Spreadsheets brengen uw bouwprojecten in gevaar

[Image link: dilbertyellow.gif]

Meer dan 1,2 miljard mensen – dat is één op de zeven mensen op de planeet – gebruiken Microsoft Office, een gebundelde verzameling van productiviteitssoftware. Microsoft Office, voor het eerst uitgebracht in 1983, is uitgegroeid tot de standaard op de werkvloer en in scholen, en van al zijn programma’s is Excel een van de meest gebruikte. Vrijwel elk bedrijf dat te maken heeft met om het even welk type of hoeveelheid gegevens gebruikt Excel voor spreadsheets, van kleine bedrijven tot Fortune 500-bedrijven. Excel bevat basisfuncties voor databases, waarmee gebruikers wiskundige bewerkingen kunnen uitvoeren, getallen en vergelijkingen kunnen weergeven, macro’s kunnen maken om taken te automatiseren en functies kunnen bieden om gegevens te beheren. De meeste werknemers momenteel in het personeelsbestand beweren Excel-vaardig te zijn, en een groot deel van de economie van de wereld wordt beheerd in deze specifieke software.
Ondanks de populariteit van Excel begint er kritiek op te komen. Wat zijn oorsprong vindt in gesakker onder IT-professionals en technologieblogs is onlangs uitgegroeid tot belangrijke bedrijfs- en technologiepublicaties, zoals Forbes (die suggereert dat Excel “de gevaarlijkste software ter wereld” zou kunnen zijn), Fortune (die Excel ervan beschuldigt de wereld te ruïneren) en ArsTechnica (die Excel uitroept tot “een gevaar voor de wereldeconomie”). Harde woorden, maar waarom de kritiek en wat kan er worden gedaan om u, uw bedrijf, en uw gegevens te beschermen tegen Excels tekortkomingen?

NIET ZO GEMAKKELIJK ALS HET LIJKT

Als het mogelijk zou zijn om Excel te gebruiken met een foutpercentage van nul procent, zouden het nut en de kracht van het programma moeilijk te betwisten zijn. Echter, zelfs de meest ervaren computergebruiker maakt fouten, en Excel is niet ontworpen om fouten te vergeven. Uit audits is gebleken dat bijna 90 procent van alle grote spreadsheets (door de auditors gedefinieerd als spreadsheets met meer dan 150 rijen) ernstige fouten bevat en dat gebruikers tot 1,79 procent kans hebben om per cel een fout te maken. Deze statistieken zouden suggereren dat wanneer een spreadsheet tienduizenden cellen groot wordt, er een hoop fouten zullen aanwezig zijn… wat leidt tot dure gevolgen.
Maar waarom worden gebruikersfouten beschouwd als een groter probleem voor spreadsheets, in vergelijking met andere soorten programma’s? Sommige deskundigen geven de schuld aan de interface, die eenvoudig is – bedrieglijk eenvoudig. Op de CV’s van de meeste mensen die momenteel in het personeelsbestand zitten, zult u waarschijnlijk Excel vermeld zien als een van hun vaardigheden. En hoewel het waar is dat Excel door bijna iedereen voor eenvoudige taken kan worden gebruikt, eindigt voor de meeste mensen hun kennis van het programma met basisgegevensinvoer. Het kost tijd om competentie te ontwikkelen met Excel en de leercurve kan steil zijn, omdat het een ongelooflijk complexe software is. Elke afzonderlijke cel kan bijvoorbeeld de volgende gegevens bevatten: operationele waarden, documenteigenschappen, bestandsnamen, bladnamen, bestandspaden, externe koppelingen, formules, verborgen cellen, genestelde IFs en macro’s; elk werkboek kan verborgen en “zeer verborgen” gegevens bevatten (gegevens die niet in het dialoogvenster Unhide verschijnen, terwijl verborgen gegevens dat wel zijn). Voor degenen die zich wagen aan de complexere functies van Excel, kan het proces zeer intimiderend zijn. En zelfs voor gebruikers die alleen maar proberen basisgegevens in te voeren, is het gemakkelijk om onbedoeld vast te lopen in formules en vergelijkingen met een verkeerde klik van de muis.
Excel gebruiken heeft veel weg van koken – de gemiddelde persoon kan een aantal ingrediënten bij elkaar gooien en eindigen met een (meestal) eetbare maaltijd. Maar culinair kunstenaarschap impliceert opleiding in voedingswetenschap en -technologie, en er is een merkbaar verschil in de output van een incidentele weekendkok versus een opgeleide chef-kok.

