Nooit meer met de vinger wijzen: laat werfteams sneller beslissen en tijdig leveren

Elk bouwproject is complex. Meerdere teams en stakeholders moeten op elkaar inspelen om hun taken op tijd af te krijgen. Eén ding is dus duidelijk: samenwerken is de sleutel tot succes in de bouwsector.

Gratis gids: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Maar om goed te kunnen samenwerken, moeten alle partijen elkaar vertrouwen en op tijd beslissingen kunnen nemen. Helaas heeft de bouwsector hier nog steeds moeite mee. Dit heeft rechtstreekse gevolgen voor de uitvoering van projecten: als kritieke problemen te laat worden gemeld en de verantwoordelijken hun fouten niet willen toegeven, loopt het project onnodig vertraging op.

Een cijfer om even bij stil te staan: 44% van de vertragingen bij bouwprojecten is te wijten aan onderbrekingen. Als we dit nader bekijken, zien we vier hoofdoorzaken:

• Vertraging door fouten (44%)
• Vertraging door late reactie op vragen om informatie (20%)
• Specificatiewijzigingen (18%)
• Slechte weersomstandigheden en andere factoren (18%)

Zo wordt het al snel duidelijk dat als u uw projectbudgetten binnen de perken wilt houden, het aantal problemen en vertragingen naar omlaag moet.

Dit kan op zijn beurt een zinvolle verandering teweegbrengen in de manier waarop de partijen in een bouwproject samenwerken én ertoe leiden dat ze elkaar meer vertrouwen.

Mensen, processen, tools: de drie sleutels tot succes

In de bouwsector veranderen digitale technologieën de manier waarop we werken, communiceren en zelfs bouwen. Toch blijft het extreem moeilijk om deze technologieën ten volle te benutten, tenzij u over alle nodige componenten beschikt: mensen, processen en tools.

Met andere woorden: bouwbedrijven hebben een strategische aanpak nodig als ze snel beslissingen willen kunnen nemen en projecten tijdig willen opleveren. Alleen zo kan de bouwsector meer vertrouwen opwekken bij contractpartners en vastgeroeste gewoonten doorbreken die de hele branche minder efficiënt maken.

Deze verregaande transformatie begint natuurlijk bij de drie elementen die we hierboven al vermeldden: mensen, processen en tools. Als u dit concept efficiënt invoert, merkt u cruciale problemen onmiddellijk op wanneer ze zich voordoen. Zo raakt u niet terecht in een neerwaartse spiraal door gebrekkige communicatie.

Lees meer: Maak komaf met oude gewoontes – Hoe brengt u de digitale transformatie van uw bedrijf tot een goed einde?

Het klinkt eenvoudig, maar het is complexer dan u misschien denkt. Uiteraard begint deze aanpak bij de mensen zelf. Als u hen overtuigt om hun collega’s en de nieuwe technologie te vertrouwen, zijn de eerste stappen in de goede richting gezet.

Daarna moet u op zoek naar de juiste tools die een antwoord bieden op de behoeften van uw project. En naar de processen waarmee u de nieuwe softwareoplossingen in uw organisatie ten volle kunt benutten.

Vaak maken projectdirecteurs dezelfde fout: ze kiezen de oplossing met de meeste toeters en bellen, zonder te kijken naar wat ze eigenlijk nodig hebben. Als gevolg zitten ze opgescheept met digitale oplossingen die de flessenhalzen in hun projecten niet wegwerken, maar het hele proces juist nog complexer maken.

Daarom is het belangrijk om uw processen te standaardiseren voordat u op zoek gaat naar software. Zo brengt u de werkelijke behoeften van uw projecten in kaart, maakt u de juiste keuzes en gooit u geen geld over de balk. Dat duidelijke overzicht maakt het voor u gemakkelijker om de samenwerking binnen uw projecten te verbeteren en uw bedrijf richting een nieuwe manier van samenwerken te sturen.

Vijf stappen naar een samenwerkingsmodel

McKinsey & Company hebben onlangs een erg verhelderend rapport gepubliceerd over hoe de bouwsector met een nieuw samenwerkingsmodel zou kunnen voorkomen dat partijen de schuld naar elkaar blijven doorschuiven. Dat zou het vertrouwen in de sector weer opkrikken.

