Een pocketgids voor modern bouwmanagement voor iedereen

Bouwprojectmanagement is een complex multidisciplinair vakgebied dat kennis vraagt op vlakken zoals bouw, engineering, financiën, business, recht, software en meer. Bouwprojectmanagement omvat een grote hoeveelheid taken die snel kunnen veranderen, afhankelijk van het werk dat te doen is, en omvat ook sterke communicatieve vaardigheden, grondige kennis van het bouwproces en analytisch denkvermogen om problemen op te lossen.

In principe is bouwprojectmanagement verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en uitvoering van een bouwproject – of het nu gaat om woningen, commerciële projecten, institutionele projecten, industriële projecten, agrarische projecten of milieuprojecten.

In dit artikel proberen we zoveel mogelijk aspecten van bouwmanagement te behandelen, waaronder bouwrollen en hun taken en verantwoordelijkheden, de kernfuncties, het biedingsproces, de verschillende bouwfasen en het gebruik van digitale tools.

Wat is bouwmanagement ?

Bouwmanagement (CM) is “een dienst die gebruik maakt van gespecialiseerde projectbeheertechnieken om de planning, het ontwerp en de bouw van een project van begin tot eind te beheren”, zoals gedefinieerd door de Construction Management Association of America (CMAA).

In principe is het doel van bouwmanagement om de tijd, kosten en kwaliteit van een project te beheersen. Daartoe leidt de bouwmanager een team van personen, die elk verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de verschillende aspecten van het beheer van een bouwproject. Voor een goede samenwerking tussen al deze belanghebbenden is een goede communicatie met de bouwmanager noodzakelijk. De bottomline van elk project is de succesvolle oplevering aan de opdrachtgever, die sterk afhankelijk is van de manier waarop de bouwmanager informatie en kennis tussen alle belanghebbenden beheert.

Wat wordt verwacht van een goede bouwmanager ?

Aangezien bouwmanagers verantwoordelijk zijn voor projecten die volgens technische plannen moeten worden uitgevoerd, betekent dit ook dat het hele project moet voldoen aan vastgestelde normen, codes en andere voorschriften. Daarnaast kan een bouwmanager ook de bouwkalender vaststellen en verantwoordelijk zijn voor financiën, het inhuren van onderaannemers en personeel op de bouwplaats en het opstellen van strategieën voor het oplossen van potentiële conflicten.
Volgens de CMAA heeft de bouwmanager zo’n 120 gemeenschappelijke verantwoordelijkheden die in zeven kerngebieden zijn onder te verdelen:

1. Planning van projectmanagement
2. Kostenbeheer
3. Tijdsbeheer
4. Kwaliteitsmanagement
5. Contractadministratie
6. Veiligheidsmanagement
7. Professionele praktijken op het gebied van bouwbeheer

Wat doet de aannemer?

Bij elk bouwproject staat de ontwerpfase altijd op de eerste plaats. Als dat klaar is, laat de bouwmanager aannemers die geïnteresseerd zijn in de uitvoering van het project toe hiervoor te bieden.

Aannemers spelen een grote rol in het bouwproces, maar zijn ook afhankelijk van hun betrokkenheid in de ontwerpfase. Meestal zijn ze verdeeld in twee soorten: de eerste zijn de zogenaamde design-bid-build aannemers die uitvoeren op basis van de visie en het plan van de architect en ontwerper, terwijl de tweede soort, de design-build aannemers, het ontwerp creëert, en het ook plant en uitvoert.

Op een bouwproject bieden en winnen

Het biedingsproces begint met een kostenraming op basis van blauwdrukken en materialen, die de projecteigenaar laten zien hoeveel er naar verwachting aan de aannemer zal worden betaald om het project te voltooien. Over het algemeen zijn er twee soorten biedingen:

1. Open Bod. Een open bod is meestal van toepassing op publieke projecten en wordt geadverteerd bij elke aannemer. Elke aannemer kan een offerte bieden.
2. Gesloten Bod. Bij gesloten boden stelt de eigenaar particuliere projecten open voor een selecte groep aannemers, die een offerte indienen.