GARBAGE IN, GARBAGE OUT

Een complicerende factor is het ontbreken van een geautomatiseerd autocontroleproces in Excel. Gebruikers moeten hun eigen tests uitvoeren om fouten in hun spreadsheet te ontdekken, en hoewel er online tutorials zijn om dit te doen, is het niet praktisch om te verwachten dat elke Excel-gebruiker ze opzoekt en correct implementeert. Helaas doet Excel wat in de branche GIGO – “Garbage in, garbage out” – wordt genoemd, wat betekent dat het de ingevoerde taken zal uitvoeren, of ze nu correct zijn of niet.
Verscheidene grote bedrijven hebben op deze manier geleerd dat het gebruik van een spreadsheetprogramma dat zichzelf niet controleert rampzalige resultaten kan opleveren. In 2012 leed JP Morgan Chase een handelsverlies van $6,2 miljard, wat uiteindelijk werd getraceerd naar een kwantitatieve analist in Londen die handmatig gegevens kopieerde en plakte van de ene Excel-spreadsheet naar de andere. De tweede spreadsheet, een VaR-model (Value at Risk) dat JP Morgan Chase moest helpen om de risico’s en beloningen van de handel te bepalen, had een gebruikersfout die risk officers liet geloven dat de risico’s van de kredietderivaten half zo groot waren dan zij eigenlijk waren. Dit debacle, bekend als de “London Whale”, kostte de bank miljarden dollars en bracht hen schaamte op de internationale markt.
De ervaring van JP Morgan Chase benadrukt nog een ander zwak punt van Excel: het gebrek aan automatische gegevensoverdracht tussen datasets. Excel vereist veel handmatige gegevensinvoer, wat gebruikers aanmoedigt om informatie te knippen en te plakken. Dit opent de deur niet alleen voor fouten, maar ook voor een uit de hand gelopen spiraal. Excel’s afhankelijkheid van door de gebruiker gemaakte formules en opmaak creëert ook veel mogelijkheden voor fouten. Het is verontrustend om te denken dat een eenvoudige gebruikersfout een dergelijke chaos kan veroorzaken, en dit gebeurt vaak op alle niveaus van het bedrijfsleven in vrijwel elke industrie. Excel wordt bijvoorbeeld gebruikt in de bouwsector voor het berekenen van de kosten van een project, het schatten, de boekhouding, en andere taken die een grote impact hebben op het eindresultaat.

SPREADSHEETS IN HET TIJDPERK VAN SAMENWERKING

Spreadsheets worden vaak gezamenlijk door teams aangemaakt, en zonder de mogelijkheid om wijzigingen in Excel bij te houden, kunnen gebruikers per ongeluk dubbele of foutieve gegevens invoegen zonder dat andere gebruikers het weten. Dit gebeurt zo vaak dat de technologische industrie de term “dueling spreadsheets” heeft bedacht om te verwijzen naar meerdere “mismatchte” versies van dezelfde spreadsheet. Bovendien is het door het ontbreken van een audit trail alarmerend eenvoudig om per ongeluk over cel te typen zonder dit te beseffen.
Hoewel het lijkt op een database, werkt Excel niet op dezelfde manier en kan het niet omgaan met grote hoeveelheden informatie zoals een database of een specifiek project management platform dat kan, vanwege de omvang en het ontwerp; Excel heeft de neiging om drastisch af te remmen wanneer het overbelast wordt met gegevens. Ook kan de strikte limiet op het aantal cellen dat u kunt aanmaken in een Excel-spreadsheet resulteren in gegevensverlies wanneer u meer wilt invoeren dan het document aankan.
Een gebrek aan veiligheid is een ander probleem met Excel, dat zijn gegevens opent voor de mogelijkheid tot fraude als gevolg van een inherent gebrek aan controle over wie cellen kan bewerken en het gemak om formules, waarden, of afhankelijkheden te veranderen zonder te worden ontdekt. Zoals elke software, heeft ook Excel zwakke punten die onopgemerkt blijven tot ze uitgebuit worden door hackers. Nog in december 2014 konden aanvallers dankzij een kwetsbaarheid in Excel dezelfde gebruikersrechten krijgen als degene die op dat moment de spreadsheet gebruikte; als die persoon was ingelogd met administratieve gebruikersrechten, kon een hacker programma’s installeren, gegevens bekijken, wijzigen of verwijderen; of nieuwe accounts aanmaken met volledige gebruikersrechten. Hoewel Microsoft zijn best doet om deze kwetsbaarheden te verhelpen, is het mogelijk dat een individu of bedrijf al schade heeft opgelopen.