Dit zijn de vijf stappen die projecteigenaren en andere stakeholders kunnen nemen om te evolueren naar een open ecosysteem waarin samenwerking centraal staat:

1.   Ga na of uw organisatie klaar is voor een nieuwe manier van samenwerken

Dit proces kan alleen slagen als u de sterke en zwakke punten van uw organisatie kent. Volgens de experts van McKinsey zijn dit de belangrijkste parameters waarmee u rekening moet houden wanneer u onderzoekt of uw bedrijf klaar is voor een nieuwe vorm van samenwerking:

• Een robuuste bedrijfsstructuur die het mogelijk maakt om de nieuwe samenwerkingsaanpak in alle geledingen toe te passen
• Een flexibele projectcultuur
• Een goed projectportfolio opstellen en onderhouden dat bij de langetermijnstrategie van het bedrijf past
• Een beproefd E&C-partnersysteem en een agile aanpak voor aanbestedingsprocedures
• Bereidheid om risico’s te nemen en een toekomstgerichte filosofie op het vlak van risicobeheer

2.   Vind de juiste partners

Samenwerken met de juiste partners kan een wereld van verschil betekenen. Smeed dus banden met bedrijven en stakeholders die uw arbeidscultuur delen, maar over andere troeven beschikken. Zo vullen u en uw partners elkaar aan. Financiële stabiliteit is ook belangrijk voor een gezonde, langdurige samenwerking.

Daarnaast moet u voldoende aandacht besteden aan wat het management en de projectteams van uw partners vinden van deze nieuwe vorm van samenwerken. Het rapport van McKinsey omschrijft het als volgt: “Relaties doen de teller bewegen.” Een goede relatie tussen alle projectteams effent dus het pad voor een goede, proactieve besluitvorming.

Houd er wel rekening mee dat u in het begin op weerstand kunt stuiten. Dat is logisch, want mensen moeten hun gewoonten aanpassen aan de nieuwe manier van werken.

3.   Werk uw projecten tot in het kleinste detail uit

Het rapport van McKinsey schuift nog een essentiële factor naar voren: projecteigenaren moeten zo vroeg mogelijk de scope van het project definiëren, een goed uitvoeringsplan opstellen en de kosten nauwkeurig inschatten. Zo wordt de kans groter dat het project financieel gezond is, minder risico’s kent en meer winst oplevert.

Daardoor ligt de initiële investering van de eigenaar misschien iets hoger, maar het betekent ook dat het project een veel grotere kans op slagen heeft.

4.   Houd alle partners op de hoogte

Voor het succes van zo’n project is het cruciaal dat alle stakeholders op één lijn zitten wat de verantwoordelijkheden, doelen en beloningen betreft. Laat niets toe dat uw teams kan afleiden van het doel.

Om dit kracht bij te zetten, kan de projecteigenaar alle partijen incentives bieden die hen stimuleren om proactief te blijven en laten blijken dat ze gewaardeerd worden. Dit is een van de veiligste manieren om ervoor te zorgen dat alle stakeholders samenwerken om het project tot een goed einde te brengen.

5.   Maak van vertrouwen een prioriteit

Een nieuwe manier van samenwerken invoeren en in stand houden, dat vergt heel wat werk. Het is belangrijk dat de projecteigenaren de progressie van hun projecten blijven aftoetsen aan de vooropgestelde doelen.

Bovendien is het cruciaal dat er extra aandacht gaat naar bijvoorbeeld het delen van kennis, problemen oplossen, creativiteit en nieuwsgierigheid. Training tijdens het hele project is dan ook een onmisbaar aspect van verandering. Tot slot is volgens McKinsey ook contracthandhaving een belangrijk element.

Samenwerking stimuleren en projecten op tijd opleveren

Een geslaagde samenwerking tot stand brengen klinkt als een werk van lange adem, maar met de juiste strategie betekent dit misschien een nieuw begin voor uw organisatie. Het wordt namelijk een stuk gemakkelijker om projecten tijdig én binnen het budget te leveren.

Hieronder vindt u een kort overzicht van hoe u voorkomt dat iedereen elkaar de schuld in de schoenen schuift in een bouwproject en hoe u uw projecten op tijd kunt opleveren via een digitaal ecosysteem:

1. Vervang oude gewoontes en vermijd administratief werk

Een gebrek aan vertrouwen in contractuele verbintenissen en een overvloed aan gerechtelijke geschillen: dat zijn de twee grootste vijanden van de bouwsector. Het is dus hoog tijd om de vicieuze cirkel van slechte gewoonten in de sector te doorbreken.

