Teken uw KAM-checklists digitaal af voor zeer precieze follow-ups

Kom eenvoudig uw regelgevende KAM-vereisten, zonder u zorgen te maken over incomplete informatie, onleesbaar handschrift, onafgewerkte data-entry en eindeloze transcripties die samenhangen aan pen-en-papier inspecties. Door uw digitale KAM-checklist te integreren met uw KAM-systeem en deze af te tekenen middels een digitale handtekening, kan u uw follow-ups serieus verbeteren met precieze informatie over wie u moet opvolgen. Het gevolg hiervan is een verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid van uw inspecties en samenwerking. Dankzij precieze realtime data die op het exacte moment van uw assessment wordt opgenomen, welke onmiddellijk gedeeld kan worden voor optimale uitvoering ter plaatse, garandeert dit soort KAM-platform u een opmerkelijke nauwkeurigheid.

Elimineer uw op-papier/Excel-gebaseerde ondertekening en vervang dit met een mobiele aanpak voor digitale ondertekening.
Lees een gerelateerd artikel over hoe digitale checklists ondertekening u een volledige transparantie verzekert op de werf.

Hoe kan een digitale handtekening rekening houden met precieze KAM-checklist follow-ups

Om een KAM-inspectie document of checklist op te volgen, zijn er normaal gezien maar twee dingen die u nodig heeft – de verantwoordelijke persoon voor het ondertekenen van het document en het document zelf. Echter is het niet altijd voldoende om enkel deze twee dingen te hebben. In uitzonderlijke gevallen, wanneer er enige tegenstrijdigheden opkomen, is het eenvoudig voor mensen om bepaalde onderdelen van het document te vervalsen of hun betrokkenheid volledig te ontkennen.
Om een KAM-systeem te hebben dat verantwoordelijkheid en precisie vereist, moet u de volgende drie dingen hebben:

1. Handtekening is gelinkt aan een echt persoon

Met een digitale handtekening moet de persoon zijn persoonlijke details invoeren vooraleer hij/zij een document aftekent. Dit linkt de handtekening van de gebruiker aan een daadwerkelijk persoon. Een digitale handtekening bevordert de authenticiteit van de ondertekenaar.

2. Integriteit van de data of het document

Een digitale handtekening is afhankelijk van de hoeveelheid binaire bits van het document en kan niet opnieuw toegevoegd worden aan een andere checklist of document – dit is bewijs dat de inhoud van het document niet vervalst is.

3. Onmogelijkheid om aangebrachte handtekening te ontkennen

Niet-verstoting is een “situatie waarin de auteur van een uitspraak zijn auteurschap of de validiteit van een geassocieerd contract niet kan ontkennen”. De persoon die een document heeft ondertekent kan in dit geval dus niet ontkennen dat ze deze handtekening gezet zou hebben.
Een digitale handtekening verzekert dat een document versterkt wordt dankzij de bovenstaande drie eigenschappen. Een digitale handtekening om uw KAM-checklist af te tekenen verzorgt de verantwoording van de ondertekenaar, waardoor een directe follow-up van enige taken die nog uitgevoerd moeten worden eenvoudig en betrouwbaar is.

Digitale handtekeningen voegen veiligheid toe aan uw KAM-checklist

1. Digitale handtekeningen zijn juridisch bindend. Digitale handtekeningen worden wereldwijd erkent voor hun juridische validiteit en worden gereguleerd als technische standaarden.
2. Digitale handtekeningen worden beveiligt en beschermd tegen vervalsing door hun ontwerp, vooral diegene gebaseerd op de Publieke Key Cryptografie (PKC) veiligheidsprincipes.

Overige voordelen van het digitaal ondertekenen van mobiele checklists

1. Bespaar veel tijd. Met digitale ondertekening, kunnen u en uw teamgenoten snel en eenvoudig uw openstaande checklisttaken nakijken, veilig formulieren ondertekenen en checklist werkstroom statussen bijhouden zonder de moeite van printen, fotokopiëren, documenten leveren en scannen.
2. Verminder papier gebruik en afval. Overstappen tot digitale ondertekening vermindert uw papier verbruik, wat goed is voor het milieu, maar bespaart u ook geld en ruimte in opslag. Daarnaast hoeft u zich ook niet schuldig te voelen over het vernietigen van bergen papierwerk wanneer u deze volgens de regulaties moet vernietigen.
3. Betere documentencontrole. Door uw checklists en documenten in een digitaal formaat te bewaren, wordt uw documentenmanagement eenvoudiger en vermindert u uw onnodig administratiewerk (zoals het converteren van papierdocumenten voor een digitaal archief, of het printen van Excel checklists om tijdens inspecties te gebruiken en deze vervolgens weer in te scannen tot een digitale kopie).
4. Betere inspecties. Door enkel over een mobiel toestel te bezitten waarin alles wordt bewaard, kunnen inspecteurs zich focussen op hun werk zonder dat ze een heleboel apparaten met zich mee moeten sleuren, zoals een klipbord, camera, etc…
5. Up-to-date formulieren. Aangezien digitale checklists worden bewaard op een server, zal het updaten van hun inhoud direct gesynchroniseerd worden op een mobiel toestel. Wanneer iemand een aanpassing maakt op een formulier, wordt deze direct geüpdatet voor iedereen in realtime.
6. Minder fouten. Pen-en-papier inspecties zijn vatbaar voor fouten ter gevolg van incomplete formulieren en slecht handschrift. Daarnaast, worden verschillende documenten over een langdurige periode samengevoegd over een bepaalde tijdsperiode, wat kan leiden tot een onlogische volgorde of werkstroom in het archiveren van documenten. Een digitale checklist wordt opgezet om een logische werkstroom te volgen, en kan geconfigureerd worden om acties te blokkeren wanneer antwoorden niet compleet zijn. Dit verzorgt een bepaald niveau aan nauwkeurigheid die papieren inspecties niet kunnen verzorgen.
7. Verbeterde efficiëntie. Digitale checklists geven de mogelijkheid tot onmiddellijke rapportengeneratie binnen enkele seconden na de inspectie. Digitale inspecties faciliteren snelle onderneembare acties.

Overstappen tot digitale inspecties bevordert de operationele prestaties en productiviteit. Het digitaal ondertekenen van uw checklist maakt uw processen en follow-up processen aanzienlijk preciezer. Investeren in een digitale checklist applicatie die digitale ondertekening functies aanbiedt zal u daadwerkelijk veel tijd en geld besparen.
Voor een diepere discussie over checklists, hebben wij de ultieme gids over constructie checklists geschreven, die u eventueel verder kan informeren.