Vooruitkijkplanning: hebt u de juiste tools om op schema te blijven?

Vooruitkijkschema’s van drie weken (ook bekend als 3-6-wekenplanning) zijn niet weg te denken in een bouwproject, ongeacht het type of de omvang. De belangrijkste functie van vooruitkijkplanning bestaat erin de teams te helpen de doelen en activiteiten van het project voor de komende drie tot zes weken voor te bereiden.

Vooruitkijkplanning biedt de projectverantwoordelijken dus een goed overzicht van wanneer ze welke materialen moeten bestellen, welke taken moeten worden voltooid en/of gecontroleerd en welke eventuele non-conformiteiten aandacht vragen. Elk van deze acties is een werkstroom op zich, die zorgvuldig moet worden gekoppeld aan het masterplan om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt.

In die zin zijn vooruitkijkschema’s onlosmakelijk verbonden met het masterplan en kan elke wijziging aan een schema directe gevolgen hebben voor de progressie van het hele project.

Zo kan de kleinste vertraging in één enkele activiteit op de werf ertoe leiden dat onderaannemers wekenlang tijd verliezen en hun taak niet kunnen voltooien. Op die manier kunnen bouwprojecten ernstige vertragingen oplopen, waardoor juridische geschillen en budgetoverschrijdingen een reële mogelijkeid worden.

Daarom is naadloos samenwerken in de hele toeleveringsketen onmisbaar. Alle belanghebbenden moeten realtime met elkaar contact kunnen leggen en volledig kunnen vertrouwen op nauwkeurige gegevens om snel de beste beslissingen te nemen.

Om dat te bereiken, hebben ze live toegang nodig tot het programma en tot de juiste tools. Hier begint het probleem voor veel projectverantwoordelijken en projectdirecteuren over de hele wereld.

In een poging om te verduidelijken hoe projectteams hun vooruitkijkplanning op schema kunnen houden, stellen we drie cruciale vragen waarmee alle projectverantwoordelijken rekening moeten houden als ze hun projecten tot een goed einde willen brengen.

Drie vragen die alle projectverantwoordelijken zich moeten stellen

Uw systemen en processen digitaliseren om uw teams met elkaar te verbinden, is op zichzelf geen oplossing. Als u onderbrekingen beter wilt aanpakken, fouten wilt voorkomen en minder tijd wilt verliezen aan dure administratieve taken, moet u bepaalde stappen ondernemen en bepaalde vragen stellen. Dit zijn de drie belangrijkste vragen die u zich altijd moet stellen wanneer u aan uw vooruitkijkplanning begint:

Kan ik minder tijd verliezen aan administratieve taken?

Veel partijen in de bouwsector besteden bijna 40 % van hun tijd aan niet-kritieke zaken: updates vragen, ellenlange rapporten opstellen of vergaderingen bijwonen. En het ergste is dat ze blijkbaar denken dat eindeloze vergaderingen en overmatige administratieve beslommeringen er nu eenmaal bij horen.

Maar eigenlijk zou het helemaal anders moeten zijn. Eerst en vooral zou u geen tijd mogen verliezen aan het opstellen van rapporten die u met drie klikken kunt automatiseren. Of aan cruciale gegevens opzoeken op verschillende plekken in plaats van in één enkele, waarheidsgetrouwe bron die altijd up-to-date is.

Bovendien is er geen reden om projectteams vast te houden in vergaderingen die veel langer duren dan nodig omdat veel van de deelnemers geen overzicht hebben over het project. Dit leidt alleen maar tot wantrouwen tussen de partijen en vergroot de kans dat de verschillende spelers in de toeleveringsketen elkaar met de vinger wijzen.

Onder dergelijke omstandigheden wordt micromanaging een dagelijkse realiteit, waardoor nog meer administratief werk zich ophoopt en de relatie tussen de belanghebbenden verzuurt. 

Daarom moet u zich de volgende keer dat u een vooruitkijkplanning opstelt deze vraag stellen: kan ik tijd besparen bij de uitvoering van mijn administratieve taken? Het antwoord zal waarschijnlijk ‘ja’ zijn, waardoor u als vanzelf een nieuwe vorm van projectbeheer zult overwegen. U ging tenslotte niet aan de slag in de bouwsector om de hele dag te vergaderen, maar om iets terug te geven aan de samenleving.

Zijn mijn tools alleen bestemd voor de bouwsector?

Dat is de tweede vraag die u zich moet stellen als u wilt dat uw project productiever verloopt en uw vooruitkijkplanning op schema blijft.

