Hoe u planning centraal stelt bij projecten om uw marges te beschermen en sneller op te leveren

Planning vormt de kern van elk bouwproject. Toch gebeurt het al te vaak dat het masterschema niet de realiteit op de werf weerspiegelt. Als projectverantwoordelijke is het extreem belangrijk om voor de uitvoering van het projectplan alle teams met elkaar te laten communiceren en samenwerken in een dynamische realtimeomgeving.

Free ebook: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Het schema wordt op die manier bijgewerkt met gegevens die rechtstreeks van de werf komen én u hoeft mensen niet langer achterna te zitten via de telefoon, e-mail en sms. Dat is de eerste stap die u moet zetten om te garanderen dat uw team het schema consequent updatet, of u nu op de werf bent of niet.

Maar dat is niet alles! Als alle belanghebbenden aan hetzelfde projectplan kunnen werken, zit iedereen op dezelfde lijn. Daardoor is het makkelijker om afspraken na te komen en eventuele problemen tijdens de uitvoering op te lossen.

Zo gaan projecten gepaard met veel minder stress, beschermt u uw marges en voorkomt u commerciële claims.

Maar om iedereen in uw team te laten communiceren via een realtimeversie van het projectplan die gedeeld kan worden, moet u over de juiste tools beschikken. Heel wat projectverantwoordelijken vertrouwen op WhatsApp, Messenger, sms-berichten of zelfs e-mails en Excel-werkbladen om te communiceren over vooruitgang en updates te delen.

Het probleem is dat deze tools niet ontwikkeld zijn voor teams in de bouwsector, en bijgevolg niet gekoppeld zijn aan afzonderlijke taken in het schema. De context van de updates die u ontvangt proberen te begrijpen en achterhalen wat de gevolgen ervan zijn voor uw taken, neemt dus al snel heel wat uren in beslag.

Het gevolg? De mijlpalen van het project worden niet gehaald, u bent niet volledig op de hoogte van wat er op de werf gebeurt en er zijn onderbrekingen in de werkzaamheden, omdat problemen niet snel genoeg gemeld worden.

3 tips om planning centraal te stellen bij uw projecten

Eén ding is zeker, ongeacht de omvang, het budget of de deadline van een project: alles begint met een sterke planningscultuur. Alleen in dat geval zitten de verschillende betrokkenen bij een project altijd op dezelfde lijn, zodat vitale taken verder uitgevoerd en afgerond kunnen worden volgens de wekelijkse afspraken.

Dat onderscheidt een bouwteam dat het behoorlijk doet van een team dat het fantastisch doet.

Dezelfde proactieve aanpak volgen bij de planning van uw projecten kan wonderen doen. Hoe u dat het best aanpakt, leest u in de drie gouden tips hieronder.

1. Maak uw plan beschikbaar voor iedereen

Als projectverantwoordelijke moet u het schema steeds beschouwen als de hartslag van uw project. Een van uw topverantwoordelijkheden is dat het project in een regelmatig tempo vordert. Vergelijk het met een wedstrijd lopen. Wie met succes de eindstreep wil halen, moet het juiste evenwicht vinden en niet te snel of te traag gaan.

Om dit te bereiken bij projecten met veel repetitieve processen (ziekenhuizen, wegenwerken, appartementsgebouwen enz.), moet u het projectplan onderverdelen in kleinere, beheersbare taken die steeds een meerwaarde bieden.

Zo kunt u de volgende stappen nauwkeurig plannen, hebt u het project beter in de hand en voorkomt u vertragingen nog voor ze uit de hand lopen. Plant u taken in dagen? Dan zal elk mogelijk oponthoud waarschijnlijk ook leiden tot een vertraging van enkele dagen.

Dus probeer niet om vooraf het volledige project van begin tot eind te plannen, maar werk projectplannen voor de volgende drie tot zes weken uit en koppel die aan het masterschema. Zo kunt u de volgende mijlpalen veel flexibeler bepalen en de activiteiten van uw teams daar heel wat makkelijker op afstemmen.

