Hoe HSE-managers hun expertise kunnen delen om de concurrentie een stap voor te blijven

Dit artikel is gebaseerd op de derde editie van de Britse ‘Health and Safety Guide (HSG65)’ voor het Beheer van de Gezondheid en Veiligheid, gepubliceerd door de ‘Health and Safety Executive’ in 2013, welke in het Verenigd Koninkrijk een algemene handleiding is om te voldoen aan de lokale HSE-wetgeving.

Deze handleiding helpt eender welk bedrijf of HSE-manager hun specifieke HSE-problemen aan te pakken met behulp van de kwaliteitscirkel van Deming (‘Plan, Do, Check, Act’-methode) en door de belangrijkste activiteiten te identificeren die nodig zijn tijdens elke fase van de kwaliteitscirkel en “deze, waar mogelijk, te linken aan leiderschap, management, de betrokkenheid van werknemers en competentie” (HSG65, 2013).

De ‘Plan, Do, Check, Act’-methode vormt het perfecte hulpmiddel voor elke HSE-manager die zijn of haar expertise wil delen en een ideale gezondheids-, veiligheids- en milieu-regeling wenst op te zetten die eender welk bedrijf kan helpen om het hoofd boven het water te houden in een competitieve industrie.

De belangrijkste acties

De activiteiten die in dit artikel besproken worden zijn als volgt (HSG65, 2013):
1. Plan

1. Bepaal het beleid
2. Implementatieplan

2. Do

1. Profileer de gezondheid- en veiligheidsrisico’s
2. Organiseer de gezondheid en veiligheid op de werkplaats
3. Implementeer het plan

3. Check

1. Meet de prestaties
2. Onderzoek alle ongevallen en incidenten

4. Act

1. Beoordeel de prestaties
2. Leer uit de ervaring

Plan

Om een HSE-beleid te kunnen implementeren, moet er eerst een effectief HSE-beheersysteem aanwezig zijn. Een goede HSE-manager moet daarom een effectief beleid opstellen dat de communicatie van de verschillende HSE-taken doorheen het gehele bedrijf verduidelijkt. Het beleid moet voldoen aan de wet- en regelgeving, gezondheids-, veiligheids- en milieuproblemen voorkomen en het gehele bedrijf in staat stellen snel te reageren op de opkomst van nieuwe problemen of risico’s.
Hieronder vindt u vijf zaken die u moet overwegen tijdens deze fase:

1. Waar bent u nu en waar wenst u te geraken?
2. Wat wenst u te bereiken? Wie is verantwoordelijk voor wat? Hoe bereikt u uw doelstellingen? Hoe zult u uw prestaties en uiteindelijk uw succes meten? Deze vragen helpen u bij het opstellen van een beleid en plannen om uw doel effectief te bereiken.
3. Definieer hoe u uw prestaties zult meten. Identificeer uw actieve en reactieve indicatoren.
4. Overweeg ook ongevallen en noodsituaties zoals een brand. Communiceer en werk samen aan uw veiligheidsplannen met eender wie die actief is op de werf of werkplaats.
5. Maak uw plannen toekomstbestendig en gereed voor eender welke wijzigingen of nieuwe juridische eisen die mogelijks op u van toepassing zullen zijn.

Bepaal het beleid

Om effectieve HSE-resultaten in de bouwsector te bereiken, is het belangrijk dat u beschikt over een degelijke strategie, duidelijke plannen kunt opstellen en kunt omschrijven hoe dingen moeten gebeuren, welke zaken er moeten gebeuren en u verantwoordelijkheden op een correcte manier kunt toewijzen. Daarnaast moet uw beleid gedeeld en beschikbaar gesteld worden in het hele bedrijf opdat iedereen uw HSE-beheerproces begrijpt en er in betrokken wordt.