Projectverantwoordelijken denken vaak dat de tools die ze gebruiken uitermate geschikt zijn om bij hun bouwprojecten samen te werken met verschillende belanghebbenden. Maar vaak is dat helemaal niet zo,

vooral als het gaat om hulpmiddelen zoals WhatsApp, e-mail en Excel. Die niet zijn namelijk niet specifiek voor de bouwsector ontworpen. In het dagelijkse leven bieden ze misschien wel een echte meerwaarde, maar niet bij bouwprojecten. We bekijken ze even van een analytisch standpunt:

•     Deze tools werken niet live, waardoor de gebruikers afgaan op verouderde informatie.
•     De informatie die via deze tools wordt gedeeld, is niet aan het masterplan gekoppeld. Met andere woorden: het zijn statische gegevens.
•     Omdat de informatie over meerdere verschillende platforms is verspreid, draait het rapportageproces uit op een regelrechte ramp.
•     Deze tools zijn niet bedoeld om interne en externe belanghebbenden met elkaar te laten samenwerken. Zo wordt het nog moeilijker om alle teams op de werf met elkaar te verbinden.

De verkeerde tools inzetten kan grote gevolgen hebben voor uw vooruitkijkplanning, zoveel is duidelijk. Uw teams hebben geen realtime-overzicht van het project en het is niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Daardoor duurt het lang voor een beslissing wordt genomen, die vaak ook nog eens niet de juiste is.

Denk de volgende keer dus zeker goed na over deze vraag. Als u dat niet doet, voelt u misschien snel dat u de controle verliest en wordt u zelf de oorzaak van vertragingen aan uw eigen project.

Kan ik meer standaardiseren?

De volgende grote vraag draait om standaardisatie. U denkt misschien dat alle bouwprojecten verschillen qua doel en qua omvang, waardoor standaardiseren niet altijd een optie is. Maar dat klopt niet.

80 % van het bouwproces verloop altijd hetzelfde, ongeacht het type project. De manier standaardiseren waarop u ontwerpt, samenwerkt en uiteindelijk bouwt, biedt dus heel wat mogelijkheden. Meer nog, door te standaardiseren neemt de druk op uw schouders af, smoort u fouten in de kiem nog voor ze ontstaan en merkt u kritieke problemen al in een vroeg stadium op.

Op een werf zijn heel wat onderaannemers en verschillende vaklieden tegelijk aan de slag. Net daarom is het essentieel dat iedereen een welomschreven plan en methode volgt, in plaats van vast te houden aan de eigen werkwijze.

Natuurlijk is overstappen op een nieuw systeem en een nieuw proces in dit stadium ook een uitdaging, maar dat is geen reden om standaardisatie links te laten liggen. Als uw teams met een smartphone en met mobiel bankieren om kunnen, kunnen ze ook aan de slag met een digitale tool die meer duidelijkheid geeft over hun werkzaamheden en die een deel van hun dagelijkse frustratie wegneemt. De medewerkers op de werf moeten wel eerst inzien welke voordelen het biedt als ze hun gewoonten bijsturen. Dit is waar de beginvraag “Kan ik meer standaardiseren?” u vervolgens heen leidt. Standaardiseer niet voor de technologie, maar voor uw teams, zodat u uw vooruitkijkplanning en zelfs uw volledige project kunt veiligstellen.

Uw tools moeten beter zijn dan gewoon ‘goed genoeg’.

Als u zich de drie vragen hierboven hebt gesteld, bent u de concurrentie al een stapje voor. Maar laat het daar niet bij, want ‘goed genoeg’ zijn volstaat niet.

Natuurlijk kunt u ook met tools die ‘goed genoeg’ zijn (zoals WhatsApp en Excel) uiteindelijk uw project voltooien. Maar hou rekening met de werkelijke kosten die bij zo’n beslissing horen, want op termijn zal wellicht blijken dat dit een vrij dure keuze is.

Hierna sommen we enkele functies op die een must zijn bij tools om uw vooruitkijkplanning en uw projecten in goede banen te leiden:

•     Ze moeten naadloze samenwerking mogelijk maken en alle projectupdates realtime verbinden met het masterplan.
•     Ze moeten verbonden zijn met één bron van informatie, zodat iedereen mee is en de automatisering van het rapportageproces vlot verloopt.
•     Ze moeten een gedetailleerd en up-to-date ‘audit trail’ bieden, zodat alle belanghebbenden zien wat er in het verleden is gebeurd. Zo bent u ook beschermd tegen juridische geschillen die de progressie van uw project in gevaar kunnen brengen.
•     Alle applicaties moeten op hetzelfde platform aan elkaar zijn gekoppeld. Zo hoeft u zich niet van werf naar werf te haasten om overal de recentste progressierapporten op te vragen.
•     Ze moeten gebruiksvriendelijk zijn, zodat iedereen op de werf ze met plezier gebruikt.
•     Maar ze moeten vooral specifiek voor de bouwsector bestemd zijn. Kies tools die zijn ontworpen met oog voor de echte behoeften van de mensen die daadwerkelijk in deze sector werken.

Hierboven hebben we slechts enkele van de elementen waarmee u rekening moet houden vermeld. Graag helpen we u om de hoeveelheid administratief werk terug te dringen en beter te communiceren over uw vooruitkijkplanning. Daarom hebben we een gedetailleerde gids samengesteld waarin u ontdekt hoe u op tijd en binnen budget levert zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit.

Klik op de knop hieronder om deze gratis gids te downloaden: