Hoe verbind ik de werf moeiteloos met het kantoor?

Goede communicatie is de succesfactor van een bouwproject. Iedere projectmedewerker moet weten hoe hij er precies in past, wat zijn rol is en wat er van hem verwacht wordt. En dat geldt ook voor de projectverantwoordelijke.

Talloze projecten lopen soms spaak als gevolg van onvoorziene omstandigheden. Maar vaak ook door slechte communicatie, vooral tussen de mensen op het terrein en die op kantoor. Bij ernstige problemen kan een project om alle verkeerde redenen het nieuws halen. Dan wordt er wel al eens met de vinger gewezen of komt er in het ergste geval een advocaat bij te pas.

Wie dit leest en meent dat hij voortreffelijk communiceert en op dit vlak dus geen gevaar loopt, begeeft zich op glad ijs. Er zijn altijd nieuwe manieren om uw teams met elkaar te verbinden en de samenwerking in de hele toeleveringsketen een boost te geven.

Maar de bouw is een sector met vastgeroeste gewoontes. Velen vinden dat overmatig administratief werk, gebrek aan standaardisatie en een overvloed aan gerechtelijke geschillen ‘er nu eenmaal bij horen’. Uiteraard hoeft dit niet zo te zijn!

Uiteindelijk koos u niet voor de bouwsector voor de eindeloze rapporten, de lange vergaderingen en de onnodige telefoontjes. U bent in de bouw gegaan omdat u actief wilde meewerken aan interessante bouwprojecten en een verschil wilde maken.

Waarom een sterke digitale cultuur belangrijk is

Bepaalde delen van de sector zetten zich nog steeds af tegen technologie en blijven werken met pen en papier. Door projecten te plannen en organiseren op papier kan de opvolging wel eens heel ingewikkeld blijken. Dit kan leiden tot fouten en verwarring, vooral als er om welke reden dan ook essentiële documenten ontbreken. En als u geen gestandaardiseerde aanpak met uw onderaannemers hebt afgesproken, kan ook dit problemen opleveren.

En dit is waar de digitalisering in beeld komt. De implementatie van een sterke digitale cultuur vraagt misschien wel een aantal investeringen maar kan ook heel voordelig zijn: hogere productiviteit, minder administratief werk en minder stress en frustratie voor de betrokkenen. Wie weet levert het u zelfs een voorsprong op!

Lees meer: Maak komaf met oude gewoontes! Hoe brengt u de digitale transformatie van uw bedrijf tot een goed einde?

Maar iedereen moet wel mee op de kar springen. De digitale transformatie van een organisatie vereist een collectieve inspanning en mag niet opgelegd worden door een CEO. Het moet beginnen op het terrein en eindigen op het kantoor.

Ook mag u nooit vergeten dat standaardisatie een belangrijk onderdeel is van een gezonde digitale cultuur. De reden hiervoor is eenvoudig: Als uw onderaannemers een andere software, app of technologie gebruiken die niet up-to-date is, kan dit problemen veroorzaken zoals verlies van informatie, miscommunicatie en onderbrekingen die vermeden hadden kunnen worden.

80 % van het bouwproces is altijd hetzelfde

Soms denken mensen uit de bouwsector dat het onmogelijk is om uw teams op een gestandaardiseerde manier te laten werken. Vooraf bedachte en gestandaardiseerde processen zien zij als nutteloos of te moeilijk om te implementeren omdat iedereen zijn eigen manier van werken heeft.

Dus zullen de teams nooit de tijd nemen om een tool te gebruiken om checklists in te vullen, voortgangsupdates te delen of een problemenlijst op te stellen. Maar niets is minder waar.

Hoe uw bouwproject er ook uitziet, in de overgrote meerderheid van de gevallen blijft 80 % van alle bouwprocessen hetzelfde. Of u nu een brug, een school of een ziekenhuis bouwt, uw teams moeten altijd met elkaar verbonden blijven, wilt u uw projecten op tijd en binnen het budget opleveren.

Uiteindelijk gaat het erom de juiste workflow en de juiste bouwspecifieke tools te vinden die deze paradigmaverschuiving kunnen ondersteunen.

Pas dan kunt u de kloof tussen werf en kantoor overbruggen en, veel belangrijker, context toevoegen aan al uw gegevens. Met andere woorden, pas dan kunt u ervoor zorgen dat uw kortetermijnplanning onlosmakelijk verbonden is met uw masterschema en dat de projectteams in real time slimme beslissingen nemen op basis van deze afhankelijkheid.

Maak komaf met overmatig administratief werk en wakker vertrouwen aan

Veel projectverantwoordelijken besteden tot 40 % van hun dag aan administratieve taken. De belangrijkste reden hiervoor is uiteraard de algemene vingerwijscultuur en de vele rechtszaken in de bouwsector. Door al die tijd te besteden aan het zoeken naar updates, het schrijven van rapporten of het bijwonen van vergaderingen proberen projectverantwoordelijken te voorkomen dat hun problemen uitmonden in dure fouten of misverstanden die hun project kunnen vertragen.

Uiteraard hoeft dit niet de norm te zijn in de sector! En toch gebeurt het door een gebrek aan duidelijke communicatie en een naadloze samenwerking tussen de verschillende teams.

Projectverantwoordelijken zijn bijgevolg aangewezen op micromanaging en dubbele controles met hun teams en gaan naar de werf om te zien wat er werkelijk gebeurt. Of in het beste geval moeten ze talloze updates vragen aan hun teams via WhatsApp, telefoon of e-mail.

Een aanpak die in veel gevallen nog steeds niet werkt omdat de gedeelde gegevens statisch zijn. Met andere woorden, het ontbreekt projectverantwoordelijken aan de nodige context om de impact van elke update op zowel de vooruitkijkplanning als op het masterplan te kunnen opvolgen.

Opnieuw wordt duidelijk waarom tools als Excel en WhatsApp geen goede oplossing zijn voor de bouw. Ze zijn niet gemaakt voor deze sector en zijn dus niet in staat om de complexe processen en onderlinge afhankelijkheden van elk project te ondersteunen. Dit is waar alle projectverantwoordelijken moeten op focussen om de administratieve werklast te verminderen en het vertrouwen in contractuele verbintenissen te herstellen.

Beschikt u over de juiste tools om uw werf te verbinden met het kantoor?

Inmiddels is het duidelijk waarom het belangrijk is te kiezen voor een digitale tool die is gemaakt voor de bouwsector. Maar eerst moeten projectverantwoordelijken inzien dat de tools die ze gebruiken gewoon niet goed genoeg zijn.

In veel gevallen denken mensen in de bouw dat e-mails, WhatsApp-meldingen en Excel-spreadsheets de beste oplossing zijn om te communiceren in hun project. Maar de waarheid is dat diezelfde tools de grootste vijand zijn voor het welslagen van hun project.

Gratis e-boek: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Hier dient gezegd dat alle bovengenoemde tools perfect zijn voor kleine dagelijkse interacties of voor het privéleven. Maar deze context is helemaal anders en niet vergelijkbaar met een complex bouwproject.

Als projectmanager hebt u een digitale tool nodig die gemaakt is voor mensen op de werf en die real-timecommunicatie en een naadloze samenwerking mogelijk maakt. Door te investeren in één enkele informatiebron die in real time wordt bijgewerkt, zorgt u ervoor dat alle projectteams op één lijn staan en dat de verschillende teams weloverwogen beslissingen kunnen nemen zonder altijd te hoeven wachten tot u actie onderneemt.