Hoe u uw QHSE-processen kunt digitaliseren

Digitaliseren betekent één ding: procesdigitalisatie. Procesdigitalisatie is simpelweg gesteld het vervangen van zogenaamde ‘pen-en-papier’-processen door online, realtime technieken om informatie te delen om zo een transparante samenwerking, voortgangscontrole en risicobeoordeling, kwaliteitscontrole en uiteindelijk een betrouwbaarder eindresultaat te bekomen.
Uw QHSE digitaliseren gaat verder dan alleen uw traditionele processen vervangen door een mobiele gadget. Zo moet u onder meer uw werknemers opnieuw en uw processen herdefiniëren op basis van hoe uw team gebruik kan maken van een specifieke tool. Een betere QHSE heeft dagelijks impact op het werk van uw managers en medewerkers op de bouwplaats.

Mensen, processen & tools

Voordat u en uw bedrijf aan de slag kunnen gaan met de digitalisering van uw QHSE, moet u eerst drie belangrijke zaken overwegen:

Uw medewerkers

Het meest uitdagende aan digitalisering op de werkvloer of bouwplaats is niet de software of de hardware, maar de mensen die de technologie zullen gebruiken. De weerstand die u binnen uw organisatie ervaart om een nieuw QHSE-systeem aan te nemen hangt af van hoe uw medewerkers zullen reageren op verandering.
Succesvol digitaliseren begint met een managementteam dat technologie omarmt: zo maakt u duidelijk dat uw bedrijf serieus is wanneer het op verandering aankomt. Digitalisatie begint aan de top en vindt zijn weg naar beneden doorheen het hele bedrijf. Een gedigitaliseerd bedrijf heeft nood aan revolutionair leiderschap dat mensen, processen, data en alle andere zaken met elkaar verbindt.
Het is van vitaal belang voor de digitale transformatie van uw bedrijf dat uw medewerkers zich kunnen vinden in procesdigitalisatie. Zorg ervoor dat u investeert in de betrokkenheid van uw medewerkers: ze zijn uw belangrijkste troef. Herinner hen eraan dat digitalisatie hun werk enkel maar eenvoudiger kan maken.
Ook interessant: De handleiding voor QHSE-managers om uw werknemers te coachen.

Uw processen

Het digitaliseren van uw processen draait volledig rond het ontwikkelen van nieuwe, efficiëntere werkmethoden die uw productiviteit verhogen. Een proces digitaliseren zonder het te optimaliseren is een verspilling van tijd en geld. Digitaliseren gaat louter om het verbeteren van uw bestaande processen. Eenmaal uw bedrijf gedigitaliseerd is, gaat u verder door uw processen te standaardiseren en continu te blijven heruitvinden.
Door deze benadering toe te passen op uw HSE-standaarden en vereisten op te nemen in uw processen, kunt u aangepaste werkmethoden ontwikkelen die voldoen aan de ISO 9001-, ISO 14001-, OHSAS 18001-normen en heel wat andere EU-richtlijnen met betrekking tot de optimalisatie en standaardisatie van KAM-systemen.
Een gedigitaliseerde QHSE-oplossing stelt u in staat geld te besparen terwijl u de betrokkenheid van uw medewerkers vergroot. Door uw medewerkers toegang te geven tot een gestandaardiseerd en digitaal QHSE-systeem dat eenvoudig te gebruiken is, slaagt u erin een QHSE-cultuur te verspreiden waar anderen enkel van kunnen dromen.

Uw instrumenten

Het vinden van een softwarepakket dat u op een efficiënte manier helpt om de KAM-richtlijnen na te leven is geen eenvoudige taak. De zoektocht naar de perfecte QHSE-tool omvat een diepgaand en gestructureerd proces. Hieronder vindt u drie bedenkingen die u in gedachten moet houden:

• Zoek een partner, niet enkel software
• Zoek een tool die gebruikersacceptatie aanmoedigt
• Zoek een tool die u in staat stelt om uw bedrijfsprocessen op lange termijn continue te verbeteren

De zes stappen tot een gedigitaliseerde QHSE

De implementatie van een nieuw gedigitaliseerd QHSE-proces kan omschreven worden aan de hand van de volgende zes stappen.

Stap 1. Beoordeel uw huidige processen.

Voordat u eender welke oplossing naar voren schuift, moet u de huidige staat van uw workflow begrijpen en op de hoogte zijn van alle processen, mensen en ondersteunende tools die daarbij aan bod komen. Identificeer de vlakken waarop u momenteel problemen ervaart en waar verbetering mogelijk is. Idealiter verzamelt u ook informatie over de problemen waarmee uw concurrenten te kampen hebben en de huidige trends op de markt.

• Beoordeel uw huidige HSE-werkprocessen en workflow.
• Beoordeel de medewerkers die betrokken zijn in uw KAM-systeem, hun vaardigheden en motivatie.
• Beoordeel de tools die momenteel gebruikt worden binnen uw QHSE-omgeving.

Stap 2. Plan uw voorgestelde processen.

Ontwikkel een plan voor elk nieuw proces waarbij u rekening houdt met de medewerkers en instrumenten die vereist zijn. U moet omschrijven hoe de overgang van uw huidig QHSE-systeem naar het nieuwe zal plaatsvinden. Om deze procesimplementatie te plannen, moet u:

• Doelstellingen bepalen of herdefiniëren.
• Risico’s identificeren.
• De selectie van processen en tools inplannen.

Stap 3. Kies zorgvuldig de juiste tool uit.

Zet een selectieproces op en besluit of u een proefproject wil houden. Definieer uw doelstellingen, wat u precies wenst te bereiken, welke risico’s u wilt verminderen en bij welke delen van het proces u een specifieke tool wenst te implementeren. De mate waaraan uw gekozen software voldoet aan de selectiecriteria kunt u vinden in deel 3.3.

Stap 4. Definieer een implementatieplan.

Bedenk een plan om het proces en de daarbij horende instrumenten in uw HSE-systeem te integreren. U moet doelstellingen opstellen voor het proces, uw medewerkers en uw tools, én bepalen hoe uw KAM-systeem de procesimplementatie moet volgen. Besluit wanneer u uw processen en tools gaat lanceren en stel richtlijnen op die als rode draad dienen voor diegenen die het proces daadwerkelijk gaan implementeren.

Stap 5. Stel uw digitalisatieteam samen

Om de QHSE binnen uw organisatie te digitaliseren, moet u over een team beschikken met specifieke vaardigheden en competenties. Indien uw team niet over de nodige specialiteiten beschikt, moet u training voorzien. Bepaal wie wat nodig heeft en zorg ervoor dat ze het belang van verandering binnen het bedrijf en hun verantwoordelijkheid daarbij begrijpen.

Stap 6. Implementeer het proces en monitor uw voortgang.

Rol uw nieuwe tools en de daarbij horende processen uit. Vergeet niet om uw nieuw HSE-systeem in de gaten te houden en te monitoren welke invloed deze heeft op uw dagelijkse workflow en productiviteit. Zorg ervoor dat u alle aspecten gaandeweg evalueert zodat u ontdekt welke zaken u kunt verbeteren.