Ongeacht de aard van de offerte volgt de selectie van de contractanten op basis van de volgende aanbestedingscriteria:

1. Selectie van laag bod. De projecteigenaar richt zich op de prijs, waarbij degene die de laagste prijs of kosten inlevert de opdracht wint..
2. Kwalificatiegerichte selectie. Aannemers dienen naast hun offerte een aanvraag tot kwalificatie (RFQ) in. De RFQ behandelt de ervaring van de contractant, beheersplannen, organisatorische workflow, en successen in projectlevering (vooral het leveren binnen budget en op tijd). Het winnende bod is gebaseerd op de beste kwalificaties.
3. Selectie van de beste waarde. Hier worden de biedprijs en kwalificaties in overweging genomen en het winnende bod zou de beste combinatie of compromis van kosten en vaardigheden zijn.

Zodra een aannemer is gekozen, wordt een betalingsovereenkomst gesloten. In de bouw zijn er vier betaalmodellen:

1. Eenmalig bedrag. Het is het meest voorkomende betalingscontract. De aannemer en de projecteigenaar komen de totale kosten overeen en de projecteigenaar betaalt dat bedrag zelfs als het project mislukt of als de uiteindelijke kosten het budget overschrijden.
2. Kosten plus toeslag. De eigenaar betaalt de totale kosten van het project plus een vast percentage van de totale kosten. Aangezien deze regeling alle extra kosten dekt, is dit voor de aannemer de meest haalbare regeling.
3. Gegarandeerde maximumprijs. Beide partijen (eigenaar en aannemer) spreken een vaste prijs af die niet hoger is dan de totale kosten en vergoeding.
4. Eenheidsprijs. In het eenheidsprijsmodel is rekening gehouden met een specifieke eenheidsprijs die de eigenaar in elke fase van het project aan de aannemer betaalt. Dit is meestal de optie die wordt gekozen wanneer de partijen het niet van tevoren eens kunnen worden over de kosten.

Principes en processen van projectmanagement

Zodra het bieden afgerond is, kan de bouwfase officieel beginnen. Hoewel de projectfasen in de bouw enigszins verschillen van die van traditionele projecten, wordt nog steeds een vergelijkbaar patroon gevolgd. Het is aan te raden dat de projectmanager op de hoogte is van de vijf fasen van projectmanagement die door het Project Management Institute (PMI) zijn ontwikkeld.

Initiatie

De eerste fase omvat het testen van de haalbaarheid. Voordat een project kan beginnen, moet de projectmanager een business case maken en evalueren of het project haalbaar is. Wanneer een project de moeite van het ondernemen waard wordt geacht en de partijen besluiten het voort te zetten, dient de projectmanager een projectinitiëringsdocument (PID) of een projecthandvest op te stellen waarin de zakelijke behoeften en een business case zijn opgenomen.

Planning

Vervolgens moet een stappenplan worden ontwikkeld – dit is de fase waarin de projectmanager een projectmanagementplan (PMP) opstelt, dat in feite de algemene leidraad voor projectuitvoering en -controle is, en die ook de basislijnen voor toepassingsgebied, kosten en tijdschema heeft vastgesteld. Naast het PMP kunnen andere begeleidende planningsdocumenten de volgende zijn:

• Toepassingsgebiedsverklaring en -documentatie
• Communicatieplan
• Structuur van de werkplanning
• Risicobeheersplan

Uitvoering

Hier begint nu het eigenlijke werk. De uitvoering van de bouw begint met een startvergadering, gevolgd door de toewijzing van middelen door het projectteam, het uitvoeren van projectmanagementplannen, het implementeren van trackingsystemen, het controleren van taken en projectschema’s, en het wijzigen van projectplannen en -schema’s indien nodig.

Opvolging en monitoring

Aan het begin van de uitvoeringsfase begint ook de monitoring. Monitoring is belangrijk voor het meten van de vooruitgang en prestaties, en zorgt ervoor dat alle taken en punten in overeenstemming zijn met het algemene plan. Projectcontrole is waar de bouwmanager zijn tijd aan besteedt.

