tools als WhatsApp, MS Project en Excel, want die belemmeren de succesvolle uitvoering van bouwprojecten. Download ons gratis e-boek en ontdek hoe u kwaliteits- en veiligheidsprocessen kunt digitaliseren en automatiseren.