Maar nu komt de echte uitdaging. Veel projectverantwoordelijken verdrinken al snel in een zee van losstaande informatie, omdat ze de verkeerde tools gebruiken om de verschillende schema’s aan elkaar te koppelen.

Hun masterschema staat op papier, gedetailleerde projectplannen zitten in MS Project, tal van updates van de werf zwerven rond in WhatsApp en Messenger, in Excel zijn alleen achterhaalde rapporten te vinden, en goedkeuringen van documenten zitten ergens diep in het mailverkeer.

Met al die verschillende toepassingen is het bijna onmogelijk om nog te volgen wat er op het terrein gebeurt. Daarom moet u alle gegevens en projectcommunicatie naar de cloud verhuizen, zoals u dat een tiental jaar geleden al met uw documenten hebt gedaan.

Wanneer u al uw teams toegang geeft tot een gecentraliseerde realtimeversie van het projectplan, koppelt u vanzelf ook uw gegevens en uw workflows aan elkaar. Dit zijn belangrijke elementen om vertrouwen te creëren tussen uw teams, proactiever in te spelen op onvoorziene gebeurtenissen – of beter nog, die te voorkomen – en simpelweg beter te bouwen.

2. Ken altijd de laatste stand van zaken

Stelt u zich even voor dat een team geblinddoekte wetenschappers voor het eerst geconfronteerd wordt met een olifant. Ze hebben nog nooit een olifant gezien. Daarom proberen ze zich een beeld te vormen van het dier door het alleen maar aan te raken. Het probleem is dat alle wetenschappers geblinddoekt zijn en de olifant onderzoeken op een specifieke plek. Ze kunnen geen gegevens uitwisselen en niet over hun bevindingen communiceren met elkaar.

Al gauw zijn ze het oneens met elkaar, omdat ieder van hen een ander en vertekend beeld heeft van hoe een olifant eruitziet. De wetenschapper die de staart van de olifant onderzoekt, vindt dat het dier lijkt op een slang. Zijn collega die de poot van de olifant aanraakt, gelooft dat hij eruitziet als een boom. En de wetenschapper die de oren van het dier onderzoekt, denkt dat het lijkt op een waaier. Pas als ze zich een beeld van het volledige dier kunnen vormen en niet langer in silo’s werken, zullen ze tot een betrouwbare en nauwkeurige versie van de waarheid komen.

Klinkt u dat bekend in de oren? Dit is net hetzelfde als werken met een bouwschema dat niet realtime gedeeld wordt via een gemeenschappelijke tool. Als het projectplan in MS Project of Excel zit, kunnen projectverantwoordelijken en ploegbazen onmogelijk op dezelfde golflengte zitten als de rest van het team. Niemand is er zeker van dat zijn versie van het schema overeenkomt met de realiteit. Er wordt daardoor heel wat heen en weer gemaild om uit te vissen wat de stand van zaken is. Dat zorgt voor heel wat frustraties. Net zoals bij de geblinddoekte wetenschappers die geconfronteerd worden met een olifant. Ondertussen doen de projectverantwoordelijke en de ploegbaas verwoede pogingen om meerdere documenten en updates te verzamelen van verschillende bronnen om hun plan bij te werken. Maar ook al spenderen ze 40 % van hun dag hieraan, dan nog kunnen ze niet met zekerheid weten of de taken waaraan ze prioriteit geven ook echt belangrijk zijn. En evenmin of het wel klopt wanneer het team beweert dat een taak is afgerond.

Daarom is het van essentieel belang om uw projectinformatie op te slaan in de cloud. Zo bent u steeds op de hoogte van alles wat er gebeurt en zitten alle teamleden altijd op dezelfde golflengte.

Tools als WhatsApp, Excel en MS Project zijn daarvoor niet geschikt. Deze oplossingen zijn geweldig, maar werden niet ontwikkeld om bouwteams met elkaar te laten communiceren.

