Til uw QHSE Balanced Scorecard naar een hoger niveau

Kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu zijn uiterst belangrijke aspecten (en problemen!) wanneer het op beheersystemen aankomt. Om een continue verbetering van de kwaliteit en efficiëntie te bekomen, worden balanced scorecards toegepast als techniek om de prestaties op vlak van QHSE te meten. Aangezien de QHSE-performance van een bedrijf niet aan de hand van één enkele maatstaf te meten valt, moet er een pakket aan technieken gehanteerd worden. Deze verzameling van maatstaven ofwel balanced scorecard voorziet informatie over een reeks activiteiten op het gebied van kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu.
Heel wat organisaties baseren zich enkel en alleen op letsel- en ziektestatistieken om hun gezondheids- en veiligheidsprestaties te meten. Er zijn echter verschillende instituten die er al meermaals op hebben gewezen dat er vele nadelen aan deze aanpak verbonden zijn, aangezien er geen noodzakelijk verband bestaat tussen deze statistieken en de mate waarin de organisatie slaagt om het risico op ongevallen op de werkvloer te beheersen. Dergelijke statistieken weerspiegelen alleen de uitkomsten en niet de oorzaken. Ze kunnen onvoldoende de nadruk leggen op de nood naar meer proactieve maatstaven. Dit vertaalt zich op zijn beurt naar meer concrete zaken zoals het opvolgen van het aantal trainingen of inspecties.
Dit artikel illustreert een methodologie die QHSE systematisch integreert binnen operationele procedures en hun prestatiemetingen. Aangezien we ons baseren op de zogenaamde ‘HSE’s Guide to Measuring Health & Safety Performance‘, zal dit artikel een aantal gezondheid- en veiligheidsproblemen veronderstellen om de concepten te illustreren. Merk echter op dat deze concepten ook van toepassing zijn op andere situaties.

Waarom moeten we de QHSE-prestaties meten?

Om deze moeilijke vraag te beantwoorden, hebben we een aantal antwoorden opgelijst (en lichtjes aangepast) die afkomstig zijn uit de HSE-handleiding die hierboven werd aangehaald:
1. Om informatie te verstrekken over de voortgang en de huidige status van uw strategieën, processen en activiteiten die gehanteerd worden om de risico’s tot uw QHSE te beperken. De informatie die u verzamelt ondersteunt uw werking en de ontwikkeling van uw KAM-systeem door:

• Inzicht te geven in hoe uw systeem functioneert
• Gebieden en aspecten te identificeren waar corrigerende maatregelen nodig zijn
• Een basis te voorzien voor continue verbetering
• Feedback en motivatie op te brengen
  

Onthoud dat het efficiënt meten van uw prestaties ervoor zorgt dat u een idee verkrijgt van hoe u presteert en vooral waarom u als zodanig presteert. Indien de verzamelde gegevens op geen enkele manier gebruikt kunnen worden om na te gaan wat uw prestaties beïnvloedt, dan is deze data vrijwel nutteloos.
2. Om vragen te beantwoorden die u een volledig beeld geven van de QHSE-performance van uw organisatie. Dit zijn de vragen die u in overweging moet nemen:

• Waar bevinden we ons nu ten opzichte van onze algemene QHSE-doelstellingen?
• Hoe effectief zijn we als het aankomt op het beperken van risico’s en gevaren?
• Hoe doen we het in vergelijking met onze concurrenten?
• Waarom zijn we waar we nu zijn?
• Doen we het beter of juist slechter in de loop van de tijd?
• Is onze QHSE-aanpak effectief (doen we de juiste dingen)?
• Is onze QHSE-aanpak betrouwbaar (handelen we consequent)?
• Is onze QHSE-aanpak evenredig aan onze gevaren en risico’s?
• Is onze QHSE-aanpak efficiënt?
• Maken we gebruik van een efficiënt QHSE-systeem doorheen de hele organisatie?
• Zet onze bedrijfscultuur in op QHSE, met name in het licht van technologische vooruitgang?

Stel deze vragen op al uw verschillende managementniveaus en binnen uw hele organisatie. Het doel hiervan is om een volledig overzicht te verkrijgen van de QHSE-performance van uw bedrijf.
3. Om u te helpen bij het maken van beslissingen. Uw prestatiemetingen helpen u te beslissen:

• Waar u bent ten opzichte van waar u wenst te zijn
• Welke vooruitgang nodig en redelijk is gezien de gegeven omstandigheden
• Hoe die vooruitgang kan worden bereikt, rekening houdend met specifieke beperkingen (bijvoorbeeld middelen of tijd)
• Hoe die vooruitgang kan worden bereikt
• Wat uw prioriteiten zijn en hoe u uw middelen moet aanwenden