Bij een bouwproject van 10 miljoen euro komen doorgaans een zeshonderdtal onderbrekingen per jaar voor. Om het nog erger te maken, wordt 25 % van die onderbrekingen niet verholpen. En het duurt gemiddeld zeven dagen voordat een probleem is opgelost.

Daar moet dringend verandering in komen. De hele sector moet er een gewoonte van maken om kritieke problemen snel te melden en projecten naar behoren en op tijd op te leveren. Maar voor we dit kunnen doen, moeten we het vertrouwen tussen de verschillende partijen in een project opnieuw opbouwen en duidelijk maken dat werfteams niet bang hoeven te zijn om een probleem te melden.

Integendeel: het zou zelfs ideaal zijn als ze proactief werken. Want hoe sneller een probleem wordt gemeld, hoe groter de kans dat het kan worden opgelost zonder ernstige gevolgen voor het project en het team. Verouderde planningen en eindeloos heen-en-weergemail zijn geen oplossing, maar net een deel van het probleem.

2. Investeer in tools bestemd voor de bouwsector

Projectdirecteurs en -verantwoordelijken beheren vaak meerdere projecten tegelijk. En omdat al die projecten even complex zijn, is het risico groot dat er een flessenhals ontstaat in de besluitvorming.

Gratis e-boek: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

Het spreekt dus voor zich dat werfteams over de juiste tools bestemd voor de bouwsector moeten beschikken om zelf tijdig beslissingen te kunnen nemen, zonder telkens de projectverantwoordelijke erbij te moeten halen.

Een digitale, bouwspecifieke oplossing kan uitstekend van pas komen. Zo kunnen alle betrokkenen de juiste updates en informatie onmiddellijk naar de juiste personen verzenden en hebben ze een nauwkeurig overzicht van de vooruitkijkplanning en het masterplan. Door tijdig te rapporteren, neemt het vertrouwen toe en kunnen alle partijen nauwer samenwerken.

3. Ga voor een digitaal rapportageproces

De doelstellingen en complexiteit van bouwprojecten kunnen dan wel verschillen, maar één aspect hebben ze met elkaar gemeen: de efficiëntie waarmee projectteams problemen op het terrein rapporteren.

Vaak aarzelen werfteams voor ze een probleem of fout melden, omdat ze bang zijn om de schuld te krijgen. Daardoor wordt informatie achtergehouden … tot het te laat is.

Met een digitaal rapportageproces maakt u hier een einde aan en wijst u de verantwoordelijkheid aan de juiste partijen toe.

“Ons programma wordt op werfniveau bijgewerkt. Dit betekent dat de werftoezichter ons de informatie vanaf de bouwwerf geeft. Foto’s, updates, noem maar op. Het werfteam kan meer verantwoordelijkheid nemen en houdt ons op de hoogte van de stand van zaken ter plaatse” , verklaart Matt Ghinn, projectleider bij VolkerFitzpatrick. Dankzij LetsBuild verloopt de rapportering in zijn organisatie voortaan digitaal en dus veel vlotter.

4. Implementeer en verbeter

Uiteindelijk komt het erop neer dat u actie moet ondernemen en een nieuwe manier van communiceren en samenwerken moet teweegbrengen voor uw projecten. Door de neerwaartse spiraal van wantrouwen te doorbreken, kunnen we bouwen aan een beter werkende sector waarin succesvolle, tijdige opleveringen binnen het budget niet langer de uitzondering maar de regel zijn.

Maar als u dit wilt verwezenlijken, moet u eerst de echte behoeften van uw projecten analyseren en de tools vinden die u de juiste gegevens bezorgen. Zo verbetert u niet alleen uw processen, maar worden alle partijen ook meer verantwoordelijk voor hun aandeel in uw projecten.

De digitale transformatie van uw bedrijf is een intensief proces. Ons advies is dus om te luisteren naar experts en hulp te vragen aan mensen met ervaring, zelfs als u denkt dat u het alleen aankunt. Want alleen zo voorkomt u veelgemaakte fouten. Bovendien kunt u er dan van overtuigd zijn dat u meteen op de juiste manier te werk gaat.

Ontdek hoe u ervoor staat

Als u vertragingen kunt beperken en ernstige problemen in uw projecten meteen kunt opvolgen, komt het vertrouwen tussen alle partijen bij een bouwproject vanzelf terug. Dat zal vast wat tijd kosten. Maar als iedereen bereid is om te investeren in digitale tools en om de werking en samenwerking van teams op en buiten de werf met behulp van data te verbeteren, is alles mogelijk.