Vaak voorkomende pen-en-papier-frustraties in de bouw QHSE-workflows

QHSE (Kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu) inspecteurs en manager spelen een cruciale rol in je bouwbedrijf. Ze zijn verantwoordelijk te verzekeren dat bouwprojecten zich aan de voorgeschreven kwaliteit-, gezondheid-, veiligheid- en milieuregels houden. Hiervoor houden ze voortdurend controlelijsten bij om de consistentie van de services en producten van je bedrijf te waarborgen.
Met de technologie die ons dagelijks leven doordringt, is de vraag en het verlangen naar een snelle overdracht van informatie de afgelopen jaren echter toegenomen. In een sector waar naleving noodzakelijk is, moet real-time communicatie van kritieke gegevens worden gebruikt om de veiligheid en kwaliteit verder te bevorderen. Met de trage acceptatie in de bouw hebben we nog steeds te maken met de frustraties en valkuilen die voortvloeien van manueel pen-en-papier inspecties en rapporten.

Vaak voorkomende knelpunten in traditionele constructie QHSE

We verzamelden de meest voorkomende problemen in manuele QHSE workflows. Al deze problemen kunnen verholpen worden met gebruik van een kwaliteitsvolle bouwbeheer software. Geloof ons, je hoeft deze volledige lijst niet door te nemen vooraleer we je overtuigen om een gepaste app te gebruiken.

Ongeorganiseerde inspecties

Wanneer geplande inspecties met pen-en-papier en e-mails gebeuren, wordt het proces lang en verwarrend. Met bijlagen en lange gesprekken, kan het inplannen van een inspectie verwarring zaaien en veel tijd in beslag nemen. Als de datums verwarrend worden, kan het foute inspectie personeel ingezet worden en kunnen ze uiteindelijk iets inspecteren waarvan ze geen kennis hebben.
Maar wanneer je gebruik maakt van een kwalitatief constructie QHSE-beheer software kan het proces vereenvoudigd worden en kan je het personeel en de datums makkelijk coördineren en inplannen.

Foutieve informatie geleverd aan inspecteurs en betrokkenen

Met pen-en-papier en e-mail kan herziene informatie laat geleverd worden aan je inspecteurs en andere belangrijke betrokkenen. Dit zou hun inspectieproces en resultaten kunnen verpesten.
Gebruik maken van een QHSE-software voor constructies verzekert dat je juiste informatie ontvangen wordt door je juiste personen in de gewenste tijd.

Er is geen controle over je inspectie

Er zijn geen manieren om te controleren of je QHSE-inspecties op de juiste manier uitgevoerd worden wanneer je pen-en-papier of andere manuele methodes gebruikt. Je kunt niet weten of je QHSE-inspecteurs en manager hun taken eerlijk en correct uitvoeren of dat ze een snelle uitweg gebruiken.
Maar, met de juiste software heb je real-time toegang tot de informatie die opgenomen wordt, je kunt de procedures zelf volgen en je vertrouwt je inspecteurs volledig daar je hen in voortdurend kunt controleren.

Late rapporten

Wanneer rapporten manueel samengesteld worden, wordt er veel tijd gespendeerd aan de inspecties zelf en aan het uitschrijven van gegevens naar een rapport na de inspectie. Deze transcripties duren soms uren. Dit is verloren tijd die je team kan gebruiken voor belangrijkere zaken.
Het gebruik van een constructie QHSE-software laat je toe meteen na de inspectie rapporten te genereren en te versturen.

Mislukte follow-ups

Het gebrek aan communicatie standaarden of consequente manieren om rapporten in te vullen kan problemen veroorzaken wanneer follow-ups van problemen uitgevoerd worden —men vergeet vaak en snel problemen als men deze niet opvolgt. Elke vorm van follow-ups met andere betrokkenen kunnen zo nutteloos en tijdrovend worden.
Het beschikken over een correcte software dat actiepunten en statussen van openstaande taken toont totdat deze opgelost zijn, staat je toe eenvoudige follow-ups uit te voeren zonder enige verwarring.

Enkele serieuze valkuilen

Ouderwetse manuele inspecties, audits en rapporten die gebruik maken van pen-en-papier, e-mails, Excel en andere oude manieren resulteren in serieuze problemen. Er zijn bepaalde standaarden en regulaties waar men zich aan moet houden in de constructie, serieuze implicaties zoals ongevallen of doden zouden kunnen voorvallen als deze regulaties niet opgevolgd worden. In 2013, waren er 4,405 sterfgevallen in de bouwsector volgens OSHA. Dit komt overeen met een gemiddelde van maar liefst 12 doden per dag.

Het duurt lang om overtredingen op te merken

Als een non-conformiteit bij een inspectie onopgemerkt blijft, kan deze potentieel schadelijk zijn. Indien je QHSE-inspecteur pen-en-papier en spreadsheets gebruikt om een audit uit te voeren, kan dit dagen, weken of zelfs langer in beslag nemen.

Vertraagde tegenmaatregelen

Of het nu kleine of grote non-conformiteiten zijn, ze brengen steeds een risico voor je project, werknemers of het publiek met zich mee. Een manueel QHSE-systeem zorgt voor veel vertragingen en geeft je weinig tijd om proactief oplossingen te vinden voor je problemen.

Negatieve effecten op personeel

Je klanten, betrokkenen, werknemers en zelfs het publiek kunnen blootgesteld worden aan potentieel gevaarlijke situaties telkens wanneer een audit vertraagd wordt.

Real-Time rapporten

Door gebruik te maken van een constructie beheer software dat rapporten, QHSE-audits en resultaten meteen verwerkt na elke inspectie, kunnen bouwbedrijven verzekeren dat hun processen en diensten steeds de sector standaarden volgen. Je moet niet lijden aan de frustraties en ernstige gebeurtenissen die zouden kunnen voortvloeien uit verouderde pen-en-papier methoden. In het geval van een non-conformiteit kan een proactieve oplossing geïmplementeerd worden voordat het een negatief effect op je personeel, klanten of publiek heeft.
Indien je meer te weten wilt komen over ons product, lees dan ons boek dat beschrijft hoe je makkelijk kunt overschakelen van een pen-en-papier methode naar een digitaal proces., 6 manieren om je concurrentie voor te blijven kan nu online gedownload worden.