Written by LetsBuild
Last updated september 19, 2023
We hebben allemaal weleens WhatsApp gebruikt om te communiceren met vrienden, familie en zelfs collega’s. WhatsApp is zo populair omdat u met de app eenvoudig berichten en foto’s naar uw contacten kunt sturen.
Een gebruiker kan de beheerder of deelnemer zijn van een aantal WhatsApp-groepen en anders communiceren naargelang de leden en het toepassingsgebied van elke groep. In dat opzicht biedt WhatsApp diverse niveaus van transparantie die aansluiten bij het feit dat verschillende gebruikers aangepaste communicatiestromen nodig hebben.
Maar wat als u WhatsApp voor uw bouwprojecten zou gebruiken? Is dit een goed idee? Het antwoord is kort en krachtig ‘nee’. En we kunnen uitleggen waarom:
1. WhatsApp is niet sectorspecifiek
Allereerst is WhatsApp geen tool die speciaal voor de bouwsector is ontwikkeld. Daardoor duiken er problemen op als u een digitale oplossing gebruikt om uw planning voor de komende drie tot zes weken aan het masterschema te koppelen.
Veel betrokkenen in de bouwsector grijpen naar WhatsApp in een poging om realtime-updates te krijgen over de talloze lopende taken en projecten. Daarom exporteren ze hun P6-plan naar Excel en proberen ze dit op tijd naar hun werfteams te sturen om de progressierapportering te controleren en op te volgen. Zo raken ze geleidelijk de controle over hun taken kwijt omdat ze niet over de volledige stand van zaken beschikken.
Resultaat: de kosten lopen op en projectdirecteurs besteden hun hele zondag aan het updaten van progressierapporten voor hun vergadering met de klant op maandag.
2. In WhatsApp kunt u alleen statische gegevens delen
De gegevens die u via WhatsApp deelt, zijn statisch. Ze bevatten niet de context die projectteams nodig hebben om vooruit te plannen en de progressie van hun taken op te volgen. Als u WhatsApp voor rapportering en monitoring gebruikt, moet u uiteindelijk iemand inschakelen om elke week informatie uit het platform te filteren, zodat iedereen op de hoogte blijft.
Het is dus een erg arbeidsintensieve werkwijze: u werkt de helft van de tijd met verouderde plannen, aangevuld met talloze stukjes belangrijke informatie zonder context of link naar de taken in kwestie.
3. WhatsApp is niet gemaakt voor samenwerking
Als u weet dat er nog steeds veel stakeholders in de bouwsector zijn die met pen en papier werken of eindeloze e-mailkettingen sturen, lijkt het misschien alsof WhatsApp een betere manier is om feedback en updates met andere teamleden uit te wisselen.
Helaas is de waarheid anders: WhatsApp is niet gemaakt om een dynamisch data-ecosysteem te ondersteunen waarin kritieke informatie kan worden gemarkeerd, zodat problemen in real time kunnen worden opgelost. Zonder context bij en verbanden tussen de ingezamelde gegevens gaan projectdirecteurs en projectverantwoordelijken voortdurend heen en weer tussen de diverse informatiebronnen, waardoor ze enorm veel tijd verliezen.
Dit veroorzaakt al snel een bottleneck in hun projecten, want ze hebben niet alle nodige informatie om de juiste beslissingen te kunnen nemen.
4. Gebrek aan verantwoording
Het is geen geheim dat de bouwsector kampt met een ‘vingerwijscultuur’. Die wordt nog verergerd door het gebruik van WhatsApp, want betrokkenen delen hierop vaak niet alle nodige informatie in één keer omdat ze niet verantwoordelijk willen worden gehouden voor vertragingen.
Dat maakt de situatie natuurlijk alleen maar ingewikkelder en het leven moeilijker voor projectdirecteurs en ploegbazen, want hun overzicht over de projecten blijft op deze manier beperkt. Door de vele verschillende kanalen die niet met elkaar verbonden zijn, zien ze soms cruciale informatie over het hoofd.
5. Geen verbinding tussen verschillende applicaties
Hoe groot of klein uw bouwprojecten ook zijn en aan welk projecttype u ook werkt, één ding is zeker. Al uw platformen moeten in real time met elkaar in verbinding staan, zodat er geen informatie verloren gaat of te laat bij de juiste persoon terechtkomt.
In WhatsApp kan informatie in real time worden doorgegeven, maar omdat die informatie in de app geïsoleerd is, kunnen uw werfteams en directieleden onmogelijk inschatten hoe belangrijk een update is wanneer ze deze ontvangen. Met andere woorden: uw teams kunnen wel rapporteren, maar zonder context weet niemand hoe kritiek de informatie is.
Download ons gratis e-boek en ontdek wat u kunt doen
Intussen weet u waarom het gebruik van WhatsApp als beheertool voor bouwprojecten de tijdsplanning en het budget van uw project in de war kan sturen. Nu is het tijd om in actie te komen!
Ontdek hoe LetsBuild de samenwerking tussen uw teams verbetert en de ‘missing link’ vormt tussen uw masterprogramma en uw planning voor de komende drie tot zes weken. Zo kunt u uw communicatieworkflows segmenteren en tegelijk al uw taken en projecten overzichtelijk opvolgen.
Download snel ons gratis e-boek en leer hoe LetsBuild u kan helpen om succesvolle projecten af te leveren zonder de frustraties die gepaard gaan met Excel en WhatsApp!