ZO NIET EXCEL, WAT DAN WEL?

Als u twee keer na begint te denken over het gebruik van Excel voor uw bedrijf, moet u zich geen zorgen maken: er zijn tal van alternatieven, en zelfs software die specifiek is voor de bouwsector. Constructiesoftware met mobiele toepassingen helpt bedrijven om de voordelen van spreadsheets te behouden, terwijl het de problemen elimineert. Deze nieuwe oplossingen bieden verbeterde samenwerking en communicatie met onbeperkte opslagruimte, de beste beveiliging in zijn klasse en rolgebaseerde toestemmingsniveaus en versiecontroles.
In tegenstelling tot Excel stellen constructiesoftwaretoepassingen gebruikers in staat effectief samen te werken aan projectdocumentatie. Met Excel moeten gebruikers updates van het document maken, opslaan met een datum of versienummer en terugsturen naar de volgende persoon om hetzelfde te doen – inefficiënt en foutgevoelig. Met bouwprojectbeheersoftware hebben alle medewerkers direct toegang tot het document en wanneer ze wijzigingen aanbrengen, worden alle partijen hiervan in realtime op de hoogte gesteld en kunnen ze hierop reageren. Het is niet nodig om de nieuwste versie op te slaan en te herdistribueren – dit zit al in de software en is voor iedereen zichtbaar.
Een begrip dat de gemiddelde computergebruiker bekend is geworden is Software-as-a-Service, of SaaS. De mogelijkheid om software te kopen die gehost wordt in de cloud en op aanvraag gebruikt kan worden, heeft grote voordelen opgeleverd voor bedrijven die voorheen werden uitgedaagd om fysieke kopieën van softwareprogramma’s aan te schaffen en te installeren. De volgende term die onderdeel kan worden van bijna ieders woordenschat is Platform-as-a-Service, of PaaS. Een “platform” voor computers is een onderliggend systeem dat de uitvoering van afzonderlijke toepassingen of programma’s ondersteunt. Net als platforms in de gebouwde omgeving bieden deze metaforische platforms een basisstructuur, of steiger, waarop meerdere componenten kunnen worden bevestigd. PaaS beschrijft dan een categorie van cloudservices waarbij de serviceprovider de levering van meerdere, gerelateerde applicaties op bijna elk gewoon mobiel apparaat faciliteert. De ultieme belofte van PaaS is dat alle relevante data – hoe gespecialiseerd ze ook zijn of hoe geformatteerd ze ook zijn – van programma naar programma stromen, waar ze ook nodig zijn.
Veel bedrijven zijn zichzelf aan het heruitvinden om meer te worden dan alleen software-aanbieders – ze worden platform-aanbieders. Dit betekent, om te beginnen, dat ze de weg hebben gebaand voor het succes van hun klanten door hun eigen programma’s te integreren met andere veelgebruikte programma’s in de industrie, zoals boekhoudsoftware en schattingsoftware. Sommige bedrijven bieden zelfs open source applicatieprogramma-interfaces (API’s) aan, waardoor externe softwareontwikkelaars nieuwe en nuttige tools kunnen bouwen rond het bestaande programma.

WAAR VOOR UIT TE KIJKEN IN EEN ALTERNATIEF

Wanneer u constructiebeheersoftware selecteert, zoekt u best naar de volgende functies :

• Onbeperkte ruimte en een programma dat niet vertraagt wanneer u veel gegevens toevoegt
• Samenwerkende functies die meerdere gebruikers in staat stellen aan hetzelfde document te werken zonder het risico van dubbele invoer of “dueling spreadsheets”.
• Een auditsysteem waarmee u wijzigingen kunt volgen
• Eenvoudig rapporten maken en exporteren
• Integratie met andere software
• Automatische synchronisatie van gegevens
• Beveiligingsprotocollen, zoals beveiligde inlogportalen voor klanten, gegevensbeveiliging en machtigingsniveaus, om te voorkomen dat de verkeerde persoon uw gegevens bewerkt, en authenticatie gebaseerd op twee factoren.

Recente technologische ontwikkelingen tillen de interoperabiliteit tussen programma’s naar een niveau dat ongekend was in de tijd dat Excel werd gecreëerd. Softwareaanbieders passen hun aanbod dienovereenkomstig aan, met programma’s en diensten die bedrijven helpen dure fouten te verminderen, waardoor ze zowel tijd als geld besparen. Het kan daarom tijd zijn dat uw bedrijf een nieuwe generatie software adopteert… en Excel de deur wijst!