4. Om de verschillende informatiebehoeften binnen uw bedrijf te adresseren. De verzamelde prestatiegegevens ondersteunen mensen in uw bedrijf met verantwoordelijkheden binnen uw QHSE-systeem – denk o.a. Aan uw bestuurders, (senior) managers, opzichters, QHSE-professionals of andere werknemers en vertegenwoordigers. Deze mensen hebben specifieke informatie nodig om hun functie en verantwoordelijkheden binnen uw KAM-systeem uit te voeren. Er moet een harmonie te vinden zijn in uw meettechnieken zodat individuele activiteiten overeenstemmen met het algemene raamwerk voor prestatiemetingen. Een hiërarchische reeks van maatregelen die aan elkaar gekoppeld zijn, moet worden opgesteld om de algemene organisatiestructuur te weerspiegelen.
Merk op dat, ook al is uw primaire focus voor uw QHSE-prestatiemetingen het behalen van interne doelstellingen, uw vermogen om aan uw stakeholders te laten zien dat u een degelijk KAM-systeem heeft opgezet, zeer wenselijk is.
Relevant artikel: Betrek uw medewerkers vandaag nog in uw QHSE-initiatieven.

Wat moet mijn bedrijf meten?

In dit deel komen enkele gezondheids- en veiligheidsfuncties aan bod om deze vraag te beantwoorden. Effectieve risicobeheersing is gebaseerd op een effectief beheersysteem dat in de onderstaande HSE-figuur wordt geïllustreerd:

Er zijn drie niveaus van controle bij dit soort KAM-systeem (HSE, 2001):

• Niveau 3 – effectieve voorzorgsmaatregelen op de werkplek die worden voorzien en onderhouden om letsels te voorkomen bij medewerkers die risico lopen.
• Niveau 2 – risicocontrolesystemen (RCS) als basis om ervoor te zorgen dat adequate voorzorgsmaatregelen op de werkvloer worden gehanteerd.
• Niveau 1 – de belangrijkste elementen van een gezondheids-  en veiligheidsbeheersysteem: al wat nodig is (inclusief plannen en doelstellingen) om het ontwerp en de implementatie van RCS’en te organiseren, controleren en monitoren.

En om de vraag “Hoe presteren we op vlak van gezondheid en veiligheid?” effectief te kunnen beantwoorden, moet de meting alle elementen omvatten die in de bovenstaande illustratie zijn uiteengezet. Hij moet gebaseerd zijn op een evenwichtige benadering die het volgende combineert (HSG 65, 2001):

• Input: bewaak de schaal, aard en verspreiding van de gevaren die tot stand komen door de activiteiten van uw organisatie – ofwel de maatstaven voor de risicobelasting;

• Proces: actieve monitoring van de adequaatheid, ontwikkeling en implementatie van het HSE-systeem en de activiteiten die een positieve QHSE-cultuur promoten – ofwel de maatstaven voor succes;

• Uitkomst: reactieve monitoring van ongunstige uitkomsten die resulteren in verwondingen, ziekte, schade en ongevallen met mogelijke letsels of zelfs de dood als gevolg – ofwel de maatstaven voor mislukking.

Meet uw risicobelasting

Eender welke ondernomen activiteit kan gevaren teweeg brengen die variëren van aard en betekenis. De risicobelasting bepaalt welke risico’s moeten worden beheerst. Om de risicobelasting te meten (bereik, aard, verspreiding en significantie van de gevaren), moeten u rekening houden met de volgende vragen:

• Welke gevaren zijn verbonden aan onze activiteiten?
• Wat is de impact van deze gevaren (hoog/laag)?
• Hoe verschillen de aard en de impact van deze gevaren in de verschillende delen van onze organisatie?
• Hoe varieert de aard en de impact van deze risico’s in de loop van de tijd?
• Lukt het ons om risico’s te elimineren of te beperken?
• Welke impact hebben veranderingen in ons bedrijf op de aard en impact van deze gevaren?

Uw (Q)HS(E)-systeem meten

Uw gezondheid- en veiligheidssysteem (of QHSE-systeem) zet uw ongecontroleerde risico’s om in beheerste risico’s. De belangrijkste elementen hierbij zijn:

• Beleid
• Organiseren
• Plannen en implementeren
• Prestatiemetingen
• Audits

Merk op dat uw prestatiemetingsysteem elk element van uw KAM-systeem moet omvatten.

Meet uw mislukkingen (ook wel ‘reactief monitoren’ genoemd)

We zullen dit niet in dit artikel bespreken, maar voor meer informatie verwijzen we graag naar de HSE-handleiding die hierboven genoemd werd.

Meet uw gezondheid- en veiligheidscultuur

Een positieve QHSE-cultuur kan gemeten worden aan de hand van de volgende activiteiten:

• Controle
• Communicatie
• Samenwerking
• Competentie

Meet uw voortgang met plannen en doelstellingen

U kunt uw voortgang effectief meten aan de hand van ‘SMART’ KPI’s (key performance indicators) en OKR’s (objective & key results).

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdsgebonden

In onze meest recente e-book, ‘De handleiding tot een gedigitaliseerde QHSE-organisatie’, hebben we een volledig hoofdstuk aan dit onderwerp gewijd. U kunt dit e-book hier gratis downloaden.

