Wat is facilitymanagement?

Dit artikel is een korte maar duidelijke introductie tot de kern van organisatorisch onderhoud. Volgens de Internationale Facilitymanagement Association (IFMA),  is facilitymanagement “het beroep met betrekking tot meerdere disciplines die de functionaliteit, comfort, veiligheid en efficiëntie van een bouwomgeving verzekeren, door mensen, plaatsen, processen en technologie te integreren.

De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) definieert het een “Organisatorische functie die mensen, plaatsen en processen integreert binnen een gebouwde omgeving met het doel om de levenskwaliteit van mensen en de productiviteit van het kernbedrijf te verbeteren.

Vanuit deze twee definities, kunnen we concluderen dat facilitymanagement alle operationele taken van een faciliteit coördineert, om zo de faciliteit organisatie efficiënter en effectiever te maken.. Om dit te illustreren, uw faciliteit is uw gebouw en alles wat daarrond gevormd is. Facilitymanagement zorgt ervoor dat elk object en persoon in uw gebouw in harmonie kan samenwerken met de facility manager om te verzekeren dat alles vlot verloopt.

Facilitymanagement “omvat de efficiënte uitvoering van gebouwde faciliteiten, inclusief de kantoorgebouwen, woonwijken, scholen, ziekenhuizen, etc…”. Het omvat een heleboel “multi-disciplinaire werkplaats activiteiten om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te verzekeren met veelvoorkomende taken zoals liftonderhoud, schoonmaakdiensten, ongediertebestrijding en landscaping.”

De definitie van ‘faciliteit’ en ‘facility manager’

De term ‘faciliteit’ omvat een reeks inrichtingen met diverse doeleinden, zoals het verstrekken van diensten of goederen. Gewoonlijk wordt de term geassocieerd met industriële kantoren en fabrieken, echter wordt het in de moderne tijd ook gebruikt om te refereren naar scholen, hotels, ziekenhuizen, verkoopkantoren, gevangenissen, etc…

Deze verschillende faciliteiten zijn een complexe en uitgebreide organisatie van individuen, teams, afdelingen, werktuigen, tools, technologieën en dergelijke. Om processen en operaties vlot te laten verlopen op een grotere schaal, kan facilitymanagement een overwelmende taak zijn. Dankzij moderne facilitymanagement software, kan een zeer complex proces eindelijk versimpeld worden.

Facility managers zijn simpelweg diegene verantwoordelijk voor het verzekeren dat de componenten en systemen van een faciliteit fatsoenlijk werken op een harmonieuze manier. In de woorden van de IFMA, “ze dragen bij aan de ‘bottom-line’ van de organisatie door hun verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de grootste en meest waardevolle aanwinsten van een bedrijf, zoals gebouwen, land, werktuigen en overige omgevingen zoals huispersoneel, productiviteit, inventaris en andere belangrijke uitvoeringselementen.”

De scope van facilitymanagement

Facilitymanagement, op en generieke manier, kan bedoeld worden als het managen van alles met een faciliteit en de daarbij betrokken activiteiten. Echter, vanuit het perspectief van de Internationale Facility Management Association, zijn er elf kerncompetenties van Facility Management:  

• Communicatie
• Noodsituatie Voorbereidheid en Bedrijfscontinuïteit
• Milieu Ondersteuning en Duurzaamheid
• Financieel en Bedrijf
• Menselijke Factoren
• Leiderschap en Strategie
• Uitvoering en Onderhouden
• Projectmanagement
• Kwaliteit
• Onroerend Goed en Vastgoedbeheer
• Technologie

Hoe zit het met de facilitymanager scope??

Om fatsoenlijke facilitymanagement uit te kunnen voeren, moet een facilitymanager volledige verantwoordelijkheid nemen in het onderhouden van alle activiteiten binnen uw faciliteit. Bovenop het onderhouden van het gebouw onderhoud, liggen er nog een aantal extra belangrijke verantwoordelijkheden, zoals:

• Ruimtes toewijzen en de lay-out van de faciliteit effectief distribueren
• Nakoming met de regeringsregulaties en industriestandaarden verzekeren
• Ontwikkeling van een bedrijfscontinuïteitplan

De meerderheid van deze taken kunnen momenteel gecoördineerd worden door projectmanagement of facilitymanagement software, welke een overbrugging verzorgen naar de doelen van facilitymanagement:

• Efficiënte uitvoering van de activiteiten
• Werknemer veiligheid
• Nakoming met bouwcodes en regulaties
• Kostenbesparing
• Verbeterde productiviteit
• Aangename omgeving voor zowel de klant als de werknemer

Facilitymanagementsoftware geeft uw facilitymanager de mogelijkheid om uw bovenstaande doelen te bereiken en bij te houden. Aangezien facilitymanagement een complexe job kan zijn om te coördineren, kan facilitymanagementsoftware een effectieve rol spelen ter ondersteuning hiervoor.

Wist u dat investeren in digitalisatie u de mogelijkheid geeft tot reactief management en voorspellend onderhoud? Volg de link en leer waarom KAM en digitalisatie belangrijk is voor uw faciliteiten en projecten.

Naarmate de werkomgeving waarin de facilitymanager opereert steeds ingewikkelder wordt, is de integratie van meerdere disciplines vitaal in het verzekeren van een vlotte uitvoering van het gebouw en de faciliteiten. Het betrekken van duurzame bouwmethodes en materialen heeft nog een extra laag toegevoegd aan het onderhoudswerk.

Als u geïnteresseerd bent in het digitaliseren van uw facility onderhoud, en u meer wil leren over hoe u dit kan uitvoeren, volg dan de link en leer hoe preventieve en reactieve onderhoudssoftware kan zorgen dat uw facilitymanagementteam hun taken efficiënter kan uitvoeren. Of u kan een een-op-een coaching sessie boeken voor een gepersonaliseerde educatieve discussie! Neem contact op met ons en we zullen graag uw vragen beantwoorden en u helpen zo goed als we kunnen.