Hoe BPC dankzij LetsBuild zijn processen optimaliseerde en standaardiseerde

BPC, een grote speler in de bouwsector, spitst zich toe op nieuwbouw- en renovatieprojecten van allerlei aard (kantoorgebouwen, residentiële gebouwen, hotels, winkelcentra …). Het bedrijf is actief in de openbare en de particuliere sector in Brussel en Wallonië. BPC maakt sinds 2004 deel uit van de CFE groep, en werkt samen met LetsBuild sinds 2013 (toen nog APROPLAN).

Onze samenwerking begon toen BPC op zoek ging naar een digitale oplossing die tijdbesparend was, vooruitgang op de werf uitstekend monitorde, en de administratieve last rond de bouw van de woontoren Up-Site in Brussel verminderde.

KAM (kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu) werd echter de voornaamste drijfveer van dit succesvolle partnerschap. De KAM-managers van BPC wilden hun KPI’s op een efficiëntere manier beheren, en garanderen dat alle projectmanagers de controles uitvoerden die verplicht waren volgens het plan. Met andere woorden, ze zochten een digitale tool die hen zou helpen kwaliteits- en veiligheidscontroles te standaardiseren, en het volledige proces zeer goed op te volgen. De KAM- en documentatietool van LetsBuild (APROPLAN) was voor hen de ideale keuze. De toepassing werd immers al gebruikt op de werf. Op die manier hoefden ze geen afzonderlijke tool in te voeren waarmee iedereen moest leren werken.

Vóór LetsBuild hield BPC alle KAM-processen bij met pen en papier, en in Word-documenten. ’s Morgens vonden de werfbezoeken plaats en ’s middags werden de verslagen geschreven. Eén rapport schrijven nam ongeveer een uur in beslag. Vaak een heel frustrerende bezigheid! Het grote struikelblok:

• Word was niet gebruiksvriendelijk. Het kleinste foutje haalde de lay-out van een bestand helemaal door elkaar.
•  Acties konden amper opgevolgd worden.
• Heel wat handmatige rompslomp: medewerkers moesten twee keer hetzelfde doen (updates op de werf noteren en daarna invoeren in Word).
• KAM-medewerkers moesten KPI’s manueel aanpassen.

Gevolg: er werd buitensporig veel tijd besteed aan administratieve taken. BPC voert 3 types inspecties uit (algemene werfinspecties, toolboxmeetings en feedbackformulieren). Projectmanagers moeten ze regelmatig – minstens één keer per maand – controleren. Soms was het echter lastig om prioriteit te geven aan deze controles omwille van andere dringende taken.

Daardoor wisten KAM-managers vaak niet of alle controles waren doorgevoerd. Ze moesten dan contact opnemen met elke projectmanager om te waarborgen dat de werkzaamheden naar behoren vorderden. Enorm tijdrovend! Voor hen was het dan ook essentieel om alle gegevens met betrekking tot KPI’s te centraliseren. Dat zou hen broodnodige gemoedsrust geven, en de administratieve last rond de processen verlichten.

Eerst gebruikten ze LetsBuild om KAM-bezoeken uit te voeren met behulp van punten. Naarmate onze tool verder werd uitgewerkt en uitgebreid met extra features stapten ze over op formulieren. LetsBuild creëerde één gestandaardiseerd formulier per KPI en bracht enkele aanpassingen aan, zodat de formulieren beschikbaar waren in de app. Op die manier hadden alle projectmanagers altijd toegang tot de formulieren die ze op hun mobiele apparaat moesten invullen. Tegelijkertijd konden KAM-managers vooruitgang rond de verschillende controles monitoren via één centraal dashboard per KPI.

Opdat de nieuwe werkwijze zou worden toegepast op de werf en iedereen de voordelen ervan zou inzien, organiseerde ons team een reeks opleidingssessies. Daar leerden de projectmanagers alles over de functies van de app, met klemtoon op de formulieren.

Elke opleiding gebeurde in nauwe samenwerking met de KAM-managers. Zo konden we problemen met het hele team samen oplossen, en meer inzicht krijgen in de moeilijkheden waarmee BPC te kampen had. Een van de KAM-managers was altijd aanwezig tijdens de opleidingssessies en er actief bij betrokken. Door die aanpak werden de teams enorm aangespoord om de app te gebruiken. Nu is iedereen in het bedrijf (tot de directeurs toe) opgeleid om KAM-bezoeken zelfstandig uit te voeren.

Medewerkers kunnen onmiddellijk met enkele klikken verslagen versturen vanuit hun auto. Naar schatting gebeurt alles nu gemiddeld 30 % doeltreffender. Bovendien kunnen ze hun tijd efficiënter beheren, aangezien ze niet langer aan kantoor gekluisterd zijn voor administratieve taken.

Frank Verhaeghe, QHSE Officer: “LetsBuild heeft onze KAM-processen aanzienlijk verbeterd. Daardoor kunnen we nu tot wel 30 % doelmatiger werken. Met niets te vergelijken.”

Aanvankelijk stonden enkele leden van het BPC team wat sceptisch tegenover LetsBuild. Zou de tool een dergelijk complex proces wel voldoende kunnen ondersteunen, vooral wat formulieren en dashboarding betreft? Door onze toepassing continu verder te ontwikkelen, konden we die bezorgdheden wegnemen en het team helpen data inzichtelijk te maken.

De teamleden hebben nu in real time toegang tot KPI’s en alle gegevens. Zo zijn omslachtige handmatige updates van de baan. KPI’s worden momenteel nog steeds manueel gemonitord, maar we werken volop aan een feature die een krachtige integratie mogelijk maakt. In 2021 zullen we een PowerBI dashboard ontwikkelen om het proces van a tot z te automatiseren.

Onlangs kreeg ons uitstekende jarenlange partnerschap met BPC een stevige boost. Het bedrijf doet nu immers ook een beroep op LetsBuild voor consultingdiensten (Professional Services). In de toekomst zal LetsBuild BPC helpen een gestandaardiseerd plan voor het hele bedrijf en alle processen uit te rollen. Zo kan BPC alles op de werf monitoren, en verder sneller en goedkoper succesvolle bouwprojecten realiseren zonder in te boeten aan kwaliteit en veiligheid.