Hoe signaleert u onderbrekingen snel om vertragingen en te hoge kosten te voorkomen?

“Liggen we op schema?”

Die vraag achtervolgt werfteams haast elke dag. En bijna altijd lokt ze eindeloze discussies en heel wat verwarring uit. Een jammerlijke zaak. En de oorzaken kunnen heel uiteenlopend zijn.

Maar de hoofdreden is telkens dezelfde: onderbrekingen worden niet rechtstreeks en niet tijdig aan de juiste personen meegedeeld. Daardoor kunnen onderaannemers niet aan de slag op de werf, met torenhoge vertragingskosten en enorme budgetoverschrijdingen als gevolg.

Het bouwproces is tenslotte een broze keten van werkzaamheden. Het geringste probleem bij een van de afzonderlijke schakels kan een domino-effect hebben op het hele project.

De cijfers tonen dat ook aan: maar liefst 44% van alle vertragingen in de bouwsector is te wijten aan onderbrekingen tijdens de werken. Vertragingen tijdens de uitvoering van bouwprojecten beperken moet dus een topprioriteit zijn van alle werfteams. Zo kunnen ze budgetoverschrijdingen in belangrijke mate voorkomen.

Problemen waarmee iedere projectleider vaak te maken krijgt

Dit zijn de voornaamste oorzaken van vertragingen in de bouwsector:

• Fouten (44%)
• Een laat antwoord op vragen naar informatie (20%)
• Specificatiewijzigingen (18%)
• Slechte weersomstandigheden en andere factoren (18%)

Met andere woorden: aanpassingen en vragen om feedback voor de juiste uitvoering van werkzaamheden nemen zó veel tijd in beslag dat een bouwproject helemaal de mist in gaat. Het is cruciaal dat werfteams weten wat de kern van het probleem is. Zo kunnen ze een project namelijk tot een goed einde brengen.

Dit zijn in een notendop de meest voorkomende problemen waarmee bijna iedereen die verschillende bouwprojecten tegelijkertijd beheert momenteel te kampen heeft:

• Complexe projecten: bouwprojecten worden steeds complexer. Er moet namelijk rekening worden gehouden met een scala aan parameters om te garanderen dat een project zonder onderbrekingen wordt uitgevoerd. Daar komt nog bij dat offertes scherper zijn dan ooit, terwijl de buffertijd tussen werkzaamheden drastisch is afgenomen.
• Opeenvolging van escalaties: spanningen met klanten en managementproblemen zijn schering en inslag. Ze zijn het gevolg van de voortdurende inspanningen die u moet leveren om acute kwesties op te lossen en de reden achter vertragingen en budgetoverschrijdingen te achterhalen.
• Gebrek aan standaardisering: er is geen gecoördineerde aanpak voor alle projecten samen. Daardoor kunt u zich geen duidelijk beeld vormen van elk afzonderlijk project. Elk project is anders. Hoe groter het project, hoe complexer. En hoe moeilijker het in goede banen te leiden valt.
• Sterke ‘schuldcultuur’: het is altijd de schuld van iemand anders. Door af te stappen van die schuldcultuur en de progressie van projecten nauwkeurig op te volgen, kunt u samen met uw team de juiste beslissingen nemen. Projectteams proberen vaak andere spelers in de waardeketen de schuld te geven, zodat ze de gevolgen niet zelf hoeven te dragen. Zo krijgt u als projectleider voortdurend te maken met onderbrekingen terwijl u probeert te achterhalen wat er is misgegaan en hoe het dan wél had moeten gebeuren.
• Tools en methoden onvoldoende gebruikt: Bij de uitvoering van uw projecten hebt u vast al wel geëxperimenteerd met verschillende digitale tools en planningsmethoden (bv. de lean methodologie). Deze initiatieven hebben alleen kans op slagen als medewerkers op de werf en op kantoor ze in praktijk brengen. Anders vallen uw teams vroeg of laat terug in hun oude gewoontes – wat tijd en geld kost.

Gelukkig staat u er niet alleen voor. Tal van projectleiders hebben dezelfde frustraties en willen hun projecten op een andere manier beheren. Ook zij weten dat ernstige problemen snel oplossen hun teams helpt om projecten tijdig op te leveren.

Hoe rapporteert u onderbrekingen zonder vertragingen of budgetoverschrijdingen als gevolg?

Hoe hard u ook probeert en hoe goed uw team ook presteert, voor een succesvol project is meer nodig. U moet ook problemen kunnen signaleren zodra ze zich voordoen, zonder tijd te verliezen aan ondoeltreffende communicatie. Dat weet u ondertussen.

Het goede nieuws is dat u met de juiste strategie de samenwerking tussen teams drastisch kunt verbeteren. Zo leveren de teamleden nóg betere prestaties.

