Meest voorkomende uitdagingen in materialen management in constructie

In de bouwindustrie, is materialen management een van de grootste uitdagingen waar men tegenaan loopt. Slechte materialen management kan leiden tot een aantal problemen met de tijdlijn voor uw gehele project. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen met materialen management en een aantal tips over hoe u hier het beste mee omgaat.

Biedingen aantrekken

Het is veelvoorkomend voor de scope van een project om te veranderen naarmate het opgesteld wordt, wat betekent dat het biedingen proces kan worden beïnvloed. Een goed voorbeeld hiervan is als de eigendom eigenaar beslist dat ze de materialen willen veranderen naar iets met een hogere kwaliteit, zonder dat het globale budget van het project moet worden aangepast. De algemene aannemer zal normaal gezien hier mee akkoord gaan en dan samenwerken met hun specialiteitsaannemers op de werf, zoals de elektrische aannemer, om te bekijken welke aanpassingen gemaakt kunnen worden en hoe dit het beste kan gebeuren.

De elektrische aannemer is vaak een van de laatste aannemers die naar het project gebracht wordt, en als alle details van het project alvast zijn vastgesteld vooraleer zij aankomen, kan het zijn dat er gevraagd wordt om hun bod te verlagen naargelang de veranderde situatie.

Deze situatie kan vermeden worden door simpelweg goede communicatie en betrokkenheid te onderhouden tussen alle aannemers doorheen het project. Het samenbrengen van alle aannemers in het begin, inclusief de elektrische aannemer, zal dit probleem helpen vermijden. De aannemers kunnen allemaal meer realistische kosten en tijdlijn overzichten aanbieden aan de eigenaar, en zij zullen in staat zijn om de generale aannemer te helpen in het vaststellen welke accommodaties daadwerkelijk tot het project gemaakt kunnen worden om de aanpassingen van de eigenaar uit te voeren.

Materialen inkoop

In het algemeen, kan de materialen inkoop gesorteerd worden in twee categorieën.

1. Hoofdzakelijke Materialen: Materialen die specifiek zijn voor het project, inclusief dingen zoals schakelinstallaties, verlichtingsarmaturen en alarmsystemen.
2. Overige Materialen en Artikelen: Veelvoorkomende, onspecifieke dingen zoals kabels, armaturen, leidingen, touw en sluitingen.

Het aankoopproces kan vaak bestaan uit een onderhandelingsproces met fabrikanten over de prijs en de kwantiteit, wat soms een langdurig proces kan blijken. De verantwoordelijke voor het aankopen van materialen moet een schema opstellen voor wanneer de materialen gaan aankomen, om te verzekeren dat ze er zijn wanneer ze nodig zijn.

De overige materialen worden normaal gezien gekocht door een verdeler, oftewel in een algemene aankoop of gebaseerd op een biedingsproces; echter zijn algemene aankopen niet veel voorkomend, aangezien de competitieve markt. Deze materialen zijn eenvoudiger voor de aannemer om op korte termijn te bestellen, waardoor het risico om uw bouwproces te vertragen met het wachten op materialen lager ligt.

De hoofdzakelijke materialen hebben tijd nodig om specifiek gefabriceerd te worden voor dit project, dus duurt het even tot ze beschikbaar zijn. Te lang wachten op deze bestellingen kan leiden tot serieuze vertragingen in het bouwproces.  

De fabrikant kan een tekort hebben aan middelen of heeft meer tijd nodig om alles af te werken.

Veel aannemers zullen hun materialen dagelijks bestellen wanneer ze nodig zijn, met het verzamelen van dagelijkse materialenlijsten die elk team nodig heeft. Het probleem hiermee is dat de materialen misschien niet op tijd aankomen voor wanneer de werknemers arriveren de volgende ochtend, waardoor de werknemers een deel tijd verliezen met het wachten op de benodigde materialen voor die dag.

Lees ook: Expert talk – Digital innovation is the number one priority in construction

Een simpele oplossing is om verder vooruit te kijken en schematisch in te plannen dat alles een dag eerder arriveert dan wanneer de materialen daadwerkelijk nodig zijn. Veel leveranciers zullen aanbieden om samen met u te werken om het project op te stellen tot een bestelling schema gebaseerd op de materialen behoeftes.

Een andere oplossing die veel mensen gebruiken in de industrie is om een geprefabriceerde staalbouw kit aan te schaffen. Deze kits komen met alle benodigdheden voor uw gebouw en geven u de mogelijkheid om uw gebouw op te zetten in de helft van de tijd van een traditionele bouw. Ze zijn ook op maat aan te passen, net zoals een traditionele bouw. Aangezien de kits komen met alles wat u nodig heeft, hoeft u zich geen zorgen te maken over vertragingen in uw bouwproces door het wachten op iets dat geleverd moet worden.

Materialen inkoop

Zodra u uw leverancier heeft geselecteerd en uw materialen heeft besteld, begint het wachtproces. Uw aannemer zal een systeem moeten ontwikkelen voor het ontvangen en tracken van uw materialen naarmate ze arriveren. Veel bedrijven doen dit door een materialen vordering schema te maken dat de verschillende materialen en hoeveelheden specificeert, samen met de verwachte data van aankomst. Om te vermijden dat er een surplus aan materialen is, zullen vele aannemers slechts 80% bestellen van wat de geschatte behoefte voor het project, om vervolgens het resterende te bestellen zodra het naderhand duidelijk wordt dat dit nodig is.