Implementatieplan

Uw implementatieplan is cruciaal om uw HSE-beleid op een correcte manier te implementeren. Enkel via een gecoördineerde aanpak waarbij elke werknemer betrokken is, kunt u uw risico’s beheren. Uw bedrijf moet nadenken hoe het:

1. Risico’s kan controleren;
2. Kan antwoorden op veranderende eisen;
3. Een positieve HSE-attitude op de werkplaats kan creëren.

Tijdens de opstelling van het beleid moeten HSE-managers o.a. denken aan het beheer van onderaannemers. Indien uw bedrijf vaak met verschillende aannemers werkt, dan is het belangrijk dat u deze opneemt in uw beleid. Plan regelmatig een herziening van uw beleid. Wanneer er wijzigingen plaatsvinden op vlak van personeel, processen of ongevallen en incidenten, het hoger management geconsulteerd wordt of wanneer er nieuwe informatie beschikbaar is, dan is het belangrijk om uw beleid na te gaan en aan te passen. Dit is een cruciaal aspect waarbij uw HSE-expertise ervoor kan zorgen dat uw bedrijf het hoofd boven het water kan houden in een competitieve constructiesector.

U bent mogelijks ook geïnteresseerd in dit gerelateerde artikel: Betrek uw werknemers vandaag nog in uw QHSE-initiatief!

Do

Een effectieve HSE-manager zorgt voor een correct functionerend HSE-beheersysteem dat de gezondheid en veiligheid van alle werknemers beschermt en ervoor zorgt dat ze productiever zijn en projecten op tijd opleveren. Dit is in het bijzonder van belang in de constructiesector aangezien een lagere productiviteit en vertraagde leveringen het bedrijf met erg veel problemen kan opzadelen. Daarnaast kunnen ernstige incidenten en ongevallen een fatale uitkomst hebben. Door te garanderen dat risico’s op een zorgzame, verantwoordelijke en proportionele manier worden geadresseerd, creëert men effectieve workflow die draait rond een veiligheidscultuur die de productiviteit op de werkplaats verhoogt.

Wat HSE-managers moeten doen

1. Profileer de gezondheids-, veiligheids- en milieurisico’s van uw bedrijf. Door de risico’s van uw bedrijf in te schatten, kan uw bedrijf identificeren welke zaken de werkplaats kunnen schaden, op wie dit invloed heeft, op welke manier dit zou gebeuren en wat men kan doen om de risico’s te beheren. De manier waarop u deze risico’s inschat, hangt af van de grootte van uw bedrijf. Om het niveau van risico-inschatting dat u moet gebruiken te bepalen, kunt u terecht op de website van de HSE. Deze bevat namelijk een schat aan informatie.
2. Organiseer de gezondheid en veiligheid op de werkplaats. Betrek uw werknemers en maak in het hele bedrijf duidelijk wat er nodig is om problemen te bespreken en een positieve attitude te creëren. Dit proces omvat vier belangrijke activiteiten: controle, samenwerking, communicatie en competentie.
   1. Controle betekent leiderschap, management, supervisie en al wat daarbij hoort. Eender wie die aannemers inschakelt heeft HSE-verantwoordelijkheden.
   2. Samenwerking tussen de werknemers, hun managers en vertegenwoordigers via betrokkenheid en actieve raadpleging van alle partijen.
   3. Communicatie doorheen het hele bedrijf via discussies, schriftelijke communicatie en zichtbaar gedrag.
   4. Competentie van individuen door effectieve rekrutering en training.
3. Implementeer uw plan. Eenmaal u uw risico’s hebt geïdentificeerd en geprioriteerd, kunt u gaan beslissen welke preventieve en beschermende maatregelen u wilt invoeren. Voorzie de correcte werkmiddelen en uitrusting voor uw medewerkers en zorg ervoor dat deze goed onderhouden worden. Voorzie training en volg elke werknemer op om te garanderen dat iedereen zijn job op een competente manier uitvoert. Superviseer om ervoor te zorgen dat uw beleid en afspraken worden gevolgd en correct worden nageleefd.