Uiteindelijk steunt alles op drie pijlers: mensen, processen en tools. Als deze elementen helemaal goed zitten, spoort u ernstige problemen sneller op en pakt u ze aan vóór ze een bedreiging vormen voor uw programma en dus ook uw organisatie.

Hieronder leggen we kort de vier belangrijkste stappen uit om een einde te maken aan onderbrekingen van uw bouwprojecten en projecten tijdig op te leveren. Alle stappen zijn geïntegreerd in de tools van LetsBuild en zijn gebaseerd op onze ervaring met enkele van de grootste stakeholders in de bouwsector:

1. Doorbreek uw gewoontes

Bij een bouwproject van 10 miljoen euro komen doorgaans een zeshonderdtal onderbrekingen per jaar voor. Daarbij komt dat 25% van die onderbrekingen hoogstwaarschijnlijk niet wordt verholpen. En naar schatting duurt het zeven dagen voordat een probleem is opgelost.

Teleurstellende cijfers die een van de belangrijkste problemen in de bouwsector aan het licht brengen. Problemen in de bouwsector worden niet snel genoeg opgelost. Een van de redenen daarvoor is dat de sector vasthoudt aan slechte gewoontes.

Om het tij te keren, zou de hele sector een elementaire gewoonte moeten aanleren: tijdig opleveren. Dankzij LetsBuild ontvangt u live meerdere werfupdates en kunt u er onmiddellijk op reageren. Achterhaalde schema’s en eindeloos heen-en-weergemail zijn zo verleden tijd.

2. Help mensen sneller beslissingen te nemen

Vaak heeft een projectleider of projectmanager meerdere projecten tegelijk onder zijn hoede. Elk van die projecten gaat uiteraard gepaard met tal van updates en informatievragen die van de ene stakeholder naar de andere worden doorgestuurd.

Toch moet u – zonder dat u fysiek aanwezig bent – zowel de teams op de werf als de medewerkers op kantoor alle middelen ter beschikking kunnen stellen om hun taken uit te voeren. Als u voor elke taak feedback moet geven, wordt al snel duidelijk dat het project makkelijk kan vastlopen.

Een betrouwbare, handige digitale oplossing komt dan uitstekend van pas. Zo kunnen alle stakeholders van een project de juiste informatie onmiddellijk naar de juiste personen verzenden. Kortom, een eenvoudigere rapportering leidt tot snellere beslissingen.

3. Verander uw manier van rapporteren

U denkt nu wellicht dat elk project anders is, en dat wat voor het ene project nuttig kan zijn misschien niet ideaal is voor het andere. Dat is een misvatting. Projecten kunnen weliswaar verschillend zijn, maar wat écht telt, is hoe we over problemen communiceren.

En het is geen geheim dat de traditionele manier om problemen over te brengen vandaag niet langer werkt. Projectleiders verspillen het grootste deel van hun tijd aan progressierapporten in plaats van te focussen op waar ze echt een verschil zouden kunnen maken.

Het ergste is dat die rapporten in veel gevallen eigenlijk niets bijdragen aan het project, omdat ze meteen al achterhaald zijn. Om die reden is een datagedreven rapportering vereist, waarbij alle projectstakeholders hun feedback onmiddellijk via het liveprogramma kunnen geven.

“Ons programma wordt op werfniveau bijgewerkt. Dit betekent dat de werftoezichter ons de informatie vanaf de bouwwerf geeft. Foto’s, updates, noem maar op. Het werfteam kan zo meer verantwoordelijkheid nemen en houdt ons op de hoogte van de stand van zaken ter plaatse”, zegt Matt Ghinn, projectleider bij VolkerFitzpatrick. Dankzij LetsBuild verloopt de rapportering in zijn organisatie voortaan digitaal en dus veel vlotter.

4. Maak werk van een nieuwe aanpak

Als manager leidt u diverse projecten en teams. U beseft heel goed dat tijdig opleveren gelijkstaat aan opleveren binnen het budget. Vooral als we rekening houden met het feit dat vertragingen bij een bouwproject in 77% van de gevallen gepaard gaat met kostenoverschrijdingen (in Europa).

Het is dan ook broodnodig dat projectteams een nieuwe aanpak hanteren om progressie te rapporteren. Daarom is het tijd om de overstap te maken naar digitale rapportering. Zo kunnen alle medewerkers van uw organisatie updates van hun taken doorsturen via hun laptop, mobiele telefoon of tablet.

Als bedrijf de omslag naar digitale tools maken, is uiteraard een langdurig en lastig proces. Ons advies is dus om te luisteren naar experts en hulp te vragen aan mensen met ervaring – zelfs als u denkt dat u het alleen aankunt. Want alleen zo voorkomt u veelgemaakte fouten. Bovendien kunt u er dan van overtuigd zijn dat u meteen op de juiste manier te werk gaat.