Afsluiting

Afsluiting markeert het einde, de voltooiing en oplevering van een project. De bouwmanager controleert een project definitief op het behalen van de doelstellingen, waaronder de oplevering van tijd en budget. Vervolgens wordt samen met de rest van het projectteam een punchlijst gemaakt van alle resterende taken, een definitieve begrotingsevaluatie, enzovoort. Nadat de eindcontrole en de non-conformiteiten zijn gecorrigeerd, wordt een overdrachtsbespreking met de projecteigenaar vastgesteld en wordt een overdrachtsverslag aan alle aandeelhouders overhandigd als referentie voor de levenscyclus van het bouwproject.

Hoe digitalisering het bouwbeheer kan optimaliseren

We kunnen niet genoeg benadrukken hoe complex bouwbeheer is. Het gebruik van technologie in de industrie speelt zeker een grote rol bij het oplossen van veelvoorkomende bouwproblemen en het verbeteren van de bouwproductiviteit.
Lees ons artikel over de meest voorkomende bouwproblemen en hoe bouwmanagementsoftware deze kan oplossen.
Hier zijn de belangrijkste manieren waarop digitalisering van bepaalde bouwprocessen bouwmanagementproblemen kan oplossen.

Efficiëntie

Digitale tools stellen iedereen in staat om toegang te hebben tot één enkele versie van een plan. Hierdoor kunnen alle belanghebbenden op dezelfde golflengte zitten, wat de coördinatie gemakkelijker maakt. Zo worden de efficiëntie en de productiviteit verhoogd.

Samenwerking

Met de perfecte constructiesoftware kunnen projectbelanghebbenden één eenvoudig communicatie-instrument maken dat de acties van elk teamlid ter plaatse coördineert en integreert. Met een eenvoudig te gebruiken toepassing, garandeert het transparantie van bouwprojecten en stelt het alle medewerkers in staat om veranderingen op de site in real time bij te houden.

Rapportage

Digitale rapportgeneratie voegt waarde toe aan uw bouwprojecten. Eenvoudig en snel uw op maat gemaakte rapporten direct produceren, op het veld.

Conformiteit

Door bouwnormen op digitale wijze te integreren, zorgt u voor een betere conformiteit op uw bouwplaats. Digitale tools centraliseren alle regelgeving op één locatie en zorgen voor naleving van regelgeving en een solide documentatieproces.

Kwaliteit

Kwaliteit is de hoeksteen van uw bouwproject. Beheers alle processen van uw bouwplaats met behulp van uw digitale tool. Verminder fouten, verzamel gegevens onmiddellijk en breng al uw aandeelhouders op de hoogte met correcte en real-time updates.

Transparantie en real-time samenwerking zorgen voor een continue workflow – een transparante omgeving maakt het makkelijker om problemen sneller op te lossen. Efficiënte en effectieve tracking, afgestemd op paraatheid voor onvoorziene gebeurtenissen, stelt het bouwteam in staat om te anticiperen op micro-veranderingen en om zich hieraan aan te passen. Dit zou leiden tot een verkorting van de onbenutte tijd en zou dus een veelbelovende oplossing zijn om de productiviteit van de bouwplaats te verbeteren.

Conclusie

Bouwmanagement is een veeleisend proces met een groot aantal gecompliceerde taken die moesten worden opgevolgd en bijgehouden. Het is dan ook een moeilijke klus. Bouwmanagers hebben een referentiegids nodig voor pijnlijke situaties en om er zeker van te zijn dat ze de ontwikkeling van hun project volgens plan in de gaten houden.

Ons doel voor deze gids is om u een draagbare referentiegids te bezorgen van de belangrijkste concepten die nodig zijn om een succesvol bouwproject uit te voeren.

Voor een grondig overzicht van het verder verbeteren van uw productiviteit op locatie, hebben we een ebook voor u dat gratis te downloaden is. Bekijk nu The Circle of Productivity.