Het verhaal van Raul Hernandez – VP of Business Development bij Grupo Provivienda, een aannemersbedrijf dat zich focust op residentiële projecten – toont dat aan. Raul slaagde erin om de bouwtijd van een woning terug te brengen van 310 naar 60 dagen, doordat hij:

•     zijn plan had geüpload in de cloud (net als zijn tekeningen daarvoor);
•     niet langer heen en weer moest e-mailen om te controleren of hij wel beschikte over de laatste versie van het projectplan;
•     MS Project en Excel verving, omdat deze programma’s niet geschikt zijn voor de bouwsector.

Bovendien werkt zijn team nu volgens hetzelfde projectplan. Zo zit iedereen op dezelfde golflengte. De teamleden kunnen makkelijker afspraken nakomen en eventuele problemen oplossen. Raul heeft nu eindelijk gemoedsrust: de workflows zijn betrouwbaar en iedereen werkt volgens dezelfde versie van het schema.

“Vroeger kostte het ons 310 dagen om een huis te bouwen, onder meer door onderbrekingen tussen activiteiten. Nu staat diezelfde woning er al na 60 dagen. Wat het verschil maakte voor ons? Een realtimeprojectplan om de teams met elkaar te laten communiceren. Als een projectplan niet regelmatig wordt bijgewerkt, worden problemen op de werf groter, omdat ze niet snel aan de juiste persoon zijn meegedeeld”, zo legt Raul uit.

3. Controleer of uw team het schema bijwerkt – of u nu op de werf bent of niet

Hoe vaak neemt u op één dag uw smartphone om een bericht te versturen, een foto te nemen of gewoon het laatste nieuws te bekijken? De gemiddelde smartphonegebruiker doet dat een paar keer per uur. Waarom is er dan zo veel weerstand van medewerkers in de bouwsector tegen het gebruik van smartphones op de werf om het schema te beheren en vooruitgang te rapporteren?

Medewerkers op de werf moeten de mogelijkheid hebben om met hun smartphone realtime-updates door te sturen via een gedeelde locatie in de cloud. Alle belanghebbenden kunnen dan makkelijk reageren, opmerkingen toevoegen en actie ondernemen om een probleem te voorkomen of op te lossen.

Als het gaat om planning in de bouwsector, moet connectiviteit centraal staan. Er moet een link zijn tussen de werf en de medewerkers, tussen het fysieke en het virtuele aspect. Met andere woorden: werfupdates en foto’s die gemaakt zijn op de werf moeten gekoppeld zijn aan vooruitgangsrapporten op één enkele locatie waartoe alle betrokken partijen toegang hebben. Op deze centrale plek wordt tijdig over de vooruitgang gecommuniceerd, melding gemaakt van problemen en gereageerd op knelpunten.

Daar zijn vooruitziende spelers in de sector, zoals VolkerFitzpatrick, al actief mee bezig.

“Ons projectplan wordt op werfniveau bijgewerkt. Dit betekent dat de werftoezichter ons de informatie vanaf de bouwwerf geeft. Foto’s, updates, noem maar op. Zo kan het team meer verantwoordelijkheid nemen en weten we precies hoe ver het hele werfteam staat”, verklaart Matt Ghinn van VolkerFitzpatrick.

Het komt er dus op neer dat u altijd precies weet wat er op de werf gebeurt, zonder dat u daar per se persoonlijk aanwezig moet zijn. Zo houdt u steeds contact met uw teams, helpt u belangrijke taken tot een goed einde te brengen en garandeert u de succesvolle voltooiing van uw project.

Zorg ervoor dat uw teams altijd op dezelfde lijn zitten wat belangrijke deadlines betreft!

Ondertussen hebt u allicht een duidelijk beeld van wat u moet doen om uw schema tot leven te brengen en de marges van repetitieve projecten veilig te stellen. Klaar voor de volgende stap? Download hier ons gratis e-boek en ontdek met welke tools u deze nieuwe aanpak kunt toepassen op uw projecten.