Om de naleving van uw HSE-beleid effectief te monitoren, moet u steeds voor elke activiteit of taak het niveau van de vereiste supervisie overwegen. HSE-managers moeten een voorbeeld zijn en andere toezichthouders aanmoedigen om een positieve werkattitude aan te nemen.

En opnieuw even een opmerking met betrekking tot aannemers: wanneer u op hen beroep doet, heeft u steeds HSE-verantwoordelijkheden jegens hen en eender wie die door hun activiteiten beïnvloed wordt. Daarnaast beschikken aannemers ook over hun eigen juridische HSE-verantwoordelijkheden.

Zorg er dus voor dat iedereen begrijpt welke rol deze moet vervullen om de gezondheid en veiligheid op de werkplaats te garanderen. Zorg ervoor dat u niet alleen uw eigen, maar ook de HSE-prestaties van uw onderaannemers beoordeelt.

Check

Monitoring en rapportering maken cruciale onderdelen uit van uw HSE-systeem. Uw HSE-managementsysteem moet uw bedrijf in staat stellen om specifieke (zoals incidentrapporten) en routineverslagen met betrekking tot de prestaties van uw HSE-beleid te genereren.

1. Meet allerlei verschillende activiteiten die uw HSE-prestaties bepalen. Vergelijk de resultaten met uw plannen en controleer of deze geïmplementeerd werden. Evalueer hoe effectief de risico’s worden beheerst en of u uw doelstellingen bereikt. Routinecontroles en audits kunnen hierbij erg van pas komen.
2. Onderzoek ongevallen, incidenten en ‘near-misses’. Ga hun oorzaken na en zorg ervoor dat er naar een oplossing wordt gezocht om toekomstige incidenten te vermijden.

Een goede HSE-manager weet wanneer hij verschillende niveaus in de managementketen moet integreren om de activiteiten te monitoren. Nog belangrijker: hij kent het geschikte actieplan, ongeacht de resultaten die voortkomen uit de monitoring. Daarnaast maakt hij gebruik van de metingsresultaten om de toekomstige HSE-prestaties te verbeteren en binnen het bedrijf te delen wat hij geleerd heeft.

Act

Het is absoluut noodzakelijk voor een bedrijf om intern de HSE-prestaties te beoordelen. Dit is dan ook de enige manier is om na te gaan of de juiste HSE-maatregelen werden ingevoerd – effectief management, competentie en betrokkenheid van de werknemer. Een HSE-prestatiebeoordeling vertelt u of uw systeem effectief is in het beheren van uw risico’s en beschermen van uw werknemers.

1. Beoordeel uw prestaties. Leer uit ongevallen en incidenten, gezondheidsdata, fouten en andere relevante ervaringen. Herzie uw plannen, beleidsdocumenten en risico-inschattingen om na te gaan of deze geactualiseerd moeten worden.
2. Onderneem actie nadat u uit uw lessen heeft geleerd. Houd ook rekening met al uw audits en inspectieverslagen.

De juiste HSE-manager kent de doelstellingen van de prestatiebeoordeling, welke informatie er verzameld moet worden en welke acties er moeten worden uitgevoerd. En nog belangrijker: door stappen te nemen, toont hij dat, wat er ook gebeurt, veiligheid altijd hoog in het vaandel wordt gedragen.

Dit zijn de kernactiviteiten waardoor een HSE-manager zijn of haar expertise en competentie kan delen binnen het bedrijf – onthoud: plan, do check act! Dit is geen ‘eens-en-voor-altijd’-stappenplan, maar een cyclus waarbij u mogelijks meerdere keren rond de kwaliteitscirkel moet gaan om telkens opnieuw méér te leren en te delen.

Voor gedetailleerde informatie over elk element die we in dit artikel besproken hebben, raden we u aan een kijkje te nemen op https://www.hse.gov.uk/leadership/. Dit is zeker en vast uw tijd waard.

Om u een algemeen inzicht te geven over hoe u competitief kunt blijven in een snel-veranderende bouwsector, schreven we een e-book die u vandaag gratis kunt downloaden.