Projectkostenraming: een praktijkgids

Er bestaan vele hulpmiddelen voor de inschatting van projectkosten. Over dit onderwerp zijn eindeloos veel boeken, handleidingen en artikelen gepubliceerd en er zijn tal van tools en software te koop en te downloaden om deze kwestie aan te pakken.

Inschatting van bouwkosten heeft tevreden klanten en winst voor het bedrijf als doel. Een slechte projectinschatting leidt tot geldverlies (wanneer de inschatting te laag is) of tot klantenverlies (wanneer de inschatting te hoog is). Oplossingen voorstellen of aanbieden met betrekking tot het inschatten van projectkosten is daardoor uitgegroeid tot een opportuniteit in zichzelf.

Er is echter niet zoiets als de ultieme gids voor het inschatten van de kosten van een project. Wel zijn er drie heel belangrijke dingen om rekening mee te houden. Een goede projectinschatting is in sterke mate afhankelijk van:

• Efficiënte en accurate hulpmiddelen en processen.
• Het bouwproject waar de schatting op gebaseerd wordt.
• Je persoonlijke ervaring en oordeelvermogen als het gaat om kostenraming.

Het spreekt vanzelf dat een standaard en best practices voor kostenraming voordelen opleveren, en dat voor een individueel project een gunstige inschattingsmethode kan worden hergebruikt. Maar de ervaring is in elke situatie weer anders. Het meest waardevolle advies voor de inschatting van projectkosten luidt: wees altijd specifiek voor het project en stem je prijsopgave af op een specifieke activiteit.

De essentie van kostenraming

Kostenramingen voor bouwprojecten hangen altijd samen met drie factoren:

• Geld. De kosten worden meestal berekend, waarna die met toevoeging van een winstmarge aan de klant worden gepresenteerd.
• Nauwkeurigheid. Een goede inschatting is er een waarbij accuraat wordt beoordeeld waar een bouwbedrijf goede winst kan maken zonder op verrassingen te stuiten tussen de raming vooraf en het daadwerkelijk te betalen bedrag.
• Snelheid. Een klant wil de prijsopgave zo snel mogelijk ontvangen. Voor commerciële en industriële projecten zal de klant meerdere prijsopgaven willen vergelijken alvorens met een van de bouwbedrijven in zee te gaan, maar voor kleine en privéprojecten zeggen klanten vaak ja tegen het eerste redelijk klinkende voorstel.

Om aan al deze criteria te beantwoorden, heb je mogelijk meerdere schatters nodig — of een handig hulpmiddel, zoals schattingssoftware.

Kostenramingssoftware

Het is geen geheim dat het gebruik van computers en software de productiviteit verhoogt en de processen versnelt. Dat is in het voorbije decennium ook in de bouwsector duidelijk te zien geweest dankzij de disruptie in de bouwindustrie. Wat blijkt nu? Meer dan 55% van de schatters slaagt er niet in de kosten juist in te schatten. En dat komt omdat ze de verkeerde middelen gebruiken. Voor de inschatting van bouwkosten is geen ingewikkelde of dure software nodig. De software moet simpelweg over de volgende elementen beschikken:

• Een starttool om de metingen vast te leggen, afkomstig van papieren of digitale plannen.
• Een geïntegreerde kostendatabase om de persoonlijke of bedrijfsgegevens af te zetten tegen andere commercieel beschikbare gegevens en zo de kosten in te schatten.
• Berekeningen voor de inschatting in werkbladen, zodat je de schattingen kunt indelen en organiseren op basis van de gewenste hoeveelheid details (de digitale tegenhanger van vierkantswortels en abstractie).

Met deze drie softwarefuncties verloopt je inschatting veel vlotter. Daarnaast kan een kostenramer het volgende bieden:

• Integratie met andere bouwsoftware of -applicaties. Een kostenramingsprogramma kan bijvoorbeeld gegevens uit een CAD-file halen om schattingen te doen, en kan die info ook naar een ander programma doorsturen voor automatische procurement.
• Online beschikbaarheid voor samenwerking, zodat aanpassingen en goedkeuringen digitaal en in real time kunnen gebeuren. Zo wordt het fysieke, papieren proces overgeslagen. Dat bespaart veel tijd.

Goed geïntegreerde kostenraming draagt bij aan het algemene bouwmanagement en laat de bouwmanagementsoftwareprocessen nog sneller verlopen.

Toegevoegde menselijke waarde

Kostenschattingssoftware is geen wondermiddel voor kostenraming. Wie blind op software rekent, kan vergissingen maken. De kwaliteit van de output van schattingssoftware staat of valt met de kwaliteit van de informatie die jij aan de software voert.

Een mens van vlees en bloed die inzicht heeft in kosteninschatting, kan op slimme wijze gebruikmaken van kostenschattingssoftware. Met zijn of haar kennis en vaardigheden voegt hij of zij waarde toe aan de snelheid van een kostenramingstoepassing. Een goede kostenschatter heeft het volgende in huis:

• Diepgaand inzicht in de architecturale en bouwkundige plannen en schetsen.
• Goede bekendheid met de bouwmaterialen en -methoden.
• Vertrouwdheid met de wijze waarop een bedrijf zijn bouwprojecten het liefst realiseert.
• Systematische, georganiseerde oplossingen.
• Het vermogen om duidelijke, accurate schattingen voor te bereiden.
• Een goed vermogen om offertes te beoordelen.
• Het vermogen om schattingen te structureren die kostenoptimalisering mogelijk maken.
• Een goed oordeelvermogen, zodat de schattingen het bedrijf, de klant en de onderaannemers echt ten goede komen.

Kostenramingssoftware is heel waardevol voor het uitvoeren van het handmatige, repetitieve werk, maar de ervaring en het oordeel van een echte, levende schatter blijft essentieel voor de besluitvorming. Het is dus niet zo dat een kostenramingsprogramma beter is dan een menselijke schatter, of andersom. Zoals vaker vullen ook hier de mens en de software elkaar aan.

Schattingsfouten om te vermijden

Er is niet zoiets als de ultieme gifs voor het inschatten van projectkosten, maar er zijn wel enkele dingen die je zeker moet vermijden.

• Lees altijd de relevante projectdocumenten.
• Sla bezoeken ter plaatse nooit over. Ga de bouwelementen, de afmetingen en de stukprijzen altijd goed na.
• Houd je ogen steeds open voor vergissingen en weglatingen.
• Wees flexibel met kostenaanpassingen. De uiteindelijke kostenraming is niet altijd de prijs die je verwachtte, maar het kan wel de juiste prijs zijn.
• Controleer altijd het eindresultaat. De softwarecijfers moeten altijd met de uiteindelijke cijfers worden vergeleken.

De sleutel voor de inschatting van bouwkosten

De ultieme sleutel tot projectkostenraming is een menselijke schatter, ondersteund door ramingssoftware. Deze “eenheid” van mens en machine is cruciaal voor kostenoptimalisatie en verbetering van de winstgevendheid. Een mens alleen of een computer alleen slaagt hier niet in.

Voor meer advies over de kostenraming van projecten vindt u hier vijf manieren om te verzekeren dat uw project  bijkomende strategieën voor een effectieve kostenraming in het beheer van bouwprojecten. Download het gratis ebook om verbeteringen van de algemene productiviteit  aan uw repertoire toe te voegen.