Meet uw maatregelen en risicocontrolesystemen

De meting van uw maatregelen en risicocontrolesystemen (niveaus 1 en twee van Figuur 1) moeten drie aspecten overwegen:

• Vermogen
• Compliantie
• Implementatie
  

Meet uw preventieve maatregelen

Bij het ontwerpen van uw risicocontrolesysteem moet u ervoor zorgen dat passende voorzorgsmaatregelen worden ingezet (niveau 3 in Figuur 1) op de plaats van de risicoactiviteit. Het meten van de compliantie zorgt ervoor dat u informatie kunt verzamelen om te bepalen of de voorzorgsmaatregelen aanwezig zijn, functioneren en effectief zijn. Deze voorzorgsmaatregelen worden overwogen aan de hand van de vier P’s: premises (werkplaats), plants (fabrieken en uitrusting), procedures en people (medewerkers), welke hieronder geïllustreerd worden:

Wanneer moeten we meten?

Het monitoren van uw QHSE-indicatoren is een continu proces. Hieronder vindt u een samenvatting van de factoren die u moet overwegen wanneer u uw meetactiviteiten plant:

1. Geschikte intervallen om ervoor te zorgen dat specifieke geplande mijlpalen worden bereikt
2. Het relatieve belang van de activiteit of specifieke voorzorgsmaatregel relatief aan de algehele beheersing van risico’s
3. Waar intervallen noodzakelijk zijn door de wet
4. Wanneer er aanwijzingen zijn dat er sprake is van non-compliantie
5. Wanneer er bewijs is van compliantie
6. De relatieve frequentie en het tijdstip waarop een bepaalde activiteit plaatsvindt

Wie moet meten?

Zoals eerder vermeld, moeten de QHSE-prestaties gemeten worden op elk managementniveau van uw bedrijf. Op bedrijfsniveau moet u beslissen hoe u deze verantwoordelijkheden toewijst voor alle soorten monitoring op alle niveaus in uw hiërarchie. Uw managers en opzichters zijn verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de plannen en doelstellingen en hun naleving van de normen, alsook de taken en activiteiten die worden toegewezen aan en uitgevoerd door hun bevoegde ondergeschikten.

Hoe moeten we meten?

U kunt uw QHSE-prestaties meten en informatie verzamelen aan de hand van het volgende:

1. Directe observatie van condities en het gedrag van uw medewerkers (inspecties)
2. Praten met mensen om feiten en hun ervaringen te verzamelen, evenals hun mening
3. Schriftelijke rapporten, documenten en archieven

De balanced scorecard in een notendop

1. Identificeer uw belangrijkste processen
2. Analyseer uw maatregelen en risicocontrolesystemen om een stroomdiagram van uw processen te maken
3. Identificeer kritische metingen voor elk van uw risicocontrolesystemen. Overweeg hierbij de volgende vragen:
   • Welke uitkomst willen?
   • Wanneer willen we dat?
   • Hoe weten we als we de gewenste uitkomst bereikt hebben?
   • Wat wordt er verwacht van uw medewerkers?
   • Wat hebben ze nodig om dat te kunnen doen?
   • Wanneer moeten ze dat doen?
   • Welk resultaat moet dit voortbrengen?
   • Hoe weten u dat uw medewerkers doen wat ze moeten doen?
4. Bepaal referentieniveaus voor uw metingen
5. Bepaal doelstellingen of targets voor uw metingen
6. Wijs mensen toe om gegevens te verzamelen en te analyseren
7. Vergelijk de werkelijke prestaties met uw doelstellingen
8. Bepaal corrigerende maatregelen
9. Evalueer uw maatregelen

Hieronder vindt u een voorbeeld van een HSE Balanced Scorecard (Health and Safety Executive, 2005). Indien u het gehele document wenst na te lezen, gelieve dan de link te volgen.

Til uw QHSE-scorecard naar een hoger niveau

Naarmate digitalisering en digitalisatie langzaam hun weg vinden naar de bouwsector en naarmate meer constructiebedrijven gebruik beginnen maken van digitale tools voor projectmanagement, kan u tegenwoordig zelfs u gehele KAM-systeem beheren m.b.v. software. Dit is absoluut een game changer aangezien u zo vele uren tijd aan onnodige administratieve taken en het opmaken van rapporten kunt sparen. Met behulp van de perfecte bouwbeheersoftware, heeft u altijd en overal realtime toegang tot uw QHSE-systeem.
Ook interessant: Constructietechnologie toepassen voor een veiligere bouwplaats.
Als u meer wilt weten over hoe de digitalisering van uw bouwprocessen u kan helpen om de veiligheid op de werkplaats te verbeteren (door middel van uw QHSE-systeem en workflow), dan raden u aan om onze e-book, ‘6 manieren om competitief te blijven‘, vandaag nog gratis te downloaden!