Ik gebruik MS Project. Waarom zou ik iets anders willen gebruiken?

Gebruikt u MS Project of Excel om op de hoogte te blijven van uw planning? Veel projectmanagers en werfleiders, zoals u, vertrouwen op deze tools om hun programma te beheren.

En dit is waar de problemen beginnen. U plant uw project in MS Project en verspreidt het, maar zodra er een obstakel is, raakt uw planning verouderd, wat stress en verwarring veroorzaakt omdat de informatie te laat tot u komt.

Gratis ebook: Waarom WhatsApp en Excel niet genoeg zijn voor het uitvoeren van complexe bouwprojecten

Waarom zou ik iets anders willen gebruiken?

Je hebt dus geen manier om het programma te delen met de rest van je team, waardoor ze geen zicht hebben op wat er op de bouwplaats gebeurt. Net zoiets als een road trip in de jaren ’80 met een papieren kaart. Bij de eerste verkeerde afslag wordt gissen de enige optie.

Maar zo zou het niet moeten zijn! Als het gaat om projecten met herhaling (bv. ziekenhuizen, appartementsgebouwen, wegenwerken), is het delen van je programma op de cloud met alle betrokkenen waarschijnlijk de belangrijkste stap om sneller en dus goedkoper klaar te zijn.

Dit is wat Matt Ghinn, projectdirecteur bij VolkerFitzpatrick, heeft gedaan. Duidelijk communiceren wat er in het project gebeurt naar de rest van zijn team, de klanten en de onderaannemers was een groot deel van zijn werk. Ondanks het harde werk dat hij verrichtte, kreeg hij niet de resultaten die hij wilde, omdat hij voortdurend informatie uit verschillende bronnen moest halen, zoals MS Project, Excel, e-mails, sms-berichten, enz.

Het resultaat was dat hij zich uiteindelijk overweldigd voelde door alle onsamenhangende updates die zijn kant opkwamen. Toen besloot hij dat het tijd was om MS Project en de rest van zijn tools (zoals WhatsApp en Excel) te vervangen door een bouwspecifieke digitale tool waarmee hij alle projectcommunicatie kon verzamelen in één enkele bron van waarheid.

“We bellen niet meer, we gebruiken geen WhatsApp-groepen meer, we sturen geen e-mails meer. Het programma is gewoon live, het is er en alle gegevens van de bouwplaats worden vastgelegd,” legt Matt uit.

En hij voegt eraan toe:

“We hadden vaak onderaannemers die op de bouwplaats arriveerden en geen werk afkregen omdat de vorige taken niet waren voltooid. Nu hebben we volledig zicht op de voortgang van het project. Dus als er vertraging optreedt, laten we hen dat een week van tevoren weten.”

Als je dit verhaal hoort, begrijp je al waarom MS Project niet gemaakt is voor bouwteams en projectcommunicatie:

• Het is een desktopoplossing die je niet mee kunt nemen op de bouwplaats.
• Het is administratief zwaar en foutgevoelig (vooral wanneer het op meerdere projecten wordt gebruikt).
• Er is geen controlespoor dat de schuldcultuur versterkt.
• Het ondersteunt een silo manier van werken (gebrek aan bestandsdeling of samenwerking in het algemeen).
• Het maakt het moeilijk voor Project Managers om veranderingen en/of problemen te traceren.
  Er is geen gemakkelijke manier om vooruitgang te rapporteren.

Als u meer wilt horen over de voordelen die Matt heeft ervaren na het vervangen van MS Project, download dan ons gratis ebook hier!