Project management systemen voor het risicobeheer van bouwprojecten

Geen enkel bouwproject is eenvoudig. Vergeet wat anderen zeggen, niets is gemakkelijk. Zelfs het kleinste bouwproject komt met financiële en reputatie risico’s. Projectmanagers weten dat er meerdere teamleden zijn. Er is de eigenaar, de aannemer, de belanghebbenden en de architect. Daarbuiten zijn er enorm veel wetten en regelgeving waarmee rekening moet  worden gehouden. Voor alles is nemen van bepaalde risico’s noodzakelijk.

Het beperken van deze risico’s is eigen aan verschillende rollen. Een project manager moet in staat zijn om potentiële problemen te herkennen, evalueren, anticiperen en beheren. Als deze problemen niet worden herkend, zal het project falen. In het beste geval zal dit gepaard gaan met een beperkte mate van succes, maar het zal de honger van de klant niet stillen. Wanneer dit gebeurt, wilt u geen deel uitmaken van uw team.

Als het risico niet meteen wordt gespot, zal het team niet lang samenhangen. Iedereen wil namelijk zijn eigen hachje redden. Iedereen begint naar elkaar te wijzen en rechtszaken zijn onderweg. De relatie valt in duigen. De manager zal beschuldigd worden van het negeren van de risico’s en het slechte team management. Dit is waarom een project management systeem van pas komt.

Om alle bovenvermelde zaken te vermijden, focust u op het systeem. Uw vraag nu zou zijn:

Hoe kan een project management systeem mij helpen?

Dat is mijn favoriete vraag. Hier is wat het voor u kan doen:

• Identificeert het risico
• Brengt het bouwteam samen om ideeën te verzamelen
• Stelt gemakkelijk projectdoelstellingen op
• Identificeert “problematische doelstellingen”
• Maakt overleg tussen teamleden mogelijk
• Constant overleg tussen eigenaren en project management professionals
• Mogelijkheid voor belanghebbenden om hun bezorgdheid over de mogelijke risico’s te uiten
• Voortdurende verbetering
• Genereren en bespreken van mogelijke risico’s

U begrijpt het wel. Zoals u kunt zien is er één belangrijk punt. De sleutel die alle deuren opent is constante risicocommunicatie. Dit bouwt vertrouwen tussen alle partners. Aarzelen over de bespreking van de risico’s zal tot niets leiden. Risico’s zijn problemen voor iedereen die betrokken is bij het project. Ze beïnvloeden de uitkomst van het hele project. Samen zult u sterker zijn.

Wat gebeurt er wanneer project risico’s worden geïdentificeerd?

Gebruikmakend van het systeem, zorgt u ervoor dat iedereen op de hoogte is van de risico’s. Iedereen moet het risico begrijpen. Dit zal u helpen iedereen op de juiste taak “te plaatsen”. Een succesvol project manager moet beoordelen:

1. Het risico dat aanwezig is
2. Alle mogelijke problemen (financieel en planning)
3. Het tijdschema voor het oplossen van het risico
4. Alle partijen die betrokken zijn bij de discussie

Hij/zij is de cruciale speler. De beslisser voor elk risico. Het vermogen om risico’s te detecteren, oplossingen te bepalen en vooruitgang te boeken zijn eigen aan zulk project manager.

Dit brengt ons tot de documentatie. Het speelt een belangrijke rol in hoe het team de risico’s evalueert en vermindert. Wat doen project managers? – Zij maken gebruik van programmacontroles. Het programma helpt hen de rapportering van de documentatie te creëren, administreren en beheren. U hebt het perfecte programma nodig dat is ingesteld om uw doelstellingen te bereiken. Het beste deel is dat het systeem fouten documenteert. Het team heeft volledige toegang tot deze fouten op elk moment. Dit helpt hen dezelfde fouten te vermijden.

Wat is de taak van het rapporteringssysteem?

Zie het als een handig hulpmiddel voor het evalueren van de risico’s. We noemen dit het risicoregister. Het identificeert alle dingen die fout kunnen lopen. Dit risicoregister moet voortdurend worden bijgewerkt tijdens het bouwproces. Als onderdeel van dit risicoregister, maken veel teams gebruik van risicomanagementtools om de gehele impact van de risico’s te meten. Dit helpt hen te begrijpen hoe deze risico’s te benaderen en op te lossen. De taak voor het team eindigt hier niet.

Ze volgen voortdurend het proces op om te zorgen dat alles volgens plan verloopt. Hierdoor zijn ze klaar voor de nieuwe risico’s die mogelijk optreden. Wanneer dit gebeurt, voegt het team ​​het risico toe aan het risicoregister en volgt ze hetzelfde proces. Risicobeheer vergt veel bewegende delen en werkdocumenten.

De project management teams gebruiken aanpasbare dashboards van de software om van alles op de hoogte te blijven. Het stelt hen in staat om meerdere projecten op te volgen. Dit klantgerichte dashboard helpt hen om alle projecten te combineren in één interface. Elk document wordt online opgeslagen. Het is volledig toegankelijk en elk teamlid kan aanpassingen maken. Het slim beheren van projectrisico’s resulteert in tevreden teams, blijvende impact voor de gemeenschap, geweldige reputatie, en positief eindresultaat. Houd dit in het achterhoofd.

Zoekt u een benadering en een tool voor een beter risicomanagement? In dat geval is het altijd verstandig om eerst wat onderzoek te doen. Wat is uw ultieme doel, naast een efficiënt risicomanagement? Bent u uw volledige systeem aan het hervormen om de bouwkwaliteit en de leveringsprocessen te verbeteren? Hier vindt u een korte maar inzichtelijke lijst met kostbare tips voor risicomanagement. Maak van de gelegenheid gebruik om de basic checklist voor bouwmanagement opnieuw te bekijken. U kunt het gratis ebook, The Circle of Productivity, downloaden voor een diepgaande bespreking van de verbetering van de productiviteit op de bouwplaats.