Normaal gezien worden de materialen rechtstreeks geleverd naar de bouwwerf, echter is dit soms niet mogelijk vanwege opslag gebrek; in deze gevallen worden de materialen vaak verstuurd naar een opslagmagazijn van de aannemer of elders. Echter, wanneer iets niet meteen nodig is, kan dit ook opgeslagen worden in het magazijn in plaats van op de werf, voor zowel ruimte of veiligheidsredenen. Het versturen van alle materialen naar een magazijn is ook veelvoorkomend wanneer de aannemer van plan is om alles te prefabriceren vooraleer hij het naar de werf brengt.

Zodra u heeft besloten wanneer en waar alles geleverd zal moeten worden, kan het wat gecompliceerder worden, en kan u eventueel moeilijkheden krijgen met vertragingen, opslagproblemen, onverwachte kosten en meer. Een aantal van de complicaties die u kan tegenkomen zijn:

• Een miscommunicatie zorgt ervoor dat iets niet op tijd aankomt wanneer u het nodig heeft.
• Iets wordt geleverd op de foute locatie, zoals iets dat verstuurd wordt naar de werfplaats terwijl het nodig is in het opslagmagazijn en vice versa.
• U ontvangt de foute hoeveelheid materialen. Te veel materialen kan leiden tot opslagproblemen, terwijl te weinig materialen kan leiden tot wachttijden en vertragingen in het project totdat de materialen toekomen.

Er zijn verschillende manieren waarmee u dit soort problemen kan helpen vermijden in uw project. De beste manier om deze problemen te vermijden is om te verzekeren dat alles duidelijk is opgeschreven vooraleer het wordt opgestuurd. Het behouden van de communicatie met uw leverancier zal ook helpen met het vermijden van deze situaties.

Samenwerken met betrouwbare leveranciers is ook een kern in het verzekeren dat alles vlot verloopt. Soms moet u hiervoor een beetje extra betalen voor de materialen, maar uiteindelijk, is dit het waard als dit ervoor zorgt dat uw project vlot en probleemloos verloopt.

Opslag en inventaris management

Materialen Tracking, inventaris en opslag leiden vaak tot uitdagingen op de bouwwerf. Als er te veel mensen betrokken zijn in het proces, kan een simpele miscommunicatie al leiden tot verloren materialen, wat dan weer kan leiden tot vertragingen.

Het bijhouden van uw materialen is een enorme uitdaging in de bouw, vooral wanneer het een groot project is. Bijhouden wanneer de materialen binnenkomen, wanneer ze zouden moeten binnenkomen, en als er iets vertraagd is, is een belangrijk onderdeel van constructie. Een goed tracking system is ook belangrijk om diefstal en verlies te minimaliseren, aangezien het makkelijker zal zijn om dingen terug te vinden.

Lees ook: Streamlining the construction process – 6 smart approaches

Een eenvoudige oplossing voor dit probleem is om een soort elektronisch tracking systeem te implementeren. Geautomatiseerd systemen met barcodes zijn populair, aangezien u enkel iets hoeft te scannen om te markeren dat dit artikel ontvangen of verplaatst is. Ook geeft het logische manier om uw inventaris te organiseren, zodat u precies weet waar alles staat. Er zijn zo veel soorten elektronische systemen die u hiermee kunnen helpen, dus het is slechts een manier van de beste vinden die bij u past. Sommige systemen kunnen zelfs automatisch iets voor u bestellen wanneer uw inventaris te laag is of wanneer u iets niet meer in bezit hebt.  

Uw tracking systeem moet ook in staat zijn om beschadigde materialen bij te houden en deze te scheiden van uw huidige inventaris. Dit onderdeel van tracking kan u ook helpen in het beslissen of er een probleem is met waar iets opgeslagen wordt of de manier waarop het verplaatst wordt.

Het behandelen van de inventaris naarmate het verplaatst van opslag naar de bouwwerf is nog een gebied waar er veel problemen kunnen opkomen in materialen management. Dit is een punt waar dingen verloren of beschadigd kunnen raken als er niet fatsoenlijk mee omgegaan wordt, wat voor moeilijkheden kan zorgen in een project. Wanneer u gebruik maakt van plaatselijke werfopslag in plaats van een magazijn, zal dit de risico’s verminderen, maar blijft is een potentieel probleem waar u een oogje op moet houden. Uw tracking systeem zal u ook helpen met het vermijden van verliezen wanneer iets verplaatst wordt.

Houdt in gedachten dat elke job andere behoeftes heeft voor het managen van de materialen, dus u zal in staat zijn om een aantal aanpassingen te maken voor elk project. Echter, als u alvast een sterk systeem heeft, kan het zijn dat u slechts kleine aanpassingen moet maken van project tot project. Er zijn eindeloze systemen in de wereld die u kunnen helpen met het efficiënter managen van uw materialen, en ervoor zorgen dat u minder verlies en schade oploopt; u moet alleen het juiste systeem vinden dat voor uw bedrijf werkt.